Регламент движения документов внутри организации. Движение входящих, исходящих и внутренних документов

Понятная, максимально простая и, главное, эффективная схема документооборота в организации (примеры ниже) – основа основ любого бизнеса. Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов.

Как упростить документооборот и заставить подчиненных ?

Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.

Итак, документооборот осуществляется между двумя группами лиц:

• сотрудниками, производящими информацию (руководитель, )
• сотрудниками, обрабатывающими входящие данные (секретарь, логист)

Соответственно весь документопоток подразделяется на:

• входящий
• внутренний
• исходящий

Входящая документация

Верный пример схемы документооборота в организации:

Организация внутреннего документопотока

В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании. Это могут быть приказы, акты.

Как выглядит грамотно организованный документопоток в этом случае:

• Исполнитель составляет документ и передает его на согласование
• Вышестоящий руководитель после подписания документа передает его руководителю организации
• Руководитель принимает решение об утверждении документа и передает его делопроизводителю
• Делопроизводитель после регистрации документа вновь передает его исполнителю
• В свою очередь исполнитель после выполнения решения передает исполнительный лист делопроизводителю, который подшивает его в дело

Исходящая документация

К исходящему потоку документации относится управленческая информация, отправляемая за пределы организации (ответы на входящие письма, ).

Продуманный рабочий пример схемы документооборота в организации:

• Исполнитель подготавливает документ и передает его непосредственному руководителю на согласование
• Руководитель отдела передает согласованный документ руководителю компании
• В свою очередь управленец передает утвержденный документ делопроизводителю, который регистрирует его и передает экспедиционной службе

Быстрый расчет объема документооборота

В первую очередь следует отметить, что правила расчета и анализа объема документооборота прописаны в «Правилах делопроизводства», которые были утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с внесением изменений от 07.09.2011).

Во вторую очередь нужно понимать, что подобный расчет может проводиться как раз в месяц, так раз в 3 месяца, раз в полгода и раз в год. В каждой конкретной организации руководитель с помощью внутреннего приказа решает этот вопрос.

При этом в любом случае за основу расчета берутся учетно-регистрационные формы, заполняемые делопроизводителями на местах.

Итак, одной единицей учета является:

• оригинал документа
• копия документа, но только в том случае, если отсутствует подлинник и копия в единственном числе. Все остальные копии подсчитываются отдельно
• документы, прикладываемые к сопроводительному письму (считается все вместе)

Жалобы, и предложения считаются отдельно.

Итак, для быстрого расчета объема документооборота используйте такую формулу:

Общий объем документооборота = a / a1 + b / b1 + c / c1, где:

• a — количество поступивших документов, а1 – количество копий поступивших документов
• b — количество отправленных документов, b1 – количество копий отправленных документов
• c — количество внутренних документов, с1 – количество копий внутренних документов

Упрощение оборота документации

Если вопрос упрощения документооборота стоит остро, то выберите один из приведенных вариантов:

• Перевод бумажного документопотока на электронный. Одним из самых эффективных способов упрощения обмена управленческой информацией является переход на электронный документооборот. Информация, хранящаяся в единой компьютерной базе, быстрее доходит до исполнителей, ее легче учитывать, находить и распечатывать на бумажном носителе.
• Централизация документооборота. Для исключения оформления дублирующих документов необходимо весь поток документации направить к делопроизводителям головного офиса. Однако при наличии удаленных филиалов регистрацию исходящих документов следует производить на местах.
• Обучение сотрудников. Разумеется, ни одна грамотно проработанная схема документооборота в организации не начнет работать, если делопроизводители или прочие сотрудники, причастные к движению документов, не будут понимать, что делают. Постоянная смена кадров также не пойдет на пользу делу, поэтому лучше потратиться на обучение старых сотрудников, чем постоянно привлекать новых людей.

«Подводные камни» электронного документооборота

Перевод бумажных документов в электронный вид – не столько прихоть руководителя, сколько необходимость, отвечающая сегодняшнему дню.

Однако для того, чтобы документопоток в организации начал виртуальное движение успешно, необходимо:

• использовать современное ПО
• перевести бумажные архивы в электронный вид. Это можно сделать самостоятельно, делегируя задачу старым сотрудникам, либо с помощью специальных организаций
• поэтапно систематизировать электронную информацию

При этом полный отказ от ведения бумажных документов должен осуществляться в тот момент, когда электронный документооборот будет готов к работе.

Соблюдение правил движения документов

Согласитесь, довольно неприятно наблюдать за тем, как максимально упрощенная, созданная на рабочем примере схема документооборота в организации вновь перестает работать по непонятной причине. Чтобы этого не произошло:

• составьте первичное положение и документов в организации
• пропишите конкретные требования, предъявляемые к заполнению каждого документа
• отдельно отслеживайте работу каждого подразделения или отдела, чтобы вовремя заметить, какое из них отстает
• за нарушение сроков сдачи документов

Важное отступление: если в компании соблюдаются все статьи ТК РФ, то взыскивать с сотрудников денежные штрафы не получится.

Однако есть и альтернативный выход: при первом нарушении положения о документообороте к сотруднику применяется дисциплинарное взыскание (выговор). При повторном нарушении – финансовое наказание в виде урезания или отмены премиальных выплат (квартальных, годовых).

Подобная система быстро приучит сотрудников к новым правилам, а руководителя избавит от лишних проблем.

Так вот, документооборот – полный цикл движения документов с момента их выписки () и до момента завершения исполнения (отправления).

Правильная схема документооборота в организации обеспечивает своевременную обработку управленческих решений и эффективную работу как всех отделов, так и компании в целом.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в разделе "3. 1. Организация документооборота" Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Говоря о порядке движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:

1. Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов.

Прием и первичная обработка документов осуществляется централизованно сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ). При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить обработку.

При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки :

· ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;

· полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.

После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность , т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту.

Во время обработки документов не вскрывается и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф "Лично".

При вскрытии упаковка уничтожается , при этом исключения делаются в следующих случаях:

· в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;

· в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;

· получена доплатная корреспонденция;

· полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф "Лично" отсутствует.

Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа.

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документав организацию (реквизит29), которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера.

Отметка о поступлении может проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа, от руки или электрическим штемпелевателем. При этом обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса.

При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником. Первичная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

В организации целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку;

2. Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ.

После этапа экспедиционной обработки документов проводится предварительное рассмотрение документов, целью которого является распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям .

При этом предварительно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ) рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, а документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов:

· примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством;

· перечня должностных лиц и их обязанностей;

· технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д..

При рассмотрении поступившего документа учитываются:

· важность его содержания;

· сложность и новизна поставленных вопросов;

· реальная срочность исполнения документа;

· вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др..

К руководителю должны поступать только документы, касающиеся основных вопросов деятельности организации, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. Остальные документы должны передаваться в структурные подразделения или непосредственно исполнителям-специалистам. При этом если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.

Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ должно проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время;

3. Регистрация документов.

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

регистрация преследует три цели:

· учет документов;

· контроль за их исполнением;

· справочную работу по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Документы регистрируются в организации один раз : создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, в основном, децентрализовано: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация – в плановом отделе, снабженческая – в отделе снабжения, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им – в службе документационного обеспечения управления и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству управления или в Табеле документов организации.

Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, устанавливается следующий состав реквизитов регистрации:

· наименование вида документа;

· дата и регистрационный номер документа;

· заголовок к тексту (краткое содержание документа);

· резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

· срок исполнения документа;

· отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

4. Организация движения документов внутри предприятия

Передача документов между структурными подразделениями обычно осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение управления (ДОУ). При этом документы должны передаваться с соответствующей отметкой в регистрационной форме, которая будет содержать информацию о местонахождении оригинала документа и его копий.

В целях оптимизации документопотоков целесообразно также установить единый порядок передачи документов, например через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

Документы в структурное подразделение передаются в основном для исполнения, реже для ознакомления.

При передаче документов необходимо помнить, что исполнители получают документы не только в соответствии с резолюциями руководителей организации, но и в соответствии с указаниями непосредственных руководителей структурных подразделений, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загруженности сотрудников. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителей структурных подразделений.

При оптимально налаженной работе исполнители должны знакомиться с документами в день их поступления. При этом документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.

5.Обработка исполненных и отправляемых документов

Документы, отправляемые организацией, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.

Обработка и отправка документов почтой осуществляется обычно централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.

Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг.

Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела - организация потоков документов.

Определение и назначение

Документооборот — это процесс движения официальных бумаг , начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.

Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие компании.

Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности. Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.

Правильно организованный документооборот - неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.

Типы документов

В документообороте предприятия участвуют три типа бумаг:

• Входящие . Ими являются письма, запросы, поступившие в организацию от третьих лиц. Их получение влечёт за собой составление соответствующих исходящих уведомлений. Срок исполнения данных бумаг определяется законодательством либо периодом времени, указанном в тексте самого письма.
• Исходящие . Они составляются для следующих целей:
  • в качестве ответа на ранее поступившее входящее письмо;
  • в виде запроса для последующего получения ответа.

  Они подготавливаются на основании внутренних документов.

• Внутренние . Они используются для обеспечения нормальной работы предприятия. Через канцелярию проходят не все бумаги, принадлежащие этому типу, а только приказы руководителя, переписка между структурными подразделениями и документация, служащая основанием для составления исходящей.

Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.

К общим атрибутам относятся:

• Регистрационный номер . Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер. Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг. Организации устанавливают её самостоятельно.
• Код по номенклатуре дел . Этот реквизит относит бумагу к определённому типу вопросов, которые предприятие решает в течение своей работы.
• Источник . Этот атрибут показывает, откуда был получен официальный документ. В исходящих проставляется наименование структурного подразделения. Для входящих - название сторонней организации, отправившей запрос.
• Исполнитель . Этот реквизит указывает должность и фамилию сотрудника, которому поручается исполнить документ. В исходящих и внутренних им является составитель.

Некоторые атрибуты проставляются в зависимости от того, к какому типу относятся документы.


Входящие бумаги, кроме общих реквизитов, имеют также специальные:

• Срок исполнения — он определяется либо исходя из текста, либо согласно законодательным нормам.
• Контролирующее лицо — его назначает руководитель или заместитель, после завершения обработки документа этот факт доводится до сведения указанного сотрудника.

Внутренние могут иметь следующие атрибуты:

• список исполнителей, то есть составителей;
• срок исполнения;
• перечень подразделений, которые должны ознакомиться с бумагой.

Исходящие также имеют некоторые дополнительные реквизиты:

• список рассылки, то есть перечень лиц, которым необходимо отправить запрос или уведомление;
• срок ответа, чаще всего этот атрибут не указывается;
• основание, этот реквизит является обязательным, в документе указывается его регистрационный номер.

Предприятия могут добавлять в документы дополнительные атрибуты, если посчитают это необходимым для обеспечения управленческого учёта.

Правила и этапы обработки документов

Все документы находятся в ведении руководителя организации. Он несёт за их сохранность персональную ответственность.

Приём и обработку официальных бумаг всех типов производит специально выделенный работник или секретарь-референт. Документация проходит несколько ступеней рассмотрения:

• Первичная обработка . На данном этапе проверяется правильность доставки письма. Все конверты, кроме личной корреспонденции, вскрываются. Далее проверяется целостность вложений. Для этого устанавливается соответствие фактического наличия документов с описью. При отсутствии одной или нескольких бумаг отправитель ставится в известность, а на документе и в делается отметка. Конверты чаще всего уничтожаются, исключение составляют следующие случаи:
  • обратный адрес есть только на нём;
  • конверт представляет собой документ, подтверждающий оплату корреспонденции;
  • дата написания и время отправления бумаг отличаются;
  • на конверте имеются пометки отправителя.

  Документация после получения сортируется на подлежащую и не требующую регистрации. На бумагах первого типа делается отметка о поступлении, в которой содержится информация о получателе, дате, входящем номере. Не регистрируются приложения, а также журналы, каталоги, рекламные буклеты и рассылки. Документы, полученные по электронной почте или факсу, также должны быть рассортированы и обработаны.

• Предварительное рассмотрение . На этом этапе ответственное лицо определяет наиболее важные документы, которые следует передать руководителю. Как правило, их общий объём составляет всего 20%. Остальные бумаги направляются заместителям, начальникам структурных подразделений либо непосредственно исполнителям. Они передаются в день их получения. В первую очередь рассматриваются телеграммы, срочные письма.
• Регистрация . На данной стадии документам присваивается уникальный номер. Он указывается на самой официальной бумаге, а также в специальном журнале. Эта процедура необходима для обеспечения сохранности, удобства поиска и контроля за исполнением. Любой документ может быть зарегистрирован только однократно. Вся документация в процессе подразделяется на несколько групп, каждая из которых учитывается отдельно:
  • внутренняя;
  • входящая;
  • исходящая;
  • конфиденциальная;
  • коммерческая.

  Коды, присваиваемые бумагам, имеют особую структуру:

  • для внутренних и коммерческих - порядковый номер по журналу, например, 01 или 46;
  • коды входящих и исходящих состоят из обозначения подразделения, дела, порядкового номера по журналу, например, 05-11/86.
• Рассмотрение руководителем . На следующем этапе документы анализируются руководством организации, принимается решение об их исполнении. Результат отражается в виде резолюции. Этот реквизит содержит следующую информацию:
  • фамилия и должность исполнителя;
  • сроки выполнения.

  Эти сведения также вносятся в журнал регистрации.

• Направление на исполнение . На этом этапе ответственное лицо исполняет документ. При необходимости ход работы отображается в журнале. Результат передаётся секретарю-референту на проверку вместе со всеми бумагами, на основании которых подготавливался документ. Этот проект подписывается, регистрируется, после чего передается на отправку.
• Контроль выполнения . На данном этапе проверяется соблюдение сроков, а также осуществляется анализ результатов выполнения. Существует три вида контроля:
  • текущий, при этом секретарь ежедневно проверяет стадию работы над документами, срок исполнения которых истекает в этот день;
  • предупредительный, он заключается в уведомлении исполнителя за 2-3 дня о скором окончании периода подготовки проекта;
  • итоговый, при этом проводится анализ неисполненных бумаг, выяснение причин задержек.

  Раз в месяц сотрудник канцелярии составляет список всех невыполненных проектов.

• Подшивка . Эта стадия является завершающей. Ответная бумага и документ, служащий основанием для составления проекта, подшиваются в дело. Эту процедуру проводит секретарь-референт. Дела формируются не только работниками канцелярии. Сотрудники структурных подразделений тоже могут осуществлять такую деятельность. Правильность оформления и ведения дел проверяется заведующим канцелярией или секретарём.
  В дело подшиваются документы, содержащие сведения по сходному вопросу. Например, Составленный с помощью ПО документ представляет собой совокупность информации, представленной в цифровой форме и заверенной .

  Он должен соответствовать следующим требованиям:

  • создаётся, хранится и передаётся с помощью программного обеспечения;
  • может быть представлен в бумажной форме;
  • содержит все обязательные атрибуты;
  • имеет структуру, соответствующую бумажным документам.

  Возможность ведения делопроизводства в электронной форме значительно упрощает работу сотрудников канцелярии. Однако полностью исключить бумажные документы нельзя, так как законодательство требует наличия оригиналов именно в таком виде.

  О том, что дает автоматизация документооборота на предприятии, смотрите на следующем видео:

Главным правилом организации документооборота является оперативное движение документа по кратчайшему пути с меньшими затратами времени и труда, поэтому его организация в воинском формировании предполагает, в первую очередь, установление и закрепление порядка движения документов на всех его этапах, начиная с получения или создания документов и заканчивая обработкой исполненных или отправляемых документов.

К настоящему времени многолетней практикой организации и осуществления делопроизводства в различных по назначению, масштабу и структуре организациях выработан вполне определенный порядок движения в них документов; более того, его общие черты закреплены в действующих нормативных актах (например, в ГСДОУ и ЕГСД) и различных методических пособиях.

Согласно этому установился общий порядок движения документов в организации, включающий в последовательности, соответствующей характеру документопотока (входящего, внутреннего или исходящего) такие этапы, как:

Прием и первичная обработка документов;

Предварительное рассмотрение и распределение документов;

Регистрация документов;

Направление на исполнение и исполнение документов;

Оформление и удостоверение документов;

Отправка документов.

Приведенная последовательность этапов в полной мере соответствует порядку движения входящих документов. Для внутренних и исходящих документов присуща другая последовательность этапов в порядке их движения, однако для всех подобных категорий документов упомянутые этапы их движения имеют место быть.

Движение входящих документов

В своей совокупности прием и первичная обработка входящих документов, их предварительное рассмотрение, распределение и, наконец, регистрация составляют содержание экспедиционной обработки документов. В организации, имеющей подразделение службы ДОУ, прием и первичная обработка документов осуществляются экспедицией или специально выделенным сотрудником; в организации, не имеющей такого подразделения, прием и обработка документов осуществляется секретарем. Централизация приема и обработки документов позволяет быстрее доставлять их исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить её сроки, вести учет затрат на обработку документов и учет объема документооборота.

Входящие документы могут поступать по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную связь или фельдъегерскую доставку. Задача службы делопроизводства - организовать учет поступления документов, их первичную обработку и в последующем координировать их движение.

Правила первичной обработки документов сводятся к следующему.

Документы, поступающие в организацию, независимо от способа их доставки (по почте, факсом, телеграфом и т.п.), должны приниматься и обрабатываться работником подразделения службы ДОУ (например, участка входящих документов делопроизводства). Ему должны передаваться все документы, независимо от адресата, в том числе и документы, полученные сотрудниками за пределами организации в командировках или иным путем. Заказная корреспонденция также передается для экспедиционной обработки. При необходимости сотрудник, принимающий ее, расписывается в разносной книге, журнале или квитанции в приеме документов и отмечает дату их получения. Если на конверте имеются надписи «Срочно» и другие, отмечается, как и в документах, полученных по проводной связи, точное время их получения.

При получении документов прежде всего должна быть проверена правильность их доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленные документы работниками экспедиции без задержки должны быть возвращены отправителю. При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяется полнота вложения материалов, отсутствие механических повреждений. При необходимости к документам следует приложить перечень выявленных дефектов.

В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудником, производящим их прием, составляется акт, который присоединяется к документам и вместе с ними передается для его утверждения и принятия решения по данному факту, но в любом случае инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающих документов. О всех недостатках и нарушениях, выявленных при первичной обработке документов, сообщается отправителю. Не вскрываются в экспедиции и передаются адресату документы, имеющие гриф «Лично», документы на машинных носителях, а также адресованные общественным организациям.

После вскрытия упаковка уничтожается, исключение делается в следующих случаях:

В полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя (но они есть на упаковке);

В документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;

При получении доплатной корреспонденции;

Если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) грифа «Лично» (К) не было.

Информация обо всех полученных сообщениях и документах фиксируется в специальных журналах. Этот процесс получил название первичного учета (регистрации) документов. В связи с тем, что регистрация осуществляется не только входящих, но исходящих и внутренних документов и к тому же она играет важную роль в информационно-поисковой системе по документам организации, контроле исполнения и др., детально она рассматривается в соответствующем параграфе учебного пособия.

Обработка поступающих документов может считаться удовлетворительной, если документ поступает на исполнение в течение дня или на следующий день после его получения организацией. Обработка телеграфных и телефонных сообщений (телеграмм и телефонограмм), не требующих, исходя из их содержания, срочного исполнения, осуществляется вместе с остальной корреспонденцией.

При необходимости срочного исполнения поступившего документа целесообразно ознакомить предполагаемого исполнителя с его содержанием до прохождения документом всех стадий обработки.

Подготовка документов на доклад осуществляется в процессе предварительного их рассмотрения в службе ДОУ. В результате должно быть определено, куда и кому должен быть направлен документ. ГСДОУ устанавливает на этой стадии распределение документов на потоки, а именно документы, направляемые для обязательного рассмотрения руководителями в соответствии с их обязанностями, и документы, направляемые сразу в подразделения исполнителям как не требующие резолюции руководителя.

Предварительное рассмотрение поручается самому опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов: примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; перечня должностных лиц и их обязанностей; технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т.д.

При оценке поступившего документа учитываются:

Важность его содержания;

Сложность и новизна поставленных вопросов;

Реальная срочность исполнения документа;

Вид документа: приказ, письмо, отчет и т. д.

При нечетком разделении функций между отдельными органами управления, нарушении сложившихся правил ведения переписки и по другим причинам значительную часть корреспонденции могут составлять документы по вопросам, не входящим в компетенцию их получателя. На стадии предварительного рассмотрения эти документы отбираются и с типовым сопроводительным письмом направляются по назначению.

После установления компетенции и ответственности, необходимых для решения поставленных в документе вопросов, отбираются те, которые для рассмотрения и определения порядка их исполнения следует направить руководству. Руководству, как правило, направляются документы, полученные от правительственных органов и органов представительной и исполнительной власти , а также документы вышестоящих органов управления и жалобы на действия подчиненных должностных лиц.

Собственно движение входящего документа внутри организации начинается с его рассмотрения руководителем и наложения резолюции, определяющей дальнейшее его движение и порядок исполнения; для документов, не требующих резолюции руководителя, это движение начинается с направления его исполнителю (в подразделение или конкретному должностному лицу).

После рассмотрения документа руководителем и наложения резолюции документ возвращается в службу ДОУ, где регистрируется резолюция руководителя, документ ставится на контроль исполнения и организуется оперативное доведение его до исполнителя. Если исполнителей несколько, то ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа целесообразно поручать специально выделенному сотруднику, а если документ требует значительного времени для работы по его изучению, то следует составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации.

Поручение по исполнению документа дается, как правило, одному должностному лицу. Должностные лица, которые исполняют документ, обязаны сделать это исходя из срока исполнения, установленного резолюцией (или иным поручением руководителя).

Доведение адресованных документов до сведения непосредственных исполнителей организуется в кратчайшие сроки. Ответственный за исполнение всецело отвечает за организацию исполнения поручения (документа). Соисполнители в соответствии с указаниями ответственного исполнителя обязаны в установленные сроки отработать необходимые документы и несут ответственность за исполнение резолюции в пределах полученных указаний.

После исполнения и соответствующего оформления документ возвращается на место постоянного хранения. Вместе с исполненным документом подшивается и второй его экземпляр.

Документы, с течением времени утратившие практическое значение и не имеющие исторической и научной ценности, а также документы с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению и списанию.

Таким образом, подводя итог вышесказанному, следует подчеркнуть, что действия службы ДОУ по обеспечению порядка движения входящих документов включают:

Первичную обработку документов, полученных по различным каналам, и их регистрацию;

Подготовку документов на доклад;

Рассмотрение документа и оформление резолюции, ее регистрацию;

Постановку документа на контроль;

Отправку документа на исполнение или доведение до сведения соответствующих должностных лиц;

Контроль исполнения документа;

Прием исполненного документа и снятие его с контроля;

Направление документа на хранение или сдачу его в архив.

Пример движения входящего документа в организации показан на рис. 4.1.

Движение исходящих документов

Исходящие документы - это документы, разрабатываемые в организации и отправляемые за ее пределы нижестоящим органам управления для руководства, либо вышестоящим органам управления во исполнение полученных от них указаний, либо в другие организации в порядке взаимного информирования и т.п. Движение исходящих документов в организации начинается с момента поступления разработанного, утвержденного, а при необходимости, и размноженного документа в службу ДОУ.

Работа с исходящими документами как инициативными, так и ответными, заключается в подготовке проекта документа, его оформлении, согласовании (визировании) и удостоверении, регистрации и отправке из организации.

Разработка документа начинается со сбора информации. Проводится изучение норм и положений соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализ ранее изданных документов и т. д. На этом этапе исполнитель использует информационно-поисковую систему по документам организации и сами документы. После этого готовится проект будущего документа. Проект документа проходит этап согласования с руководителями структурных подразделений и специалистами. Их согласие с содержанием документа выражается визированием. Если вопрос касается деятельности сторонней организации, документ требует внешнего согласования.

В этом случае проект документа направляется соответствующим организациям или конкретным должностным лицам этих организаций. Для предварительного ознакомления и согласования с несколькими должностными лицами проект документа может быть размножен и передан одновременно всем участвующим в его подготовке организациям и лицам (параллельное согласование). Однако иногда требуется последовательное согласование, в соответствии с функциями сторонних организаций или структурных подразделений данной организации.

После получения на проекте документа всех виз документ передают на подпись руководителю вместе с приложениями к нему. Исходящие документы подписываются руководством организации или руководителями структурных подразделений. Уровень подписания документов оказывает непосредственное влияние на движение исходящих документов: чем он выше, тем больше инстанций должен пройти документ. Поэтому целесообразно там, где возможно, предоставлять право подписи руководителям структурных подразделений в соответствии с их функциями.

После подписания исходящий документ передается в службу ДОУ или секретарю для регистрации, затем на отправку.

Поступивший документ и копия отправленного документа с визами согласования подшиваются в дело. На документе и в регистрационной форме проставляются соответствующие отметки об исполнении.

Обработка и отправка из организации документов осуществляются централизованно экспедицией, должностным лицом службы ДОУ или секретарем. Для отправки исходящие документы принимаются полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.

Работник службы делопроизводства проверяет правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса), наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, правильность адресования, соответствие даты подписания дате отправки.

Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются в структурные подразделения исполнителям на доработку.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки. Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке. Вопрос об отправке документа по почте или курьером, решается службой ДОУ в зависимости от сложившейся конкретной ситуации.

Написание адреса на конверте должно соответствовать действующим почтовым правилам. Документы, поступившие на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня. Пример разработки и движения исходящего из организации документа показан на рис. 4.2.

Движение внутренних документов

В процессе движения внутренних документов последовательно выделяют подготовку и оформление документа, его регистрацию и доведение до сведения лиц, которым он предназначен, исполнение документа и его контроль, а также обработку исполненного документа в службе ДОУ.

Работа по подготовке и оформлению внутренних документов организуется так же, как работа с исходящей документацией, порядок исполнения и маршруты движения документов по своему характеру аналогичны порядку исполнения и маршрутам движения во входящем документопотоке.

Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Так приказы по основной деятельности должны согласовываться в юридическом отделе или с юристом, приказы по личному составу готовятся кадровой службой с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа - специальным аппаратом, например секретариатом коллегии или секретарем совета директоров.

Установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обес­печивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленные сро­ки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной рабо­ты исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Понятие документооборота и его

Основные этапы

Документооборот - это движение документов с момента их по­лучения или создания до завершения исполнения, отправки адреса­ту или сдачи их на хранение.

Соответственно масштабам движения документов может быть выделен в качестве самостоятельного объекта рассмотрения докумен­тооборот конкретного гражданина, семьи, должностного лица, струк­турного подразделения, организации в целом, синдиката, отрасли государственного управления, государства. Ведь, в конечном итоге, любой документ и каждая его копия где-то откладывается и после истечения срока хранения аннулируется и уничтожается. Различие состоит в длине пройденного пути, этапах обработки документов и сроках их последующего хранения.

Действующие нормативные акты и методические пособия, в том числе и «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ), исходя из прагматических соображений, рассматривают в качестве объекта регулирования только документооборот организации в целом и со­ответственно потоки входящих, внутренних и исходящих докумен­тов.

Документооборот, или порядок движения документов в органи­зации, можно разделить на следующие этапы:

1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в орга­низацию.

2. Предварительное рассмотрение документов службой докумен-тационного обеспечения.

3. Рациональное движение документов внутри организации.

4. Обработка исполненных и отправляемых документов.

Экспедиционная обработка документов,

Поступающих в организацию

Обработка корреспонденции достаточно традиционна, как пра­вило, не вызывает трудностей при соблюдении определенных пра­вил.

Корреспонденция, доставляемая курьерами, в том числе и лично сотрудниками, выступившими в роли курьера в конкрет­ном случае, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выде­ленным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы документационного обеспечения (канцелярии, общего от­дела и др.).

Независимо от адресата корреспонденция в организации долж­на передаваться этому должностному лицу. Если же должны переда­ваться и документы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях) для обеспечения пол­ноценной информационно-поисковой системы и их учета, необхо­димо зафиксировать сам факт (при необходимости и время) поступ­ления документов.

Заказная корреспонденция также передается для экспедицион­ной обработки. При необходимости сотрудник, принимающий ин­формацию, расписывается в разносной книге, журнале или квитан­ции в приеме документов и отмечает дату их получения. Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и дру­гие, отмечается, как и в документах, полученных по проводной свя­зи, точное время их получения.

Предпочтительней централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся корреспонденция, это позволяет поднять произ­водительность труда, более точно определить необходимые штаты, лучше поставить учет документов. В нерабочее время при наличии дежурных работников экспедиционная обработка поступающих до­кументов должна входить в их обязанности.

При получении корреспонденции прежде всего должна быть проверена правильность ее доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция работниками экспедиции без задержки должна быть отправлена адресату. При поврежденной упа­ковке особенно тщательно проверяется полнота присланных мате­риалов, механические повреждения. При необходимости к докумен­там следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо се­рьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудником, производящим прием корреспонденции, составляется акт, который присоединяется к документам и вместе с ними передается для его утверждения и принятия решения по данному факту, но в любом случае инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающих документов. Особенно это важно при некомплекте документов на машинных носителях.

Не вскрывается в экспедиции и передается адресату корреспон­денция, имеющая гриф «Лично», документы на машинных носителях, а также адресованная общественным организациям.

При вскрытии упаковки последняя уничтожается. Исключения делаются в следующих случаях:

в полученных документах нет обратного адреса и фамилии от­правителя (но они есть на упаковке);

в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;

при получении доплатной корреспонденции;

если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) грифа «Лично» не было.

На всех поступающих документах проставляется регистрацион­ный штамп, включающий порядковый номер поступления, дату по­ступления и, при необходимости, количество листов. Регистрацион­ные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года, телеграмм, при большом их коли­честве, - в течение месяца.

Для удобства и точности нумерации корреспонденции применя­ют нумерационные бланки или «шахматки», вычеркивая из них ис­пользованные номера. Нумерационные бланки ведут отдельно для входящих, исходящих и части внутренних документов.

Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах и упаковке пакетов. При получении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестанов­ка регистрационных штампов на письме и его дублирование на пер­вом листе приложения.

На документах, подлежащих централизованному хранению в служ­бе документационного обеспечения управления, ставится дополни­тельная отметка (возможно штампом): «Подлежит возврату в службу ДОУ». Отметку ставят на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа по усмотрению организации.

Если документ является повторным, то при его получении уста­навливается по информационно-поисковой системе местонахожде­ние ранее присланного документа по данному вопросу и на посту­пившем документе делается соответствующая пометка. Удобнее для этого также использовать правый верхний или левый нижний угол первого листа документа.

При отсутствии штампов от руки ставится подпись сотрудника, обрабатывающего корреспонденцию, валовой номер поступления и дата получения.

Экспедиционная обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.

Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обя­зательно проходили бы экспедиционную обработку и регистрацию.

Предварительное рассмотрение документов