Срок хранения корешков больничных листов. Хранение и учет листков нетрудоспособности – требования ФСС

ФОНД СОЦИАЛЬНОГО СТРАХОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
N 18

МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
N 29

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ

ФСС РФ N 130 от 23.07.2004)

В целях совершенствования системы обеспечения бланками листков нетрудоспособности приказываем:
1. Утвердить Инструкцию о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения (приложение).
2. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя председателя Фонда социального страхования Российской Федерации В.В. Линника и заместителя Министра здравоохранения Российской Федерации Р.А. Хальфина.

Председатель Фонда
социального страхования
Российской Федерации
Ю.А.КОСАРЕВ

Министр здравоохранения
Российской Федерации
Ю.Л.ШЕВЧЕНКО

Приложение

Утверждено
Приказом
Фонда социального страхования
Российской Федерации
и Министерства здравоохранения
Российской Федерации
от 29 января 2004 г. N 18/29

ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ БЛАНКАМИ ЛИСТКОВ
НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ, ИХ УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ

(в ред. Приказа Минздравсоцразвития РФ N 42,
ФСС РФ N 130 от 23.07.2004)

1. Настоящая Инструкция определяет порядок обеспечения бланками листков нетрудоспособности медицинских организаций, имеющих лицензию на осуществление работ и услуг по оказанию соответствующей медицинской помощи, включая проведение экспертизы временной нетрудоспособности, а также их учета и хранения.
2. Изготовление бланков листков нетрудоспособности обеспечивает Фонд социального страхования Российской Федерации (далее - Фонд).
3. Бланки листков нетрудоспособности направляются предприятием-изготовителем в региональные отделения Фонда.
4. Региональные отделения Фонда обеспечивают бланками листков нетрудоспособности медицинские организации по мере необходимости на основании отчетов-заявок на получение бланков листков нетрудоспособности, представляемых ими на соответствующий квартал года в порядке, установленном пунктом 14 настоящей Инструкции.
Не допускается запас бланков листков нетрудоспособности в медицинских организациях, превышающий квартальный запас потребности.
(п. 4 в ред. Приказа Минздравсоцразвития РФ N 42, ФСС РФ N 130 от 23.07.2004)
5. Выдача бланков листков нетрудоспособности осуществляется с оформлением накладных в двух экземплярах, один из которых (первый) передается медицинской организации, второй остается в региональном отделении Фонда.
Доставка бланков листков нетрудоспособности от регионального отделения Фонда производится за счет средств получателя бланков.
(п. 5 в ред. Приказа Минздравсоцразвития РФ N 42, ФСС РФ N 130 от 23.07.2004)
6. Бланки листков нетрудоспособности являются документами строгой отчетности и должны храниться в специальных помещениях, сейфах или в специально изготовленных шкафах, обитых оцинкованным железом, с надежными внутренними или навесными замками. Помещения, сейфы, шкафы, где хранятся бланки, должны быть закрыты на замки и опечатаны печатью.
Бланки листков нетрудоспособности подлежат систематическому бухгалтерскому учету за балансовым счетом.
7. Региональные отделения Фонда и медицинские организации обязаны вести строгий количественный учет бланков листков нетрудос

Страницы: 1 ...

В целях совершенствования системы обеспечения бланками листков нетрудоспособности приказываем:

Утвердить Инструкцию о порядке обеспечения бланкамилистков нетрудоспособности, их учета и хранения.

2. Изготовление бланковлистков нетрудоспособности обеспечивает Фонд социального страхования Российской Федерации (далее - Фонд).

3. Бланкилистков нетрудоспособности направляются предприятием-изготовителем в региональные отделения Фонда.

4. Региональные отделения Фонда обеспечивают бланками листков нетрудоспособности медицинские организации по мере необходимости, на основании отчетов-заявок на получение бланков листков нетрудоспособности, представляемых ими на соответствующий квартал года в порядке, установленномпунктом 14 настоящей Инструкции.

Не допускается запас бланков листков нетрудоспособности в медицинских организациях, превышающий квартальный запас потребности.

5. Выдача бланковлистков нетрудоспособности осуществляется с оформлением накладных в двух экземплярах, один из которых (первый) передается медицинской организации, второй - остается в региональном отделении Фонда.

Доставка бланков листков нетрудоспособности от регионального отделения Фонда производится за счет средств получателя бланков.

6. Бланки листков нетрудоспособности являются документами строгой отчетности и должны храниться в специальных помещениях, сейфах или в специально изготовленных шкафах, обитых оцинкованным железом, с надежными внутренними или навесными замками. Помещения, сейфы, шкафы, где хранятся бланки, должны быть закрыты на замки и опечатаны печатью.

Ответственное лицо получает бланки листков нетрудоспособности на основании доверенности, оформленной в установленном порядке (с подписью руководителя, главного бухгалтера, заверенных круглой печатью).

13. Медицинские организации ведут учет испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности в Книге учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности (приложение N 5 ).

В конце года медицинские организации передают информацию об испорченных, утерянных и похищенных бланках листков нетрудоспособности в региональное отделение Фонда.

Испорченные бланки листков нетрудоспособности хранятся в медицинских организациях в отдельной папке с описью, в которой указываются фамилия, имя, отчество лечащего врача (в отдельных случаях -фельдшера, зубного врача), дата сдачи, номера и серии испорченных бланков.

Уничтожение испорченных бланков листков нетрудоспособности производится в медицинских организациях по истечении 3 лет комиссией, созданной по приказу руководителя медицинской организации, по Акту об уничтожении испорченных бланков листков нетрудоспособности (приложение N 6 ).

14. Все медицинские организации обязаны представлять в региональные отделения Фонда:

ежеквартально, в срок до 5 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, отчеты-заявки на получение бланков листков нетрудоспособности на соответствующий квартал (приложение N 7 ). Отчеты-заявки представляются независимо от того, имеется ли необходимость в получении новых бланков листков нетрудоспособности;

ежегодно, до 1 февраля текущего года заявку на бланки листков нетрудоспособности на следующий календарный год (приложение N 8 ).

Отчет-заявка и заявка подписываются руководителем и главным бухгалтером медицинской организации и заверяются печатью.

Приказ Министерства здравоохранения РФ от 21 мая 2002 г. N 154 «О введении формы учета клинико-экспертной работы в лечебно- профилактических учреждениях».

В целях совершенствования учета клинико - экспертной деятельности в лечебно -профилактических учреждениях, дальнейшей ее оценки и анализа, создания мониторинга результатов экспертиз

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Ввести в действие с 1 июня 2002 года учетную форму N 035/у-02 "Журнал учета клинико - экспертной работы лечебно

Профилактического учреждения" (приложение N 1).

2. Утвердить инструкцию по заполнению учетной формы N 035/у-02 "Журнал учета клинико - экспертной работы лечебно - профилактического учреждения".

3. Руководителям органов управления здравоохранением субъектов Российской Федерации обеспечить введение учетной формы N 035/у-02 в лечебно - профилактические учреждения.

4. Департаменту организации и развития медицинской помощи населению Минздрава России обеспечить:

4.1. Методическое руководство по внедрению учетной формы N 035/у-02 "Журнал учета клинико - экспертной работы лечебно - профилактического учреждения";

4.2. Подготовку в срок до 1 октября 2002 года совместно с Первым Московским Государственным Медицинским университетом им. И.М.Сеченова Минздрава России методических рекомендаций по организации системы учета, оценки и анализа клинико - экспертной работы лечебно - профилактических учреждений.

5. Учетную форму N 35/у "Журнал для записи заключений врачебно - консультативной комиссии", утвержденную приказом Минздрава СССР от 04.10.80 N 1030 считать недействующей на территории Российской Федерации.

Приказ Министерства здравоохранения РФ от 24 сентября 2008 г. N 513н «Об организации деятельности врачебной комиссии медицинской организации».

II. Порядок работы врачебной комиссии

14. Врачебная комиссия проводит заседания на основании планов-графиков, утверждаемых руководителем медицинской организации, но не реже 1 раза в неделю. Подкомиссии врачебной комиссии проводят заседания согласно плану-графику, утверждаемому председателем врачебной комиссии. Внеплановые заседания врачебной комиссии или ее подкомиссий проводятся по решению председателя врачебной комиссии, согласованному с руководителем медицинской организации. 15. Решение врачебной комиссии (подкомиссии врачебной комиссии) считается принятым, если его поддержало большинство членов врачебной комиссии (подкомиссии врачебной комиссии) оформляется актом врачебной комиссии (подкомиссии врачебной комиссии). Решение врачебной комиссии (подкомиссии врачебной комиссии) вносится в первичные медицинские документы и журнал учета работы врачебной комиссии. 16. Врачебная комиссия по требованию граждан выдает медицинское заключение (справку), заверенное подписью председателя врачебной комиссии или его заместителя,

а также печатью медицинской организации. 17. Председатель врачебной комиссии по итогам работы за квартал и текущий год представляет руководителю медицинской организации письменный отчет о работе врачебной комиссии. 18. Ответственность за организацию работы врачебной комиссии, своевременность, обоснованность и достоверность выдаваемых врачебной комиссией заключений несет руководитель медицинской организации в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации. 19. Обжалование результатов решений врачебной комиссии (подкомиссий врачебной комиссии) проводится в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

Практическая часть

Женщина 45 лет, попала в автомобильную аварию. По результатам обследования женщина была выписана, с рекомендациями на физиотерапию. Спустя 2 недели к женщине обратился её работодатель, и потребовал выхода на работу, под угрозой увольненья, так как инвалидность не была присвоена, а лист временной нетрудоспособности подошел к концу.

Женщина обратилась к своему семейному врачу, с просьбой назначить ей экспертизу временной нетрудоспособности, так как её состояние ухудшилось, появились боли в шейном и грудном отделах позвоночника. Врачом ей было отказано. Были ли нарушены какие – либо нормативно - правовые акты?

Вывод: Да. Статья 59 ФЗ №323 “Об основах охраны здоровья граждан в РФ ”

Приказ Министерства здравоохранения и медицинской промышленности от 13 января 1995 г. № 5 “О мерах по совершенствованию экспертизы временной нетрудоспособности”

Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 29 июня 2011 г. № 624 н “Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности”.

Заключение:

Врачебно-трудовая экспертиза является органической составной частью лечебно-диагностической работы врача, на которого ложится вся полнота ответственности за правильную экспертизу трудоспособности. Чтобы обеспечить успешное выполнение этих задач, врачи должны постоянно изучать приказы, инструкции и методические письма по вопросам совершенствования врачебно-трудовой экспертизы, повышать свою профессиональную квалификацию.

Во всех случаях врач должен исходить из интересов больного и государства, то есть своевременно освобождать заболевших от работы, помнить, что освобождение от работы нередко имеет решающее значение в лечении и исходе заболевания. Одновременно врач не должен допускать необоснованного освобождения от работы. Он должен постоянно заботиться о снижении заболеваемости с временной утратой трудоспособности и помнить, что снижение, например, средней длительности случая нетрудоспособности только на один день сохраняет миллионы рабочих рук.

Список литературы:

Федеральный закон от 21 ноября 2011 г. № 323 – ФЗ “Об основах охраны здоровья граждан в РФ”.

Приказ Федеральной службы по надзору в сфере здравоохранения и социального развития от 7 июля 2008 г. № 5335 – Пр/08 “ О главных внештатных специалистах – экспертах ”.

Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 23 декабря 2009 г. № 1013 н “Об утверждении классификаций и критериев, используемых при осуществлении медико – социальной экспертизы граждан федеральными государственными учреждениями медико – социальной защиты”.

Приказ Министерства здравоохранения и медицинской промышленности от 13 января 1995 г. № 5 “О мерах по совершенствованию экспертизы временной нетрудоспособности”.

Приказ Минздрава РФ и Фонда социального страхования РФ от 6 октября 1998 г. № 291/167 “Об утверждении Инструкции о порядке осуществления контроля за организацией экспертизы временной нетрудоспособности”

Приказ Фонда социального страхования РФ и Минздрава РФ от 29 января 2004 г. № 18/29 “Об утверждении Инструкции о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения”

Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 29 июня 2011 г. № 624 н “Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности”

Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 21 мая 2002 г. № 154 “О введении формы учета клинико – экспертной работы в лечебно – профилактических учреждениях”.

Приказ Министерства здравоохранения РФ от 24 сентября 2008 г. № 513н “Об организации деятельности врачебной комиссии медицинской организации”

Медицинские организации выдают заболевшим людям листки нетрудоспособности, в которых содержатся сведения о том, на какой срок человек отстраняется от выполнения должностных обязанностей, какова причина заболевания и характер лечения (амбулаторно или стационарно). Учет листков нетрудоспособности необходим для строгой отчетности, а потому они подлежат правильному учету в бухгалтерском учете. Бланки должны храниться в местах, недоступных для посторонних лиц.

Основная информация о листках нетрудоспособности

Порядок учета, хранения и обеспечения ими лечебных организаций закреплен в Инструкции ФСС РФ и Минздрава РФ “О порядке обеспечения листками нетрудоспособности, их учета и хранения” № 18/23 от 29.01.2004 г. При этом поступление в организацию листков от ФСС РФ оформляется накладной в двух экземплярах: первый остается в ФСС, а второй – в лечебном учреждении.

За поступление, выдачу и хранение листков в организации отвечает один сотрудник, который несет полную ответственность за поступающие документы данного рода.

Организация получает необходимый объем листков нетрудоспособности в том объеме, который указывается в отчете-заявке. При этом он не может превышать количества документов, необходимых на один квартал. При этом данные для расчета потребности могут браться из предыдущего аналогичного периода либо рассчитываться арифметически путем исчисления среднего значения по предыдущим четырем кварталам.

Порядок и механизм учета листков

При приеме листков нетрудоспособности и их использовании в дальнейшем они находят отражение в документах двух типов:

Как и любые другие книги бухгалтерского учета, книги поступления и распределения в обязательном порядке должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя медицинского учреждения и скреплены печатью организации.

Необходимо отметить, что в книгах учета какие-либо записи вносятся в хронологическом порядке без пропусков или перемены местами дат. В книге распределения кроме записей о выдаче листков также указываются данные о том, сколько корешков от больничных листков было возвращено лечащим врачом. Переданные отрывные корешки, как и бланки, хранятся в лечебной организации. Срок их сохранности составляет три года.

По истечении этого срока организация имеет право уничтожить корешки, составив акт об уничтожении по законодательно установленной форме. Кроме того, листки временной нетрудоспособности могут попадать в книгу учета испорченных бланков, поскольку эти документы не выбрасываются, а также подлежат ответственному хранению.

К книге дополнительно необходимо составлять опись испорченных бланков с указанием их номеров и серий, ФИО врача и даты передачи на учет. Сохранность испорченных листков исполняется в течение трех лет. По истечении указанного срока учреждение имеет право на их уничтожение, составив при этом акт об уничтожении.

Подводя итог, следует выделить такие важные моменты учета больничных листков, как:

бланки ставятся на бухгалтерский учет в специальной книге поступления бсо;
распределение бланков отражается в специальной книге распределения;
испорченные или исправленные бланки фиксируются в книге учета испорченных листков;
поступление бланков оформляется накладной на поступление, а уничтожение корешков или испорченных бланков после трех лет хранения – актом на уничтожение.

Порядок хранения отчетных бланков

В соответствии с указанной ранее Инструкцией листки временной нетрудоспособности должны храниться в лечебных организациях в несгораемых шкафах, закрывающихся на ключ. Помещения, в которых они находятся, должны надежно закрываться и опечатываться.

Отчетность по листкам нетрудоспособности

По всем операциям с листками временной нетрудоспособности, а также по их корешкам лечебные учреждения обязаны отчитываться перед ФСС. При этом они должны составлять и представлять установленные законодательством формы отчетности.

Во-первых, для получения новых документов лечебные учреждение представляют в государственные органы отчет-заявку не позднее 5-го числа месяца, являющегося последующим после отчетного квартала. С помощью такого отчета-заявки организации отчитываются за бланки, имеющиеся у них в наличии, а также заказывают новые.

Составление отчета данного типа является обязательным по истечении любого квартала вне зависимости от того, нуждается ли учреждение в новых бланках или нет.

Второй формой отчетности является отчет-заявка на следующий календарный год, в котором указывается, какое количество бланков планируется получить от ФСС на следующий год. Этот отчет представляется не позднее 1 февраля текущего года, и, как правило, такие данные будут браться во внимание при выдаче листков в следующем году.

Оба вида отчетов-заявок должны быть оформлены по установленному законодательством образцу, а также подписаны руководителем медицинской организации и ее главным бухгалтером, а также заверены печатью.

Бухгалтерские проводки по учету

Учет листков осуществляется на забалансовом счете 03 “Бланки строгой отчетности”, не предусматривающем принципа двойной записи. Однако для удобства понимания и учета можно воспользоваться данным принципом. При учете листков по временной нетрудоспособности оформляются следующие типовые проводки по забалансовому счету 03 в разрезе аналитических субсчетов:

Проводка	Описание
03/1	Получены от ФСС листки временной нетрудоспособности
03/2	Получены корешки больничных листов от врачей
03/3	Получены испорченные больничные листы от врачей
03/1	Выданы листки временной нетрудоспособности лечащим врачам
03/2	Уничтожены корешки больничных листов
03/3	Уничтожены испорченные больничные листы

Основные ошибки при учете

Ошибки при учете листков по временной нетрудоспособности, как правило, связаны с особенностями их обращения между ФСС и медицинским учреждением, а также при использовании в документообороте в самой лечебной организации. К типичным ошибкам при учете бсо данного типа можно отнести:

несвоевременное составление и представление отчетов-заявок на получение больничных листов от ФСС;
неправильное оформление книги поступления и распределения листков без заполнения необходимых граф;
не использование забалансового счета 03 для учета больничных листов в бухгалтерском учете;
отсутствие описи по испорченным бланкам, а также не внесение записей в книгу учета испорченных бланков;
несвоевременное уничтожение испорченных бланков или корешков от больничных листов;
доступ к бланкам со стороны третьих лиц, не несущих ответственности за использование бланков.

Конкретный пример учета листков нетрудоспособности

Лечебное учреждение АО “Строитель” на основании имеющейся лицензии имеет право выдавать листки нетрудоспособности. В 2015 году оно получило от ФСС РФ бланки листков в количестве 500 шт. В течение года оно выдало 312 листков нетрудоспособности пролечившимся людям.

Врачи сдали 3 испорченных листка нетрудоспособности дополнительно к имеющимся 5 листкам. Всего за год было уничтожено 2 листка в связи с истечением срока их хранения. Кроме того, от врачей поступило 412 корешков листков нетрудоспособности. Изначально хранилось 214, а было уничтожено в течение года 13. В организации на начало года было в наличии 15 листков.

Проводки сформируем в разрезе аналитики, и итоги будут выглядеть следующим образом:

Дебет		Кредит
Кол-во, шт.	Описание	Кол-во, шт.	Описание
Счет 03/1
500	Поступило в организацию	312	Выдано врачам
Осталось – 15 + 500 – 312 = 203
Счет 03/2
412	Поступило корешков от врачей	13	Уничтожено корешков
Осталось – 214 + 412 – 13 = 613
Счет 03/3
3		2
Осталось – 5 +3 – 2 = 6

5 ответов на вопросы по учету листков нетрудоспособности

Вопрос №1. Какие государственные органы имеют право контролировать обращение листков нетрудоспособности в медицинском учреждении.

Естественно, в первую очередь – это ФСС РФ, поскольку именно этот государственный орган является ответственным за выдачу листков в медицинские организации. На основе полученной информации фонд принимает решение о том, целесообразно ли расходуются государственные средства и не имеется ли факта мошеннических действий с листками нетрудоспособности.

Вопрос №2. Какие документы могут быть запрошены у организации при проверке правильности использования листков нетрудоспособности?

При проверке могут запрашиваться стандартные документы: книги учета поступления и распределения бланков, книга уничтожения испорченных бланков или корешков, отчеты-заявки и отчеты по испорченным бланкам. Кроме того, проверяющие органы могут запросить доверенность и приказ на сотрудника, который является ответственным за учет и хранение бланков.

Вопрос №3. Нужно ли вести учет листков, которые выдаются заболевшим людям?

Да, такой журнал также необходимо вести в медицинском учреждении. При этом в журнале проставляются записи о том, какой именно врач выписал больничный лист, указываются ФИО обратившихся за медицинской помощью людей, даты выдачи, номера и серии больничных листов, периоды, на которые они выдаются, а также информация о том, что выданы листки продолжения или же больной человек переведен в другое медицинское учреждение.

Вопрос №4. Достаточно ли вести учет на бумажном носителе?

Современное развитие автоматизации учета предполагает учет листков нетрудоспособности, как на бумажном носителе, так и в электронном виде. При этом ФСС требует установки специально разработанной программы, которая имеет зашифрованные каналы передачи информации. Кроме того, и на бумажных носителях информацию необходимо фиксировать, поскольку она утверждается и подписывается руководителем медицинской организации и ее главным бухгалтером.

Вопрос №5. Кто должен осуществлять уничтожение испорченных бланков больничных листов или корешков?

Для этих целей создается специальная комиссия, в обязанности которой входит не только полное уничтожение указанных документов, но также и формирование записи в книге уничтожения о проведенном мероприятии. При этом комиссия должна уничтожать листки только в присутствии сотрудника, ответственного за получение, выдачу и хранение больничных листков.

Являясь документом строгой финансовой отчетности, бланк листка нетрудоспособности требует особых условий хранения и учета, за нарушение которых клинике может грозить штраф. Разбираем в статье, на что нужно обратить особо внимание.

Хранение листков нетрудоспособности – правовой аспект

Перечень требований к учету и хранению листков нетрудоспособности указан в Инструкции, которая была утверждена приказом ФСС и Минздрава России от 29.01.2004 № 18/29. В этом документе приведены основные параметры, на которые нужно ориентироваться. Перечислим наиболее значимые из них.

Бланки необходимо держать в огнестойком сейфе, подойдет также оцинкованный шкаф или отдельная комната с надежным внутренним или навесным замком. Комнаты, сейфы или шкафы обязательно закрываются на замок и запечатываются – это указано в п.6 соответствующей Инструкции. Для опломбирования помещения нужно использовать свинцовые пломбы или бумажные с печатью предприятия и подписью ответственного лица.

Если при хранении и учете листков трудоспособности клиника была уличена в нарушении Инструкции, будьте готовы к административному штрафу. Для должностных лиц эта сумма равна 5 000-10 000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ), при этом стоит быть готовыми и к ответственности по ст. 14.1, 19.20 КоАП РФ – это уже грозит предприятию лишением лицензии на экспертизу временной нетрудоспособности. Впрочем, все может закончиться только штрафом, при этом для частных клиник сумма составит от 30 000 до 40 000 руб.

ВАЖНО!
Если частная клиника имеет лицензию на такую медицинскую деятельность, как экспертиза временной нетрудоспособности, то она вправе выдавать больничный лист. В соответствии со ст.2 Приказа Минздравсоцразвития РФ № 624н от 29.06.11. выдача больничных осуществляется лицами, организациями, имеющим лицензию на медуслуги по экспертизе временной нетрудоспособности. Никаких ограничений в форме собственности здесь нет.

Учет листков нетрудоспособности

Задача по ведению баланса и систематическому учету всех бланков строгой отчетности, включая бланки листков нетрудоспособности, находится в ведении бухгалтерского отдела. При получении бланков они фиксируются в Книге получения бланков листков нетрудоспособности,

Каждая клиника обязана вести строгий количественный учет этих бланков. Так, приход бланков медорганизация фиксирует в Книге получения бланков листков нетрудоспособности, расход – в Книге распределения бланков листков нетрудоспособности (п.8.2 Инструкции). Сверка данных Книги получения бланков и Книги распределения бланков проводится каждый квартал.

Для ведения учета испорченных бланков листков нетрудоспособности также есть соответствующая Книга – Книга учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности (п. 13). При этом в конце года клинике нужно отправить все данные об испорченных, утерянных и похищенных бланках листков нетрудоспособности в региональное отделение ФСС.

Что касается учета испорченных бланков листков нетрудоспособности, то все испорченные бланки нужно хранить в клинике в отдельной папке с описью, где также перечислены ФИО лечащего врача (в отдельных случаях – фельдшера, стоматолога), дата возможно спустя три года, делает это комиссия, которую формирует руководитель предприятия. Все производится в соответствии с Актом об уничтожении испорченных бланков листков нетрудоспособности.

КСТАТИ!
Среди нарушений в документообороте и учете клиники отсутствие систематического учета бланков строгой отчетности является наиболее частотным нарушением.

Требования к порядку хранения листков нетрудоспособности

В соответствии с требованиями к порядку хранения листки нетрудоспособности прошиваются за верхний левый угол или скрепляются степлером – в таком виде их централизованно и на основании приказа получают все лечащие врачи. При этом корешки бланков, которые были получены ранее, возвращаются и хранятся три года.

Испорченные бланки также остаются в клинике на три года, при этом для них выделяется соответствующая папка с описью. Указывается ФИО лечащего врача, дата сдачи, номер и серия бланка. Эта опись должна соответствовать Книге учета испорченных, утерянных, похищенных бланков.

Книга регистрации листков нетрудоспособности и форма 036/у

Обязательно следите за тем, чтобы в клинике корректно велась Книга регистрации выдачи листков нетрудоспособности, для чего существует специальная форма №036/у, которая была утверждена приказом Минздрава СССР от 04.10.1980 № 1030. В Инструкции она отсутствует, однако приказ Минздрава №130 действителен, соответственно, форма обязательна к использованию. При проверках инспекторы ФСС следят не только за учетом и хранением листков нетрудоспособности, но и за наличием этой формы в клинике.

Выглядит форма 036/у Книги регистрации листков нетрудоспособности так:

Подшивайте листки нетрудоспособности в отдельную папку
Отслеживайте актуальность всех бланков на сайте ФСС в разделе «Информация для работодателей (формы отчетности, бланки)» - «Недействительные бланки листков нетрудоспособности». Недействительными считаются бланки, заявленные как похищенные, но затем выданные незаконным образом
Рекомендуем хранить листки нетрудоспособности хотя бы шесть лет, поскольку это документы по исчислению и уплате страховых взносов (п. 3.4 ст. 23 НК РФ).

Вложенные файлы

Бланк листков нетрудоспособности.xls

Фонд социального страхования Российской Федерации и Министерство здравоохранения Российской Федерации

ПРИКАЗ

от 29.01.2004 № 18/29

Об утверждении инструкции о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности их учета и хранения

В целях совершенствования системы обеспечения бланками листков нетрудоспособности приказываем:

1. Утвердить Инструкцию о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения ().

2. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя председателя Фонда социального страхования Российской Федерации В.В. Линника и заместителя Министра здравоохранения Российской Федерации Р.А. Хальфина.

Председатель Фонда
социального страхования
Российской Федерации
Ю.А.КОСАРЕВ

Министр здравоохранения
Российской Федерации
Ю.Л.ШЕВЧЕНКО

Приложение

УТВЕРЖДЕНО
Приказом
Фонда социального страхования
Российской Федерации
и Министерства здравоохранения
Российской Федерации
от 29 января 2004 г. N 18/29