Как оформить командировочное. Командировки: основные правила оформления

Некоторые виды работ могут быть связаны с необходимостью для сотрудников совершать дальние или близкие поездки, имеющие непосредственную связь с выполнением основных трудовых обязанностей. По ст. 166 ТК РФ , служебная командировка — это любой выезд работника в рабочее время за пределы предприятия, связанный с выполнением трудовых задач. Минимальный срок служебной командировки может составлять один рабочий день, а вот максимум не ограничен. Длительность командировки определяется необходимостью выполнить поставленную задачу с учетом ее сложности и объема. Оформлять отъезд сотрудников в командировки работодатель должен официально, заранее определяя их цели и задачи.

В долговременных командировках, связанных с выездом за пределы родного населенного пункта, сотрудникам полагаются суточные — дополнительные средства на проживание. Также они могут рассчитывать на компенсацию транспортных расходов и оплату найма жилья.

Важно понять отличия командировки от работы, выполнение которой связано с постоянными разъездами. Представим сходства и различия в виде таблицы:

Командировка: оформление документов 2019 год

По результатам изменений, внесенных Постановлением Правительства от 29.07.2015 № 771, для официального оформления командировки в настоящее время используются всего два документа:

1. Приказ по форме Т-9 или Т-9а — основной бланк, который определяет направление, цель поездки, ее длительность и т. д.
2. Авансовый отчет по форме АО-1 — документ, которым работник доказывает произведенные им расходы с прикреплением подтверждающих документов.

В соответствии со вступившими в силу изменениями, заполнять служебное задание и командировочное удостоверение, равно как и регистрировать выезд в специальном журнале, теперь не обязательно. При этом организации, которые привыкли к такому способу оформления, могут не отказываться от составления вышеперечисленных бумаг, тем более что законодательно это не запрещено. В этом случае порядок документального оформления командировки должен быть прописан во внутренних локальных нормативных актах организации.

Оформление приказа

Составляет приказ о направлении в командировку кадровик организации. Существуют два вида бланков: форма Т-9 — на одного сотрудника и форма Т-9а — сразу на группу работников. Приказ может быть составлен в свободной форме, без использования утвержденного бланка, но в нем обязательно должны быть указаны:

• реквизиты организации-работодателя;
• Ф.И.О. и должность работника;
• место отправления;
• место назначения;
• срок пребывания в поездке;
• цель командировки;
• размер суточных.

Руководитель компании подписывает документ и возвращает его в отдел кадров. Командируемый знакомится с приказом под подпись. Если поездка планируется дальняя и продолжительная, работник самостоятельно или при помощи уполномоченных организацией лиц заказывает проездные билеты и бронирует для проживания номер в гостинице. На основании приказа и предварительной сметы предстоящих расходов бухгалтерия компании рассчитывает сумму аванса, который должен включать в себя суточные, средства на оплату проезда и проживания (если они не были оплачены заранее). Аванс можно выдавать сотруднику двумя способами:

• наличными из кассы организации;
• безналичным способом, путем перевода средств на карту сотруднику.

Срок выплаты аванса определяется локальными нормативными актами организации. В поездке следует собирать все чеки и квитанции, так как при написании авансового отчета они привлекаются в качестве подтверждения произведенных расходов.

Если на выполнение работы, поручения выделены сжатые сроки, а сделать предстоит много, и трудится приходится больше, чем в обычные дни, то в табеле это тоже надо будет отразить кодом, который для этого принят в организации. Работа будет оплачиваться по сверхурочному тарифу.

Однодневная командировка: оформление документов, 2019 год

Минимальная длительность поездки может составлять один день. Она предполагает выезд работника в пункт, из которого представляется возможность вернуться в место проживания в тот же день. Порядок оформления коротких рабочих поездок практически не отличается от многодневных. Различия заключаются в порядке оплаты. Расходы на транспорт обязан возместить работодатель при наличии у работника проездных документов. Что касается суточных, то они при таких коротких рабочих поездках не выплачиваются, в соответствии с пунктом 10 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Исключение составляют однодневные заграничные командировки. Размер суточных в этом случае составляет половину от установленной нормы. Эти цифры должны быть оговорены в локальных нормативных актах организации.

Местная командировка: оформление документов, 2019 год

Местной принято называть служебную поездку, не требующую от сотрудника выезда за пределы населенного пункта, в котором находится организация-работодатель. Командировка сотрудника в близкую поездку оформляется при помощи служебной записки, чтобы его отсутствие на рабочем месте не считалось прогулом. Расходы никак не возмещаются, так как они попросту отсутствуют (но если сотрудник все же умудрится потратить свои деньги на проезд, работодатель будет обязан возместить его расходы на основании предоставленных документов).

Командировка в выходной день: оформление документов, 2019 год

Бывает так, что работнику приходится начинать рабочую командировку в выходные дни или праздники. Например, выехать заранее, чтобы провести в месте назначения полную рабочую неделю, необходимую для решения поставленной задачи. В таких ситуациях за отработку в выходные полагается повышенная оплата труда или, по желанию сотрудника, ему предоставляется отпуск в любой другой день года, по ст. 153 ТК РФ . Это актуально и в случае, если на выходной день приходится возвращение. Проезд и другие командировочные расходы компенсируются по обычным правилам.

Командировка во время отпуска, особенности 2019 года

Изредка возникает необходимость для решения срочной задачи отправить в командировочную поездку специалиста, который находится в отпуске. Сделать это, по ст. 125 ТК РФ , можно исключительно с согласия работника. На время командировки сотрудник должен быть официально из отпуска отозван специальным приказом работодателя, выполненным в произвольной форме. В приказе прописываются причины отзыва, указывается дата выхода на работу и количество неиспользованных дней отпуска. Сотруднику необходимо обозначить свое согласие в письменном виде. Далее все оформляется по стандартным правилам. Оставшиеся дни отпуска должны быть предоставлены сотруднику для отдыха в любое, выбранное им время. Либо они могут быть добавлены к отпуску в будущем году.

В такой исключительной ситуации бухгалтеру нужно помнить, что при изменении срока отпуска сотрудника должна измениться и сумма получаемых отпускных. Поскольку отпускные выплачиваются до выхода в отпуск, у отозванного работника может возникнуть перед работодателем кредиторская задолженность, соответствующая сумме переплаченных отпускных за неиспользованные дни отпуска. Бухгалтер организации должен решить, как поступить с этой суммой: перезачесть или вернуть на счет организации.

Командировка за рубеж: правила 2019 год

Если сотрудник отправляется за рубеж и для заграничной командировки ему необходимо сделать заграничный паспорт и оплатить визовый сбор, то организация-отправитель должна компенсировать эти расходы. Аванс в данном случае может быть выдан в рублях или в валюте. Если сотрудник получил аванс в рублях и самостоятельно обменивал валюту, важно сохранить и приложить к авансовому отчету справку из обменного пункта. Изменение курса валют на дату обмена и дату утверждения отчета может отразиться на компенсации командировочных расходов. Без справки, в которой отмечен курс покупки-продажи, перерасчет в рубли будет проводиться по курсу, актуальному на день утверждения авансового отчета, и, в зависимости от экономической обстановки, сумма, положенная к возмещению, может уменьшиться.

Как уже упоминалось, в заграничных поездках полагаются повышенные суточные. Дни, в течение которых суточные начисляются по повышенному тарифу, ограничиваются отметками о пересечении государственной границы. В соответствии с Постановлением УФНС России по г. Москве от 08.08.2008 № 28-11/074505, в случае когда в бухгалтерии нет загранпаспорта командировочного, основанием для расчета суточных являются приказ руководителя об отправке в поездку, распечатка или ксерокопия билета или посадочного талона и счет за оплату проживания в отеле. Если от границы предстоит долгий путь или командировка еще некоторое время продолжается на территории РФ, то оставшиеся дни оплачиваются по внутреннему тарифу. Важно, чтобы все подтверждающие документы на иностранном языке прикладывались к авансовому отчету с построчным переводом на русский.

Отчет о командировке

Важная задача для командировочного — аккуратно собирать и хранить все документы, подтверждающие траты средств, связанные с организацией рабочей поездки. По возвращении в течение трех дней работник должен предоставить в бухгалтерию организации подробный авансовый отчет о поездке и денежных тратах, сведения о которых нужно доказать приложением подтверждающих документов. Авансовый отчет является документом строгой отчетности и выполняется на двустороннем бланке по форме № АО-1. На лицевой стороне бумаги указываются личные данные сотрудника, информация о поездке, выдаче средств и итоги проверки сведений уполномоченными лицами. На обороте содержатся конкретные сведения о тратах, даты, суммы и документы, подтверждающие операции.

Образец заполнения бланка авансового отчета

По существующим правилам, перед сдачей в бухгалтерию все документы (чеки, квитанции, билеты) следует аккуратно друг за другом наклеить на лист формата А4. Если сумма аванса была потрачена не полностью, остаток работник возвращает в кассу организации либо недостача может быть принудительно высчитана из его заработной платы. Если расход превысил сумму аванса, затрата может быть возмещена после одобрения руководства и согласования с главным бухгалтером организации.

Бухгалтерия

После сдачи авансового отчета командировка для сотрудника заканчивается и начинается основная работа бухгалтера, связанная с отражением в балансе движения средств и составлением налогового учета. Точнее, работа бухгалтера началась раньше. Еще когда сотруднику выдавали аванс, был сделан первый шаг, и появилась первая проводка: Дт 71 Кт 50 — если аванс был выдан наличными в кассе организации. При этом кассир составил расходно-кассовый ордер, в котором командируемый расписался за получение суммы аванса. Если аванс переводился на расчетный счет сотрудника или его зарплатную карту, то проводка такая: Дт 71 Кт 51. Подтверждением авансирования в данном случае является банковская выписка.

Следует учитывать, что любые командировочные траты, положенные к покрытию из средств организации, прежде всего должны быть обоснованы:

1. Сумма расходов должна быть документально подтверждена. Подтверждающими документами считаются проездные билеты (для авиаперелета — посадочный талон); товарные чеки; кассовые чеки с указанием приобретенного; бланки строгой отчетности (квитанции, счета и проч.).
2. Необходимость затрат подтверждается и оправдывается заданием командировки.
3. Командировочное задание имеет прямую связь с деятельностью компании.

Если перечисленные условия соблюдены, бухгалтер вправе уменьшить базу налога на прибыль по авансовому отчету в части проезда и оплаты найма жилья.

Сумма НДС, как правило, прописывается в подтверждающих документах отдельной строкой, так что определить ее не составляет труда. Затраты, выделение НДС и его предъявление к вычету должны отражаться отдельными бухгалтерскими проводками. Сначала списываются расходы на билеты и проживание без учета НДС (Дт 20 Кт 71), затем отдельно проводится НДС (Дт 19 Кт 71) и последней проводкой налог отправляется к вычету (Дт 68.НДС Кт 19). В стоимость билетов за рубеж и обратно НДС не закладывается, поэтому предъявлять к вычету нечего. НДС, уплаченный непосредственно за границей в сумме стоимости проездных билетов или оплаты гостиницы и выделенный в квитанции отдельной строкой, предъявить к вычету на территории РФ нельзя.

Командировка и налоги 2019 года

Страховые взносы и НДФЛ с суточных не начисляются, если их размер не превышает официально утвержденные лимиты. При заполнении отчетности сумма выплаченных суточных, если они не превышали лимит, указывается дважды. Сначала в составе сумм выплат и вознаграждений, начисленных физическому лицу, а второй раз в составе сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами. Как правило, никаких дополнительных документов для подтверждения не требуется, но для полной ясности можно обосновать суммы бухгалтерской справкой.

Обратите внимание, что при однодневных командировках выплаты суточных таковыми не признаются, поэтому налогом облагается вся сумма.

Относительно заграничной командировки, если сотруднику была возмещена стоимость оформления загранпаспорта и визовый сбор, то эти траты принимаются в зачет для уменьшения базы налога на прибыль (конечно, если поездка состоялась).

Приведем пример основных бухгалтерских проводок, используемых при оформлении командировок:

Ситуации бывают разные, и случается, что командированный не может по какой-либо причине предоставить подтверждающие расходы документы. В такой ситуации прежде всего стоит попробовать запросить копии бумаг у продавца или поставщика услуг. Если это сделать невозможно, то компания вправе не возмещать командировочные траты, а требовать с сотрудника полного возврата аванса. Если руководство пойдет навстречу, то выданная подотчет и неподтвержденная сумма будет считаться доходом сотрудника. С нее необходимо будет удержать НДФЛ и сделать страховые отчисления.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

Мы разработали пошаговую инструкцию для оформления командировки в 2019 году. В статье есть образцы и бланки всех документов для отправки работника в командировку.

Нужны ли командировочные удостоверения в 2019 году

Командировочное удостоверение в 2019 году не действуют, на самом деле отмена произошла еще в 2015 году, когда постановлением Правительства РФ № 1595 внесли изменения в п. 7 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», заменив требование об оформлении командировочного удостоверения условием о том, что фактический срок пребывания в командировке определяется на основании проездных документов.

Этим же постановлением полностью исключили и п. 6, тем самым сняв обязательство работодателя оформлять служебное задание для описания цели командирования сотрудника.

Вместе с тем, право выписывать командировочные листы никто не отнимал. Если работодатель решает именно таким документом подкреплять факт служебной поездки сотрудника, то бланк организация или предприниматель может разработать самостоятельно, а может взять за основу прежнюю форму Т-10.

Какие правила оформления командировок в 2019 году для внутренних и зарубежных поездок в части суточных

Суточные могут быть установлены любые, в т. ч. внутренним нормативным актам можно предусмотреть разный размер суточных для разных должностей, а также для разных мест командирования.

Но при этом согласно норм ст. 217 НК РФ есть максимальный размер суточных, с которых не начисляется налог с доходов. Эти величины составляют 700 руб. для служебных поездок по России и 2 500 руб. для зарубежных командировок. Как начислить взносы со сверхлимитных суточных, информация в статье

С 1 января перечень документов для документов командировки изменился. Полный список смотрите в статье журнала "Упрощенка".

Командировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем

Вести документы для командировки бесплатно онлайн вы можете в нашей программе . Она позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет и готовит первичные документы и отчетность в один клик. Возьмите доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

О том, как отправить сотрудника в командировку в 2019 году по России, расскажет небольшая шпаргалка в таблице:

Загранкомандировки в 2019 году: оформляем и оплачиваем

Для загранкомандировки шпаргалка такая:

Как оформить по шагам

Бланк приказа о направлении в командировку двух и более сотрудников

2. В зависимости от установленной на предприятии процедуры может быть оформлено и командировочное удостоверение. У нас вы можете скачать его бланк, а также образец заполнения.

Бланк командировочного удостоверения

Образец заполнения командировочного удостоверения

3. Для подтверждения нахождения в командировке используются проездные документы, документы об оплате проживания или при отсутствии таковых, оформляется служебная записка. У нас на сайте вы можете скачать образец такой служебной записки .

Образец служебной записки

4. По завершении командировки составьте авансовый отчет.

Особенности оформления командировки генерального директора

Для генерального директора не предусмотрено никаких исключений. Оформление его служебной поездки оформляется по общим правилам. Соответственно и то, как отчитываться за командировку в 2019 году, не зависит от должности командируемого лица.

Единственная разница – внутренним нормативным актом организация может установить повышенные суточные директору предприятия, но вопрос налогообложения суточных при этом не изменится – вся сумма сверх нормы будет базой для расчета НДФЛ.

Особенности оформления однодневной командировки

Документальное оформление командировки в 2019 году, если она имела продолжительность всего один день, имеет одну особенность, связанную с начислением суточных.

Для однодневной деловой поездки без пересечения границы РФ суточные не предусмотрены. Для служебной поездки длительностью в один день заграницу предусмотрены суточные в пределах 50% от нормы (п. 20 постановления № 749).

Напомним, что размер суточных работодатель может установить любой на свое усмотрение, но если эти суточные превышают норму, то с них придется уплатить НДФЛ.

В остальном требования по составу документов идентичны командировке нормальной продолжительности.

Если командировка на своей машине, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Для командировки 2019 года новые правила учета подразумевают возможность подтвердить поездку без проездных документов служебной запиской с приложенными чеками на бензин, например. Если нет и чеков на бензин, то для определения сроков командировки опираются на документы о проживании или только на информацию, полученную из служебной записки сотрудника. В этом случае сроки не могут выходить за пределы первоначально указанным в распоряжении руководителя.

Если командировка на служебном автомобиле, то какое подтверждение вместо проездных документов?

Порядок оформления командировки в 2019 году

Порядок, предусмотренный при направлении сотрудника в служебную поездку, регулируется уже упомянутом постановлении № 749.

Кроме того, порядок выплаты суточных и иных возмещений расходов, связанных с командировкой, установлен в ст. 168 ТК РФ. Как уже было отмечено выше, организация или предприниматель вправе оформлять командировочное удостоверение, как и прежде до 2015 года.

Бухучет командировочных расходов в 2019 году

Получив подтверждение командировочных расходов в 2019 году, бухгалтер сделает такие проводки:

• Дт 20, 23, 26, 44 и иные счета учета затрат Кт 71 – отражаются все расходы, включая суточные;
• Дт 71 Кт 50 – выдан перерасход по авансовому отчету;
• Дт 50 Кт 71 – возврат подотчетной суммы;
• Дт 70 Кт 68 – удержан НДФЛ с суточных сверх нормы (удержание будет происходить из ближайшей заработной платы, начисленной этому сотруднику).

Подарок при подписке на «Упрощёнку» - робот-пылесос

Сегодня гарантированный подарок - робот-пылесос. Шустрый помощник займется уборкой у вас дома. А «Упрощенка» поможет на работе.

Чтобы получить робот-пылесос в подарок, оплатите или картой у нас на сайте. Подарок гарантированный при оплате не позднее 16 августа.

Помимо работа-пылесоса вы получите ещё два дополнительных подарка при оплате счета. Первый - скидку 20% на годовую подписку на 2020 год. Второй - оставшиеся месяцы 2019 года.

Пожалуй, нет такой организации, которая не направляла бы своих работников в командировки. Служебные поездки преследуют самые разные цели: представительство и заключение договоров, обслуживание оборудования, приобретение запасов, реализация продукции, обучение… Но при всём разнообразии они имеют общие черты документального оформления и учёта. Эксперты сервиса «Моё дело» проанализировали наиболее часто задаваемые вопросы по командировкам.

Каких работников можно направить в командировку?

Организация вправе направлять в командировку только работников, состоящих с ней в трудовых отношениях (в т. ч. совместителей, надомников, иностранных работников).

Подтверждение: ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 2 Положения, утверждённого Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Работнику, который направлен в командировку, предоставляются предусмотренные трудовым законодательством гарантии, а именно:

Сохранение места работы (должности);

Сохранение среднего заработка на время нахождения в командировке;

Возмещение расходов, связанных с командировкой (расходов по проезду, найму жилья, суточных и др.).

Указанные гарантии распространяются и на совместителей (как внутренних, так и внешних). При этом совместителю средний заработок за время нахождения его в командировке нужно сохранять только у того работодателя, который направил его в командировку. Если же работник направлен в командировку одновременно как по основному месту работы, так и по совместительству, средний заработок нужно сохранять у обоих работодателей. Возмещение расходов по командировке в этом случае распределяется между работодателями по соглашению между ними (ч. 1 ст. 168, ч. 2 ст. 287 Трудового кодекса РФ).

Следует помнить о том, что некоторых работников можно направить в командировку только с их письменного согласия и при условии, что командировки не запрещены им в соответствии с медицинским заключением. Это касается:

Женщин, имеющих детей в возрасте до трёх лет;

Матерей (отцов), воспитывающих детей до пяти лет без супруга (супруги);

Работников, которые имеют детей-инвалидов;

Работников, которые ухаживают за больными членами семьи (при наличии медицинского заключения) (ч. 2-3 ст. 259 Трудового кодекса РФ).

Комментарий: Получая согласие на командировку от указанных работников, необходимо письменно уведомить их о том, что они вправе отказаться от командирования. Удобно оформить единое уведомление, которое будет сочетать в себе и информацию о праве отказаться от служебной поездки, и возможность дать на неё согласие. Например, в уведомление можно включить такую формулировку: «В соответствии со ст. 259 Трудового кодекса РФ Вы вправе отказаться от командировки, поскольку у Вас есть ребёнок в возрасте до трёх лет. Отказ от направления в командировку не повлечёт для Вас привлечения к дисциплинарной ответственности. Просим Вас расписаться в получении данного уведомления (экземпляр работодателя), поставить дату его вручения и отметку о согласии (несогласии) на командировку». Заполненный образец такого уведомления (с возможностью подстановки своих данных) можно скачать с сайта www . moedelo . org .

Для них командировка под запретом

Работодатель не вправе направлять в командировку:

Беременных женщин (ч. 1 ст. 259 Трудового кодекса РФ);

Работников в период действия ученического договора. Исключение - случаи, когда командировка связана с ученичеством (ч. 3 ст. 203 Трудового кодекса РФ);

Работников, которые не достигли 18 лет. Исключение - спортсмены (ч. 3 ст. 348.8 Трудового кодекса РФ), творческие работники (ст. 268 Трудового кодекса РФ). Перечень профессий и должностей творческих работников утверждён Постановлением Правительства РФ № 252 от 28 апреля 2007 г.;

Граждан, которые трудятся на основании гражданско-правовых договоров.

Срок командировки: есть ли ограничения?

Максимальный срок нахождения работника в командировке (в том числе и заграничной) законодательством не установлен. Исключение - иностранные работники, командируемые за пределы тех регионов России, в которых им выдано разрешение на работу. В отношении них определены максимальные сроки нахождения в командировке (п. 6 ст. 13 Федерального закона № 115-ФЗ от 25 июля 2002 г., приложение к Приказу Минздравсоцразвития России № 564н от 28 июля 2010 г.).

Срок командировки организация определяет самостоятельно с учётом объёма, сложности и других особенностей служебного поручения. Его нужно указать в командировочных документах, которые подписывает руководитель (или уполномоченное им на это лицо). При этом действующее трудовое законодательство не предусматривает какой-либо дифференциации командировок на краткосрочные и длительные (п. 4 Положения, утверждённого Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., Письмо Минфина России № 03-03-06/1/304 от 28 апреля 2010 г., Письмо Минздравсоцразвития России № 924-12 от 16 марта 2010 г.).

Какие документы оформлять перед командировкой?

При направлении работника в командировку оформляются следующие документы:

- служебное задание для направления работника в командировку и отчёт о его выполнении (по форме № Т-10а). При этом графу 12 «Краткий отчёт о выполнении задания» командированный работник заполняет только после возвращения из командировки;

- приказ (распоряжение) руководителя о направлении работника в командировку (по форме № Т-9 (форме № Т-9а - применяется при направлении в командировку двух и более работников одновременно));

- (по форме № Т-10). Данный документ нужно оформлять только при направлении работника в командировку по России и в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения. При условии, что на основании данных соглашений в документах для въезда и выезда отметки о пересечении российской границы не делаются. В остальных случаях при направлении работника в загранкомандировку удостоверение оформлять не нужно (п.7, 15 Положения, утверждённого Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., Письма Минфина России № 03-03-04/1/469 от 17 мая 2006 г., № 03-03-04/1/660 от 8 сентября 2006 г.).

Перечень этих документов одинаков для всех командируемых работников, в том числе и при направлении в командировку руководителя организации (Письмо Роструда № 1143-ТЗ от 11 марта 2009 г.).

Подтверждение: Указания по применению и заполнению форм по учёту труда и его оплаты (№ Т-9 и № Т-9а, № Т-10, № Т-10а), утверждённых Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Комментарий: При оформлении многих кадровых процедур необходимым атрибутом является служебная записка заинтересованного работника, которая обосновывает необходимость соответствующего управленческого решения. Она может оформляться и перед направлением работника в командировку, объясняя цели и причины поездки, однако в составе данной процедуры служебная записка не обязательна. Подавать её нужно только в том случае, если это прямо предусмотрено во внутренних документах (в частности, в учётной политике) и (или) в локальном нормативном акте работодателя - например, в Положении о служебных командировках (п. 3 ст. 6 Федерального закона № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г., ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ). Форма служебной записки, порядок и случаи её заполнения законодательством не предусмотрены. Поэтому организация самостоятельно принимает решение, нужно ли её оформлять при направлении работника в командировку или нет.

Какие документы оформлять после командировки?

По возвращении из командировки нужно завершить оформление некоторых документов, выписанных при направлении работника в командировку, а также заполнить авансовый отчёт.

Дооформить нужно следующие документы: командировочное удостоверение (если оно оформлялось), отчёт о выполненной в командировке работе (оборотная сторона служебного задания). Также потребуется приложить к авансовому отчёту работника ряд других документов (например, документы, подтверждающие время нахождения в загранкомандировке, проездные документы и т. д.).

Авансовый отчёт нужно составить по унифицированной форме № АО-1. Данный отчёт вместе с документами, подтверждающими командировочные расходы (в частности, проездные билеты, счета за гостиницу и т. п.), работник должен представить работодателю в течение трёх рабочих дней по возвращении из командировки. Указанный срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. При этом если работник вернулся из командировки в выходной (или праздничный) день, то трёхдневный срок нужно отсчитывать с первого рабочего дня, следующего за днём возвращения.

Подтверждение: п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций, Указания по применению и заполнению формы № АО-1, утверждённого Постановлением Госкомстата России № 55 от 1 августа 2001 г., Указания по применению и заполнению форм по учёту труда и его оплаты (№ Т-10, № Т-10а), утверждённого Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Компенсируем командировочные расходы

Работнику, направленному в командировку, нужно компенсировать расходы, которые связаны со служебной поездкой. В частности, к ним относятся:

Расходы по проезду;

Расходы по найму жилья;

Суточные;

Другие расходы, которые работник произвёл с согласия работодателя.

Конкретные размеры, а также порядок возмещения командировочных расходов нужно закрепить в коллективном договоре или ином локальном нормативном документе, например, в Положении о командировках (ст. 168 Трудового кодекса РФ).

Чем подтвердить расходы?

Подтвердить понесённые работником командировочные расходы (в т. ч. в целях налогообложения прибыли) можно документами, которые обоснуют тот или иной вид расходов: на проезд, проживание, суточные.

Законодательством не определён конкретный перечень подтверждающих документов, которые организация может использовать, чтобы обосновать расходы на командировки работников.

По мнению Минфина России, ФНС России, документами, подтверждающими командировочные расходы работника на проезд и наём помещения , могут быть:

Авансовый отчёт (форма № АО-1), утверждённый руководителем организации;

Командировочное удостоверение (форма № Т-10);

Документы, свидетельствующие о затратах работника на проезд (в т. ч. оформленные в электронном виде), наём жилого помещения и др. (прилагаемые к авансовому отчёту).

При этом наличие таких документов, как служебное задание (форма № Т-10а) и приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9, форма № Т-9а), для подтверждения расходов не обязательно.

Подтверждение: Письма Минфина России № 03-03-06/1/764 от 19 ноября 2009 г., № 03-03-05/169 от 14 сентября 2009 г., ФНС России № МН-22-3/890 от 25 ноября 2009 г.

В связи с тем, что командировочное удостоверение оформляется только при командировках по территории России и в страны СНГ, при направлении работника в загранкомандировку в иные иностранные государства в наличии должны быть копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (п. 7, 15 Положения, утверждённого Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).

Для обоснования затрат в виде суточных необходимы документы, оформляемые при направлении работника в командировку (в частности, командировочное удостоверение - при командировке по России, странам СНГ). Дополнительно предъявлять различные чеки и квитанции не нужно.

Подтверждение: письма Минфина России № 03-03-06/1/741 от 11 ноября 2011 г., № 03-03-06/1/206 от 1 апреля 2010 г., № 03-03-06/1/770 от 24 ноября 2009 г.

Кроме того, при соблюдении определённых условий можно учесть в целях налогообложения прибыли расходы командированного работника на:

Такси до аэропорта, из которого он отбывает в командировку;

Оплату услуг VIP-зала аэропорта;

Аренду транспортного средства в командировке;

Стоимость телефонных переговоров (доступа к сети Интернет) из гостиницы.

В каком размере выплачивать суточные?

Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его нужно закрепить в коллективном договоре (ином локальном нормативном документе, например, в Положении о командировках). При этом размер суточных нужно установить как для командировок по России (внутренних командировок), так и для загранкомандировок (ст. 168 Трудового кодекса РФ, абз. 2 п. 16 Положения, утверждённого Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).

За дни нахождения работника в пути суточные нужно выплачивать в размере, установленном:

Для внутренних командировок - при проезде по территории России;

Для загранкомандировок - при проезде по территории соответствующего иностранного государства (п. 17 Положения, утверджённого Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).

За дни пересечения границы того или иного государства суточные нужно выплатить в размере, установленном для государства, в которое въехал работник (п. 18 Положения, утверждённого Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).

В организации необходима регистрация всех оформляемых документов, так как велика опасность их утери. Все документы фиксируются в специальных журналах. Командировочные удостоверения – это документы, которые привозят с собой работники из командировок. Данные о них тоже должны вноситься в специальный журнал.

Скачать пример заполнения подобного документа Вы сможете в конце этой статьи.

После приезда из командировки у сотрудника есть два дня на то, чтобы предоставить в свою организацию данные документы:

• авансовый отчет, в котором отражена потраченная сумма денег;
• командировочное удостоверение, в котором упомянуты все места, куда ездил сотрудник;
• служебное задание с приложенным отчетом о работе, которая была проделана.

Лицо, ответственное за принятие данных документов (обычно это кадровик), регистрирует и подшивает предоставленные документы перед отправкой на хранение.

Журнал регистрации командировочных удостоверений необходим для фиксации этих удостоверений, полученных от работников.

Только кадровый работник имеет право хранить и вести этот документ. Если кто-то другой из сотрудников хочет получить доступ к этому журналу, то ему нужно предъявить письменное распоряжение.

Как заполнять журнал регистрации командировочных удостоверений?

Обложка журнала должна отражать следующую информацию:

• наименование предприятия;
• дата, с которой начал заполняться документ;
• рядом должна находиться графа, в которой будет зафиксирована дата, когда ведение журнала будет прекращено (по окончании листов в журнале).

Когда работник возвращается из командировки, данные о его командировочном удостоверении заносятся в этот журнал.

В таблицу необходимо вносит следующие данные:

• ФИО сотрудника, предъявившего удостоверение;
• его должность;
• место, куда отправлялся сотрудник;
• номер регистрируемого удостоверения;
• ФИО лица, подписавшего это удостоверение;
• время фактического пребывания в командировке (когда отбыл, когда прибыл);
• подпись сотрудника, передавшего заявление (подтверждение факта ознакомления с записью в журнале и согласия с ней);

В соответствии со ст.166 ТК командировкой считается любой выезд сотрудника за пределы организации с целью выполнения своих трудовых функций.

Кардинальные изменения трудового законодательства, касающиеся подготовки документов для командировки сотрудников произошли ещё в 2015 году. Оформление командировки в 2019 году, происходит без привычных документов: командировочного удостоверения и служебного задания.

Какие документы не нужны для командировки

Обратите внимание! Правительство России своим постановлением от 29 декабря 2014 №1595 отменило необходимость в служебном задании и командировочном удостоверении. Это правило действует ещё с 8 января 2015 года.

Вместе с тем статьи 8 и 22 ТК дают нанимателю право прописывать некоторые особенности оформления командировок в локальных нормативных актах. Если работодатель посчитает нужным, он может определить во внутреннем акте компании, что составление командировочного удостоверения и служебного задания необходимо. В этом случае работники будут оформлять документы в установленном нанимателем порядке.

С августа 2015 года наниматель может также не заполнять и журнал учёта работников, убывающих в служебные командировки. Такое право предоставлено ему постановлением Правительства №771, принятым 29 июля 2015 .

Документы для оформления командировки в 2019 году

На сегодняшний день обязательными документами для служебной поездки являются:

1. Письменное решение нанимателя о направлении в командировку, которое может быть в форме приказа или распоряжения;
2. Авансовый отчёт работника по расходам.

Для отдельных категорий работников нужно также получить их письменное согласие. Оно так же как и вышеперечисленные документы является обязательным документом для оформления служебной поездки. Такие сотрудники перечислены в ст.264 ТК:

1. Женщины, воспитывающие детей до 14 лет или детей-инвалидов;
2. Сотрудники, осуществляющие уход за тяжелобольными родственниками;
3. Женщины или мужчины, являющиеся родителями-одиночками.

Письменное решение

Порядок издания приказа или распоряжения регулируется ст.166 ТК и п.3 Положения, разъясняющего особенности служебных командировок (утверждено Постановлением Правительства №749 от 13.10.2008).

Письменное решение может оформляться по унифицированной форме Т-9 либо по другой форме, которую наниматель разработал и утвердил в локальном нормативном акте. В любом случае в приказе (распоряжении) должна быть следующая информация:

1. Основные реквизиты документа: вид, номер, дата издания;
2. Название организации нанимателя;
3. Должность или специальность работника, отправляемого в командировку, его фамилия, инициалы;
4. Место назначения;
5. Дата начала и окончания поездки;
6. Цель командировки;
7. Проезд в командировке на личном транспорте, служебном или общественном;
8. За чей счёт оплачиваются затраты на командировку (иногда это происходит за счёт принимающей стороны).

Авансовый отчёт

Оформление документов для командировки в 2019 году заканчивается составлением авансового отчёта. Он представляет собой отчёт работника о тратах, произведённых во время командировки: проезд, проживание и т.д.

Отчёт составляется работником в течение 3 дней после возвращения из поездки. К нему прилагаются документы, подтверждающие траты:

• проездные билеты,
• договора аренды жилья,
• служебная записка об использовании собственного автомобиля с указанием затрат, понесённых за поездку (к ней прилаживаются соответствующие квитанции);
• ксерокопии страниц паспорта с отметками о пересечении границы (при командировках за пределы России) и т.д.

В государственных организациях отчёт составляется по форме, утверждённой приказом Министерства финансов №52н от 30.03.15 . Частные организации пользуются формой АО-1, установленной решением Госкомстат №55 от 01.08.2001 .

Покупка проездных билетов и аренда жилья, может осуществляться и самим нанимателем. В таком случае соответствующие документы передаются работнику на руки перед поездкой. После приезда работник вместе с авансовым отчётом отдаёт их в бухгалтерию.

Как оформляется направление работника в командировку — смотрите видео ниже:

Учёт рабочего времени

На основании табеля учёта работнику выплачивается заработная плата за дни в командировке:

1. За поездку в рабочий день сотрудник получает свой обычный дневной заработок;
2. При оформлении командировки в выходной день – двукратный среднедневной заработок.

Специалист ответит на ваши вопросы в комментариях к статье