Формы приказов по предприятию. Распоряжение руководителя: грамотное оформление поставленной задачи

ПРИКАЗ

Об изменении фамилии в учетных документах
В связи с вступлением в брак экономиста планово-экономического отдела Суховой П.П. и сменой фамилии на Ильину,-

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. До 05 марта 2009 г. изменить во всех учетных документах ЗАО «Апрель» фамилию экономиста планово-экономического отдела Суховой Полины Павловны на фамилию Ильина.
2. Настоящий приказ довести до сведения бухгалтерии для внесения изменений в лицевой счет Суховой (Ильиной) и в расчетные документы.

Основание: личное заявление Суховой П.П., копия свидетельства о заключении брака от 15 февраля 2009 г. № 445788123, паспорт 64 55 № 123889.
Генеральный директор Ольховский Р.И.Ольховский

Юрисконсульт Миронов О.И. Миронов
26.02.2009

Главный бухгалтер Шевелева И.Ю. Шевелева
26.02.2009

Начальник отдела кадров Петрова А.М. Петрова
26.02.2009

ОАО «Маяк»

ПРИКАЗ

О назначении комиссии.

В связи с окончанием установки и наладки системы видеонаблюдения,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить инвентаризационную комиссию по проверке наличия и установки имущества и оборудования системы видеонаблюдения в следующем составе:
Председатель комиссии – заместитель директора Сафонов Ю.В.;

члены комиссии – старший администратор Соболев Н.И.,
системный администратор Шишкин А.А.,
кладовщик Коткова М.В.

2. Провести полную инвентаризацию видеооборудования в срок до 20 февраля 2009 года.
3. Ведущему специалисту по электронно-техническому обеспечению Щербакову Ю.И. предоставить акты установки видеооборудования с приложением схем.
4. Результаты проверки доложить актом к 25 февраля 2009 года.
Генеральный директор Ступина М.Ю. Ступина

С приказом ознакомлен:
Подписи лиц, указанных в приказе

Закрытое акционерное общество «Парус»
ЗАО «Парус»

ПРИКАЗ

Об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника

В целях замещения временно отсутствующей работницы - старшего товароведа отдела сбыта Власовой О.Д., находящейся в отпуске по беременности и родам, в порядке статей 602 и 151 Трудового кодекса РФ,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. С 19 февраля 2009 г. и до выхода на работу Власовой О.Д. временное исполнение ее обязанностей, согласно должностной инструкции старшего товароведа, возложить на товароведа того же отдела Токареву Людмилу Алексеевну с ее письменного согласия.
2. Установить, что обязанности временно отсутствующей работницы Токарева Л.А. будет выполнять в пределах своего рабочего времени наряду со своей основной работой.
3. Установить Токаревой Л.А. доплату за временное замещение в размере 5 000 (пяти тысяч) рублей.
4. Уведомить Токареву Л.А., что в случае досрочного отказа от дополнительной работы она должна предупредить об этом генерального директора в письменной форме не позднее, чем за три рабочих дня.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на руководителя отдела
кадров Боровикова А.Ю.

Основание: дополнительное соглашение к трудовому договору от 01 марта 2004 г. № 10.
Приложение: должностная инструкция старшего товароведа

Генеральный директор Малиновский С.Н. Малиновский

Начальник отдела кадров Боровиков А.Ю. Боровиков
12.02.2009

Главный бухгалтер Косарева Г.И. Косарева
12.02.2009

С приказом ознакомлена: Токарева Л.А. Токарева
12.02.2009

Открытое акционерное общество «Турист»
ОАО «Турист»

ПРИКАЗ

Об отзыве из отпуска Гончаровой И.М.

В связи с необходимостью присутствия на работе переводчика Гончаровой И.М. во время
партнерского визита представителей компании Rivera.ltd из Великобритании

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Отозвать из отпуска переводчика Гончарову Ирину Михайловну на срок с 25 марта
по 27 марта 2009 г. включительно.
2. Предоставить Гончаровой И.М. неиспользованную часть отпуска три календарных
дня в любое удобное для нее время или по ее желанию присоединить к отпуску за следующий рабочий год.
3. В связи с отзывом из отпуска внести необходимые сведения в график отпусков от
13 декабря 2008 г. № 1 и в табель учета рабочего времени за март месяц 2009 г.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на руководителя отдела
кадров Устинову Е.Е.

Основание : уведомление Гончаровой И.М. об отзыве из отпуска с ее письменным согласием от 12 марта 2009 г. № 11.

Генеральный директор Воробьев А.В. Воробьев

Начальник отдела кадров Устинова Е.Е. Устинова 20.03.2009

С приказом ознакомлена:
Гончарова И.М.Гончарова

ВАРИАНТ
Открытое акционерное общество «Мария»
ОАО «Мария»

ПРИКАЗ

О перемещении работника в другое структурное подразделение

В целях равномерного распределения производственной загрузки работников и в связи с получением крупного заказа на изготовление автомобильных чехлов от ЗАО «Круиз»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Переместить закройщицу цеха № 1 Петракову Марину Федоровну в цех № 2 без изменения трудовой функции на срок до выполнения заказа.
2. С настоящим приказом ознакомить Петракову М.Ф. под роспись.

Генеральный директор Ступина М.Ю. Ступина

Инспектор по кадрам Романова Л.Б. Романова
05.02.2009

С приказом ознакомлен:
_______________ М.Ф.Петракова

(ОАО «Маяк»)
ПРИКАЗ
19 марта 2009 г. № 17-л/с
Москва
О предоставлении другого дня отдыха
Парамонову Е.Р. в связи с возвращением из командировки в выходной день
В связи с тем, что ведущий инженер опытно-конструкторского отдела Парамонов Е.Р. вернулся из командировки из ООО «Весна» (г. Екатеринбург) в выходной день (в субботу, 17 марта 2009 года в 14:30),
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Предоставить Парамонову Евгению Романовичу вместо 17 марта другой день отдыха (отгул) в течение марта месяца 2009 г. в любой рабочий день по выбору работника.
2. Внести в связи с этим необходимые сведения в табель учета рабочего времени за март месяц 2009года.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на руководителя отдела кадров Славину Д.И.
Основание : командировочное удостоверение от 12.03.2009 № 21 с отметкой о выбытии из 000 «Весна» 17.03.2009, авиационный билет «Екатеринбург-Москва» с отметкой о прибытии в Москву 17.03.2009 в 14:30.
Генеральный директор Таранов Л.Ю. Таранов
Начальник отдела кадров Славина Д.И. Славина
19.03.2009

С приказом ознакомлен:
Парамонов Е.Р. Парамонов
19.03.2009

Открытое акционерное общество «Маяк»
(ОАО «Маяк»)
ПРИКАЗ
«21» февраля 2010 г. № 17-л
г. Самара
О внесении изменений в организационную структуру, численный состав и штатное расписание предприятия
В целях совершенствования организационной структуры, оптимизации численного состава организации, -
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать с 01.06.2010 в ОАО «Маяк» управление организационно-правовой и договорной работы на базе организационного, юридического отделов и группы по работе с заказчиками и подрядчиками. Установить предельную численность состава управления организационно-правовой и договорной работы на 2010 год - 32 должностные единицы, в том числе:
1.1. Администрация управления - 2 штатные единицы.
1.2. Организационный отдел - 10 штатных единиц.
1.3. Юридический отдел -10 штатных единиц.
1.4. Отдел договорной работы - 10 штатных единиц.
2. Начальнику отдела кадров к 01.03.2010 во взаимодействии с председателем аттестационной комиссии организации представить предложения по перемещению работников, указанных в п. 1, структурных подразделений, их доукомплектованию, а также кандидатуры на должности начальника управления и его заместителя. Обратить особое внимание на соблюдение законности при рассмотрении вопросов, связанных с перемещением и в особенности с увольнением работников, должности которых в связи с указанными организационными изменениями подлежат сокращению.
До 01.04.2010 во взаимодействии с заместителем генерального директора по управлению и главным бухгалтером обеспечить внесение необходимых изменений в действующую организационную структуру, численный состав и штатное расписание ОАО «Маяк».
3. Ввести в действие с 01.06.2010 уточненную организационную структуру, численный состав и штатное расписание предприятия (проекты соответствующих документов представлены в приложениях № 1-3 к настоящему Приказу).
4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя генерального директора организации.
Приложение: по тексту, на 8 листах.
Директор личная подпись А. А. Агафонов
Юрисконсульт личная подпись Е. В. Кашина
Начальник отдела кадров личная подпись Д. Е. Жукова

Приказа об утверждении графика отпусков и плана командировок работников предприятия. Открытое акционерное общество «Маяк»
ПРИКАЗ
«17» декабря 2010 г. № 123-л
г. Самара
Об утверждении графика отпусков и плана командировок работников предприятия на 2011 год.
В целях надлежащей организации работы по предоставлению ежегодных оплачиваемых отпусков работникам предприятия, их направлению в служебные командировки, -
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить график отпусков работников ОАО «Маяк» на 2011 год (приложение № 1 к настоящему Приказу).
2. Утвердить план служебных командировок работников организации на 2011 год (приложение № 2 к настоящему Приказу).
3. Начальнику отдела кадров во взаимодействии с заведующим канцелярией до 30.12.2010 обеспечить подготовку выписок из указанных в пп. 1 и 2 настоящего Приказа и их оперативное доведение до сведения начальников структурных подразделений под роспись.
4. Начальникам структурных подразделений довести до сведения подчиненных (в части касающейся) сроки предоставления очередных оплачиваемых отпусков, направления в служебные командировки на 2011 год.
Предложения и ходатайства о внесении изменений в графики отпусков и план командировок, утвержденные на 2011 год настоящим Приказом, направлять в исключительных случаях начальнику отдела кадров не позднее чем за 5 рабочих дней до планируемой даты предоставления отпуска или направления в служебную командировку, а в безотлагательных случаях - немедленно. Иметь в подразделениях резерв работников для направления в служебные командировки взамен заболевших, выбывших и т.п.
5. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя директора организации.
Приложение: по тексту, на 4 листах.
Директор личная подпись А. А. Агафонов
Юрисконсульт личная подпись Е. В. Кашина
Начальник отдела кадров личная подпись Д. Е. Жукова

Вариант

Приказ о подготовке противопожарных мероприятий

Открытое акционерное общество «Маяк»
ПРИКАЗ

г. Самара
О дополнительных мерах по обеспечению пожаробезопасных условий эксплуатации объектов, зданий и сооружений ОАО «Маяк» в летний период 2010 года

В связи с наступлением летнего периода для обеспечения пожаробезопасных условий эксплуатации объектов, зданий и сооружений ОАО «Маяк» согласно Правилам пожарной и технической безопасности в Российской Федерации (ППБ-01-93), -
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Заместителю директора по административно-хозяйственному и материально-техническому обеспечению принять дополнительные меры по созданию и поддержанию пожаробезопасных условий эксплуатации объектов, зданий и сооружений организации в предстоящий летний период. Перечень мер отразить в проекте плана, который после согласования с заинтересованными сторонами представить мне на утверждение к 01.06.2010.
2. Назначить ответственными за обеспечение пожаробезопасных условий эксплуатации объектов, зданий и сооружений ОАО «Маяк» должностных лиц согласно прилагаемой схемы закрепления территории предприятия (приложение № 1 к настоящему Приказу).
3. Должностным лицам, поименованным в приложении № 1 к настоящему Приказу, до 01.06.2010 в пределах участков закрепленных территорий своей властью определить ответственных за обеспечение пожаробезопасных условий эксплуатации в каждом рабочем помещении и на прилегающей к ним вспомогательной (технической, хозяйственной и проч.) территории. Списки ответственных вести в рабочих тетрадях по форме, указанной в приложении № 2 к настоящему Приказу.
Ответственным за обеспечение пожаробезопасных условий эксплуатации в рабочих помещениях и на прилегающей к ним вспомогательной территории:
3.1. Разместить на информационных досках схемы эвакуации на случай пожара, схемы размещения средств пожаротушения, списки пожарных расчетов, инструкции о порядке действий на случай пожара, номера телефонов для вызова пожарной команды.
3.2. Иметь в рабочих помещениях (на прилегающей к ним вспомогательной территории) исправные средства пожаротушения, укомплектованные аптечки, мешки для выноса документов, несгораемые чехлы (кожухи) для укрытия особо ценного имущества и техники.
3.3. До 05.06.2010 провести 2-часовые инструктивно-методические и практические занятия с работниками, выполняющими возложенные на них обязанности, в соответствующих рабочих помещениях и (или) на прилегающей к ним вспомогательной территории. В ходе занятий отработать порядок эвакуации на случай пожара, разъяснить правила применения средств пожаротушения, определить маршруты выноса и места складирования эвакуируемых документов, имущества, техники.
4. Начальнику нештатной пожарной команды предприятия:
4.1. До 25.05.2010 проверить и привести в готовность к применению на случай пожара все имеющиеся средства пожаротушения, противопожарную и пожарно-охранную сигнализацию, при необходимости подать заместителю директора по АХМТО заявку на доукомлектование указанными средствами по форме, указанной в приложении № 3 к настоящему Приказу.
4.2. В период с 25.05 по 05.10.2010 обеспечить действенный, систематический контроль за исправностью систем автоматической пожарной защиты, содержанием в надлежащем состоянии системы противопожарного водоснабжения, наличием и состоянием первичных средств пожаротушения, путей эвакуации и соблюдением противопожарного режима на объектах, в зданиях и сооружениях предприятия.
4.3. До 01.06.2010 проверить наличие и при необходимости разместить на дверях основных и запасных выходов соответствующие указатели, а также таблички с фамилиями ответственных за пожарную безопасность в каждом рабочем помещении (на основании данных, полученных от начальников структурных подразделений).
4.4. До 05.06.2010 провести с составом нештатной пожарной команды 4-х часовую внеплановую тренировку. В ходе тренировки практически отработать основные вопросы наиболее эффективного применения средств пожаротущения, а также порядок взаимодействия с городской пожарной командой.
5. Секретариату во взаимодействии с начальниками структурных подразделений до 05.06.2010 обеспечить распространение среди работников ОАО «Маяк» прилагаемой Памятки о мерах пожарной безопасности (приложение № 4 к настоящему Приказу).
6. На период с 25.05 по 05.10.2010 категорически запретить в рабочих помещениях и на прилегающей к ним вспомогательной территории:
6.1. Курение, за исключением мест, указанных в приложении № 5 к настоящему Приказу.
6.2. Пользование открытым огнем.
6.3. Пользование неисправными нагревательными, осветительными и иными электроприборами (в том числе чайниками, микроволновыми печами, кипятильниками и т. п.).
6.4. Производство сварочных и иных аналогичных работ без соответствующего разрешения главного инженера и начальника нештатной пожарной команды.
6.5. Загромождение выходов из рабочих помещений и маршрутов эвакуации.
6.6. Использование не по предназначению средств пожаротушения.
7. Начальникам структурных подразделений лично и через своих подчиненных ежедневно контролировать соблюдение пожаробезопасных условий эксплуатации в пределах закрепленной территории. Результаты контроля фиксировать в рабочих тетрадях по форме, указанной в приложении № 6 к настоящему Приказу.
Виновных в нарушении пожаробезопасных условий эксплуатации привлекать к ответственности своей властью, а при повторных нарушениях - представлять виновных к привлечению к ответственности властью старших начальников.
8. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя директора по АХМТО.
Приложение: по тексту, на 24 листах.
Директор личная подпись А. А. Агафонов
Юрисконсульт личная подпись Е. В. Кашина
Начальник отдела кадров личная подпись Д. Е. Жукова

Вариант

Приказ об организации контроля за исполнением документов

Открытое акционерное общество «Маяк»
ПРИКАЗ

г. Самара
О дополнительных мерах по организации контроля исполнения документов предприятия

В целях совершенствования документационного обеспечения управления ОАО «Маяк»,-
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Заместителю директора по общим вопросам во взаимодействии с заведующим канцелярией до 15.08.2010 разработать и, по согласовании с заинтересованными сторонами, представить мне на утверждение проект плана дополнительных мер, направленных на оптимизацию системы контроля за исполнением документов в организации. При разработке проекта плана руководствоваться положениями Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по ДОУ (Минтруд РФ, 1995), Типовой инструкцией по делопроизводству (утверждена приказом Минкультуры РФ от 08 ноября 2005 г. № 536), Методическими рекомендациями ВНИИДАД (2007 г.).
В проекте плана предусмотреть:
1.1. Мероприятия по повышению эффективности функционирования системы контроля исполнения документов организации.
1.2. Мероприятия по дополнительной профессиональной подготовке работников ОАО «Маяк», ответственных за осуществлением контроля исполнения документов.
1.3. Мероприятия по материально-техническому, финансовому и иным видам обеспечения для надлежащего функционирования системы контроля исполнения документов.
1.4. Разработку Инструкции по контролю исполнения документов в структурных подразделениях.
1.5. Разработку инструкций для работников, ответственных за организацию систематического контроля исполнения документов (взамен действующей), уделив особое внимание совокупности действий, обеспечивающих своевременное, полное и качественное исполнение документов или предписываемых ими действий.
2. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя директора по общим вопросам.
Директор личная подпись А. А. Агафонов
Юрисконсульт личная подпись Е. В. Кашина

Posted On 26.03.2018

Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем учреждения, организации, предприятия в целях разрешения производственных задач.

В любой организации существуют две группы приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия (создание, изменение масштаба деятельности, ликвидация структурного подразделения, утверждение или изменение положений, инструкций, правил, планов, структуры, назначение комиссий и т.д.).

Приказы разрабатываются по поручению руководителем учреждения, организации, предприятия руководителями структурных подразделений или должностным лицом, к работе которого он будет иметь отношение или деятельность которого связана с его исполнением.

Приказ оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты:

• постоянные реквизиты «единого» бланка:
  • эмблема (03);
  • наименование организации (06);
  • наименование вида документа (08) (ПРИКАЗ);
• переменные реквизиты «единого» бланка:
  • дата (09);
  • регистрационный номер (10);
  • место составления или издания документа (12);
  • заголовок (17);
  • текст (19);
  • отметка о наличии приложения (20);
  • подпись (21);
  • визы (23).

Заголовок приказа (17) отвечает на вопрос «о чем?». Например: О назначении ответственного за работу с обращениями граждан. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится.

Подготовка приказа включает в себя следующие стадии:

Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;

Подготовка проекта приказа;

Согласование проекта;

Подписание руководителем.

Текст приказа состоит из 2 частей:

Констатирующей, в которой дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования может выступать как необходимость реализации намеченных целей и решения задач, поставленных перед предприятием, так и какой-либо нормативный акт – внутренний или изданный вышестоящим органом (например, решение совета директоров, нормативный документ государственных или муниципальных органов). Если предписываемые действия не нуждаются в пояснении, констатирующую часть можно не приводить;

Распорядительной, в которой содержатся поручения. Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое указывается прописными буквами всегда на отдельной строке от границы левого поля.

Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Каждый пункт должен отвечать на вопросы «кому? что? когда сделать?». В качестве ответа на вопрос «кому?» указывают должность (в дательном падеже), фамилию (в дательном падеже), инициалы исполнителя. Например:

1. Коммерческому директору Иванову И.И….

Если поручение дается нескольким исполнителям, имеющим одинаковую должность, то после обобщенного наименования должности в скобках перечисляются фамилии исполнителей (в дательном падеже) и их инициалы.

Например:

1. Начальникам отделов (Иванову И.И., Петрову П.П., Сидорову С.С.)…

В качестве исполнителей в приказе указывают только заместителей первого лица или руководителей структурных подразделений.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме, например: подготовить, обеспечить /организовать, разработать и представить на рассмотрение (если проект должен быть подписан) или… на утверждение (если документ подлежит утверждению).

Срок исполнения поручения фиксируется только тремя парами арабских цифр.

Например: Срок 20.07.2010 или… до 20.07.2010 или… к 20.07.2010.

Пункт приказа может быть разделен на подпункты, если: одному исполнителю дается несколько поручений; нескольким исполнителям установлен общий срок исполнения; поручение, данное нескольким исполнителям, формулируется одинаково.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Например:

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по производству Иванова Г.И.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

В качестве контролеров должны указываться лица, чей должностной ранг выше должностного ранга исполнителей.

Если приказом утверждаются или вводятся в действие нормативные документы, то в распорядительной части могут не указываться исполнители, сроки исполнения и контролеры. Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить инструкцию по делопроизводству.
2. Ввести в действие инструкцию с 15.11.2010

Если исполнителю дается постоянное поручение, то вместо срока указывают периодичность его выполнения. Например:

1…. обеспечить представление еженедельной сводки….

Приказ вступает в силу с момента подписания.

Формулировки приказа должны быть исчерпывающе точными, конкретными, не допускающими различных толкований. Не допускается использование глаголов «повысить», «улучшить», «активизировать», «усилить», «обратить внимание», прилагательного «необходимое» и языковых конструкций типа «если…, то…», «тогда, когда…».

Тема: «Внутренние документы управления: приказы по основной деятельности и по личному составу»

Предыдущая1234567Следующая

Цель: Изучить порядок составления и состав реквизитов распорядительных (директивных) документов организации. Научиться использовать в приказах стандартные формулировки.

Задание:

1.Используя приведенный ниже теоретический материал составить:

1) Приказ по основной деятельности;

2) Приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении)

2. При подготовке к защите ответить на следующие вопросы:

• Назовите виды распорядительных документов и укажите особенности их составления и оформления.
• Какие существуют виды приказов?
• В каких случаях оформляется приказ?
• Какие реквизиты обязательно должны быть в приказе по основной деятельности?
• Какая дата ставится на приказе и считается датой приказа?
• Почему приказы по личному составу выделяются в отдельную группу?
• Какая информация обязательно должна быть в приказе о приёме на работу?
• Назовите обязательные реквизиты приказа.
• Кто визирует распорядительные документы (конкретно для каждого документа)?

Теоретический материал, необходимый для выполнения и защиты лабораторной работы

Приказ - наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением.

Приказы по основной деятельности

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух час-тей: констатирующей и распорядительной. Приказы могут изда-ваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управле-ния. В инициативных приказах в констатирующей части излагают-ся цели и задачи предписываемых приказом управленческих дей-ствий, дается объяснение необходимости издания приказа. В при-казах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит на-звание вида документа, автора, дату, номер и заголовок этого до-кумента. Если предписываемое действие не нуждается в разъясне-нии, констатирующая часть может не составляться.

В констатирующей части указываются основания изданияприказа. Такими основаниями могут быть:

§ нормативные документы вышестоящих и контролирующих органов: законы, указы государственной власти, постановления правительства, министерства, налоговой инспекции и др.;

§ решения коллегиальных органов учреждения, общих собраний;

§ производственная необходимость.

Примеры констатирующей части текста приказа:

§ На основании постановления правительства № 76 от 20.04.2000 г. «О работе в праздничные дни»…

§ На основании решения профсоюзной конференции трудового коллектива от 12.05.2000 г….

§ В связи с производственной необходимостью и на основании служебной записки начальника отдела метрологии…

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца). Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (им может быть организация, струк-турное подразделение или отдельное должностное лицо).

Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.). Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В от-дельном (как правило, последнем) пункте приказа называются лица, на которых возло-жен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на…».

В случае, если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указы-вается: «Приказ от 00.00.00 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то в этой надписи указываются соответствующие пункты.

Структура приказа по основной деятельности:

Наименование предприятия

ПРИКАЗ

Дата №__

Заголовок к тексту

(не более двух строк)

ТЕКСТ: Констатирующая часть

ПРИКАЗЫВАЮ:

Распорядительная часть (кому, что сделать и в какой срок)

Должность руководителя Подпись И.О. Фамилия

Визы

Проект приказа внес

должность И.О. Фамилия

В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юрисконсультом, который, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим нормативным, законодательным и распорядительным актам.

Приказ вступает в силу с момента его подписания ирегист-рации, которая проводится отдельно от других документов. Ре-гистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.

Для обеспечения юридической силы документа приказ должен содержать следующие реквизиты: название предприятия, название документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Дата и номер присваиваются приказу в день подписания его руководителем. Все приказы имеют сквозную нумерацию, начиная от начала года.

Приказы по личному составу

Приказ по личному составу обязательно издается при возникновении, изменении или прекращении трудовых отношений между работником и организацией.

Приказы по личному составу ведутся отдельно от приказов по основной деятельности и имеют собственную нумерацию. В связи с этим, на предприятии в течение календарного года будут две группы приказов с одинаковыми номерами. Для исключения путаницы на приказах по личному составу рядом с порядковым номером с начала календарного года добавляется индекс, «л/с» что означает «личный состав». Приказы по личному составу могут касаться одного сотрудника (простые приказы) или нескольких (сложные приказы).

Заголовок приказа имеет стандартный вид:

• О приеме на работу Фамилия И.О.
• Об увольнении Фамилия И.О.
• О направлении в командировку.
• Об изменении штатов (если приказ касается нескольких сотрудников).

Текст приказа по личному составу также состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части текста приказа могут быть указаны причины его издания, например нарушение условий контракта, проведение аттестации работника и т. д. Распорядительная часть приказа начинается со слов «ПРИНЯТЬ», «НАЗНАЧИТЬ» «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ», «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК», «КОМАНДИРОВАТЬ» и других, которые печатаются на отдельной строке от левого края.

Однако, чаще всего, констатирующая часть текста опускается и текст состоит только из распорядительной части.

После этого на следующей строке записывается фамилия, имя, отчество работника полностью, должность, дата приема (перевода, увольнения), статья ТК (в случае увольнения). После текста приказа указывается основание издания приказа. Основанием может быть личное заявление, трудовой контракт.

Если приказ составляется на нескольких сотрудников, то он оформляется в виде отдельных пунктов по каждому сотруднику. Приказы по личному составу визируются юристом предприятия или работником, в обязанности которого входит работа с персоналом.

Приказы доводятся до сведения работника под расписку, которая располагается ниже подписи руководителя и виз и начинается с фразы «С приказом ознакомлен».

Приказы по личному составу унифицированы и для каждого случая (приема на работу, перевода или увольнения) разработаны специальные формы, которые заполняются на предприятии. Образцы форм приказов о приеме на работу и об увольнении приведены далее.

Унифицированная форма № Т-1

Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

(распоряжение)

Предыдущая1234567Следующая

Приказы: основные виды и особенности оформления

Очень часто на практике возникает потребность внести в уже изданный и действующий приказ определенные изменения. Данный вопрос напрямую пересекается с еще одной темой - как оформлять приказ об отмене приказа. О правилах составления и оформления приказов по основной деятельности и процессах по их согласованию и регистрации уже было детально написано в предыдущих статьях. Сейчас остановимся более подробно на содержании документа такого рода. Ниже по тексту вы сможете ознакомиться с образцами и примерами приказа об изменении приказа.

Приказ об изменении другого приказа должен содержать сведения следующего характера:

• причины и основания, в связи с которыми требуется внести изменения;
• данные о приказе, который подлежит изменению, а именно: дата, номер, заголовок и ссылка на конкретные пункты (пункт);
• если необходимо, то следует указать предписываемые обязанности и должностных лиц, структурные подразделения организации;
• иногда, если требуется, ссылаются на приказ, который отменяется, или его отдельные положения;
• возложение обязанности по контролю за надлежащим исполнением приказа указывается в случае необходимости, но не обязательно.

Ниже вашему вниманию представлены конкретные примеры. Первый - о том, как редактировать какое-либо положение или инструкцию, ранее утвержденную приказом. С точки зрения делопроизводства правильно будет изменить отдельные пункты, а не переутверждать весь документ заново.

Приказ об изменении приказа об утверждении какого-либо документа

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «РОМАШКА»

(ЗАО «Ромашка»)

ПРИКАЗ

О внесении изменений в приказ ЗАО «Ромашка» от 11.03.2013 № 17 «Об утверждении Инструкции по вопросам делопроизводства»

В целях совершенствования процессов делопроизводства в компании

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в Инструкцию по делопроизводству, утвержденную приказом ЗАО «Ромашка» от 11.03.2013 № 17 следующие изменения:

Оформляем приказ по новым правилам

пункт 4.1 дополнить предложением следующего содержания:

«Если документ оформляется на одном листе, то допустимо проставление виз на отдельном листе согласования»;

1.2. из пятого абзаца пункта 3.1 исключить фразу «но не реже 2 раз в месяц»;

1.3. добавить пункт 5.9, имеющий следующее содержание:

Организационным обеспечением комиссии занимается общий отдел»;

1.5. пункт 10.1 изменить и оставить в следующей редакции:

Использование электронной почты только в качестве резервного канала»;

1.6. во всем тексте слово «НДУ» заменить словом «УКНУ».

2. Контроль за надлежащим и своевременным исполнением приказа оставляю за собой.

Именно в таком порядке надлежит вносить изменения в документацию, утверждаемую приказами. В данном примере все обобщено, на практике такое количество поправок одновременно встречается достаточно редко. Иногда вникнуть в суть изменений, которые необходимо внести в соответствии с приказом, удается не сразу.

В этом случае алгоритм действий должен быть следующий: в документ, подлежащий изменению, одновременно вносят все коррективы (изменяют, удаляют, дополняют и т.д.) в соответствии с приказом, касающемся внесения изменений в приказ. После внесения корректировки на измененном документе после «Утверждено приказом от (дата) № (номер)» ставят отметку следующего содержания: «в редакции приказа (нескольких приказов) от (дата) № (номер)». Такое оформление является грамотным и соответствует правилам.

Следующий пример - это образец приказа, регламентирующего изменения штатного расписания. Внешнее оформление аналогично первому примеру, поэтому приведем только содержание основной части.

На основании служебной записки руководителя отдела статистики от 27.10.2013 № 15-56/89

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить и ввести в действие с 01.11.2013 приложенный перечень дополнений в штатное расписание, утвержденное приказом ЗАО «Мастерок» от 23.03.2013 № 21 «Об утверждении штатного расписания».
2. На руководителя отдела кадров П.С. Быстрыкину возложить обязанности по контролю за надлежащим исполнением данного приказа.

Изменения в распоряжение вносится по аналогичной схеме с заменой слова «ПРИКАЗ» на «РАСПОРЯЖЕНИЕ».

Ниже представлен образец, как вносить изменения в распоряжение в случае увольнения или приема на работу новых сотрудников.

В связи с изменениями в кадровом составе в ООО «Август»

ОБЯЗЫВАЮ:

В п. 1 распоряжения ООО «Август» от 11.02.2014 № 85 «Об оказании социальной благотворительной поддержки детям с ограниченными возможностями» внести изменения:

из состава совета по благотворительности исключить Петренко М.М. и включить в состав Васильева Д.Г.

Используя в своей работе образцы, приведенные нами, вы значительно упростите процесс составления документации на своем предприятии.

Консультация юриста

Приказ - это правовой акт руководителя организации или его заместителей, содержащий обязательные поручения для подчиненных структурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников.

Приказы подразделяются на три группы, в каждой из которых целью издания документа является:

1. По организационным вопросам:

• создание, ликвидация или реорганизация предприятия, учреждения, организации в целом или отдельных структурных подразделений;
• образование коллегиальных или совещательных органов (советов, комиссий и т. п.);
• утверждение организационной структуры управления, штатного расписания и их корректировку;
• координация работы всех звеньев системы управления организации, предприятия, фирмы (разграничение полномочий между должностными лицами, предоставление права подписания документов и т. д.);
• утверждение и введение в действие организационно-методических документов (положений, уставов, инструкций, регламентов и др.).

2. По основной производственной деятельности:

• обеспечение и регулирование порядка финансирования деятельности организации;
• обеспечение материалами, оборудованием, помещениями для эффективной работы организации;
• формирование и осуществление научно-технической политики;
• обеспечение выпуска качественной продукции;
• подведение итогов работы организации, оформление результатов проверок, ревизий;
• решение других вопросов, вытекающих из отраслевой и иной специфики организации.

3. По личному составу (кадрам) организации:

• обеспечение отбора и приема на работу персонала;
• создание условий обучения и служебно-профессионального продвижения персонала;
• оформление перевода на другую работу;
• оформление командированных работников;
• оформление поощрений работников и наложения взысканий;
• оформление высвобождения (увольнения) работников;
• решение ряда социальных вопросов (гарантии беременным женщинам, дополнительные отпуска, охрана труда и др.)

Текст приказа должен быть написан грамотно, состоять из простых предложений, быть терминологически точным, с использованием «стандартных» словосочетаний и клише, свойственных официально-деловому стилю. Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не включать бессодержательных поручений типа «обратить внимание», «усилить контроль» и т. п.

Наименования органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений, упоминаемых в тексте, должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их написанием. Повторные приказы по одному и тому же вопросу допускаются как исключение с соответствующими организационными и административными выводами.

Приказы по основной деятельности оформляются на специальном бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ.

После составления текста приказ согласовывают с должностными лицами.

Образец написания приказа: как правильно составить

Согласование оформляется в виде визы. Визируют его: начальник отдела, подготовившего приказ, руководители других заинтересованных подразделений, а также юрисконсульт – по вопросам увольнения, перевода, наложения взысканий; бухгалтер – по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления отпуска, вызова из отпуска, премирования; профком – по вопросам увольнения, объявления благодарности, наложения взыскания.

Визы проставляют на первом экземпляре проекта приказа. Тщательно выверенный (проверяются цифровые данные. фамилии, названия подразделений) и завизированный первый экземпляр приказа, напечатанный на общем бланке, подписывается руководителем или его заместителем. С момента его подписания приказ вступает в силу (если в тексте не указан другой срок введения его в действие).

С приказом должны быть ознакомлены все поименованные в нем лица. На экземпляре, который идет в дело, на нижнем поле документа или на обороте листа или на отдельном листе сотрудник пишет «с приказом ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления.

Виды приказов:

Все остальные варианты приказов на сайте.

Среди внутренней документации компании приказы по основной деятельности составляют основную часть. О том, как правильно их оформить, и что они собой представляют, – прямо сейчас.

Из названия следует, что данные приказы связаны с основной, т.е. текущей деятельностью компании. Определяют их как все те документы, которые остаются после отсеивания таких видов, как:

1. Приказы по личному составу – это вся внутренняя документация, которая связана с отражением трудовых отношений как с каждым сотрудником, так и с коллективом в целом. К ПЛС относятся нормативные документы фирмы, регулирующие:

• прием и увольнение с работы;
• премирование;
• взыскания;
• дисциплинарные наказания;
• отправка в текущий и внеплановый отпуск;
• командировки и т.п.

1. Приказы, регулирующие отношения в сфере административно-хозяйственной деятельности фирмы (ПАД). Сюда относятся документы, в которых содержатся указания по использованию собственности компании, материальному обеспечению, охране объекта – т.е. все задачи, касающиеся материальной стороны работы и управления фирмой.

Таким образом, приказы, касающиеся основной деятельности фирмы (ПОД), содержат самую разнообразную группу документов, которая в свою очередь разделяется на 8 подгрупп:

1. Структурные – они касаются регулировки внутренней иерархии в компании, ее структуре как единой системы. В основном такие документы регулируют образование и прекращение работы филиалов, обособленных подразделений, создания и ликвидации новых отделов или отдельных групп в пределах уже существующих отделов. Также к этой группе относятся приказы в связи с поглощением компанией более мелких фирм или в связи со слиянием с более крупными компаниями. Таким образом, если юридическое лицо имеет небольшое количество штатных работников и не имеет своих филиалов, то его структурные виды деятельности практически отсутствуют .
2. Нормативные – по сути, это все внутренние документы, которые имеют регламентирующий характер: внутреннее законодательство фирмы . Именно здесь прописывается режим работы, распорядок дня, основания для премирования, принципы оплаты труда, инструкции для каждого конкретного сотрудника и т.п. В этой связи не стоит путать их с ПЛС: например, само положение о премировании – это ПОД, а приказ о премировании конкретного работника – это ПЛС.
3. Организационные близки к нормативным, но они содержат не сами нормы работы компании, а описывают конкретные задачи , которые стоят перед отдельными сотрудниками, отделами или всем штатом в данный момент. Например, руководство заявляет о переходе на сменный график работы целого отдела, вводит новое штатное расписание или объявляет о создании комиссии, которая будет расследовать несчастный случай и т.п.
4. Надзорные регламентируют очередные плановые или внеплановые проверки , имеющие целью контроль работы отдела или всей фирмы, а также проведение переаттестации, сдачу годовой бухгалтерской отчетности, организацию инвентаризации и т.п.
5. Отчетные – очень важная подгруппа ПОД: именно эти документы интересуют проверяющие органы прежде всего. В эту категорию входят все виды отчетности – не только финансово-экономического характера (бухгалтерские), но аналитические сводки, отчеты по выполнению планов отделами с приложениями, поясняющими план на аналогичный период в будущем, а также статистические отчеты (на крупных предприятиях).
6. Финансовые приказы – это не бухгалтерские документы, а те приказы, которые намечают финансовую стратегию, планы продаж на будущий обозримый период, анализ финансовых рисков развития в той нише, где находится компания и т.п. Т.е. сюда относятся все документы, которые описывают финансовые планы руководства на конкретный период .
7. Обеспечительные приказы – все документы, которые касаются вопросов материального снабжения деятельности компании: от закупок расходных материалов до приобретения необходимого сырья, офисной техники и т.п.
8. Информационные – самая разнообразная подгруппа, которая по сути включает в себя все документы, не вошедшие в предыдущие 7 групп . Обычно это нормативные приказы, регулирующие регистрацию документооборота, помещение дела в архив, особенности оформления внутренних бумаг и т.п.

Таким образом, приказы, регулирующие основную деятельность фирмы, – это группа документов, которые условно объединены в одну категорию. Выделение связано по методу «от противного» – все, что не вошло в ПЛС и ПАД, причисляют к ПОД. Самые распространенные документы в этой категории, которые встречаются в любой компании, следующие:

• об учреждении штатного расписания, его корректировке или полном изменении;
• о введении порядка работы каждого сотрудника: режим, рабочие часы, количество смен, время для регламентированного перерыва и т.п.;
• о введении в действие любого локального акта в компании, например, правила безопасности труда на том или ином объекте, положение о премировании и т.п.;
• об инвентаризации всех имущественных объектов компании с установлением порядка проведения инвентаризации, полного перечня номенклатуры с номерами и т.п.;
• о введении в действие графика текущих отпусков каждого сотрудника;
• о порядке работы комиссии, организованной для расследования обстоятельств несчастного случая.

Приказы по основным видам деятельности хранятся в организации бессрочно, в то время как по личному составу, а также административно-хозяйственные – в течение 5 лет. Поэтому в содержании одного документа лучше не смешивать разные вопросы – тогда придется хранить слишком много фактически ненужных бумаг.

Как правильно оформить документ: пошаговая инструкция

Пример такого документа представлен на рисунке.

Структура приказа вне зависимости от вида основной деятельности компании, которую он регулирует, одинакова:

1. Полное название организации – здесь нужно указать не только аббревиатуру, но и оригинальное название. Все реквизиты, контакты и прочие сведения о фирме прописывать не следует, поскольку приказ предназначен только для внутреннего использования в компании.
2. Наименование, т.е. собственно «Приказ». Лучше сделать все буквы прописными и разместить в середине – как и в большинстве аналогичных документов.
3. Реквизиты документа, т.е. дата издания/вступления в силу (иногда это разные дни), номер (согласно единым правилам внутренней нумерации), место издания (это актуально для крупных компаний, у которых есть местные структурные подразделения и филиалы). Рядом с номером документа можно поставить обозначение ОД, которое причисляет приказ к регулирующим основную деятельность. Делать это необязательно, хотя в целях удобства рекомендуется всегда применять соответствующую маркировку каждой бумаги.
4. Собственно тема приказа, которая одновременно служит главным заголовком, предваряющим весь текст.
5. Основание для введения поправки или новой нормы: «В связи с оптимизацией», «Во исполнение приказа» (т.е. ссылка на решение вышестоящего органа управления компании или конкретного должностного лица), «В целях приведения системы или отдельных элементов в соответствие с ГОСТ (или другого нормативного документа)», «В связи с производственной необходимостью» и т.п.
6. Слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
7. Собственно описание приказа и приведение ответственных лиц (ФИО и должности) за его исполнение. Бывают и случаи, когда конкретных ответственных нет, поскольку изменение достаточно масштабное и касается всего коллектива в целом. Тогда прописывается, что сам директор оставляет контроль исполнения за собой.
8. ФИО, подпись уполномоченного лица. Здесь следует обратиться внимание, что печать организации на приказе не ставится – это внутренний документ, поэтому одной подписи считается достаточным, что он действительно вышел официально от имени компании. Т.е. приказ по основному виду деятельности действует только на основании подписи директора.

Таким образом, по сути такой приказ состоит из всех разделов, типичных для этого вида документов:

1. Реквизиты, наименование фирмы (вводная часть).
2. Констатирующая (описательная) часть, к которой приводится заглавие (т.е. какую сторону отношений регулирует приказ) и основание для введения нововведения: «В целях совершенствования…».
3. Собственно распорядительная часть, которая следует после слова «ПРИКАЗЫВАЮ». Именно здесь описываются нововведения, срок их исполнения и должностные лица, которые несут ответственность за реализацию идеи.
4. Приложения – при необходимости вынести крупную информацию – номенклатуру, пофамильные списки, другие большие блоки за пределы текста приказа. Все приложения нумеруются (если их будет несколько) и являются неотъемлемой частью приказа.

Любой ПОД вне зависимости от назначения имеет оборотную сторону; на ней приводятся должности и ФИО сотрудников:

1. С которыми согласована редакция документа.
2. Которые должны быть ознакомлены с ним под подпись.
3. Который составил сам приказ. В крупных компаниях генеральный директор даже физически не может ознакомиться и тем более разработать весь поток документов, в которых нуждается фирма. Поэтому он делегирует часть своих полномочий доверенному лицу – другому сотруднику. Чаще всего это заместитель.

Для ПОД существует специальный журнал, в котором регистрируются только эти приказы. Он имеет одноименное название – журнал регистрации приказов по основной деятельности.

Как правило, это 64-страничная брошюра формата А4 в картонной обложке, стилизованной под архивные документы (золотистого цвета). Левый край немного больше, как и в случае со всеми другими документами – поле используется для создания отверстий для подшивания в архив.

Записи в этот документ заносятся по стандартной форме, как показано на образце.

Номера всегда ставятся по порядку. Особое внимание следует обратить на поля «дата» и «название документа» – ошибки здесь недопустимы и с точки зрения удобства нахождения, и в плане проверок представителями разных органов. Также следует учесть, что названия приказов следует делать по возможности краткими , чтобы потом можно было легко отыскать их среди множества подобных бумаг.

Регистрировать документ нужно сразу после его подписания, потому что именно этот факт подтверждает юридическую силу приказа. Если же бумага вышла, но не зарегистрирована, формально она не существует, как можно понять из ГОСТ Р 51141-98 (там описывается, что именно регистрация фиксирует факт создания приказа).

Журнал регистрации ведется в течение календарного года. При этом на каждый год в обязательном порядке заводится новый журнал вне зависимости от состояния наполнения книги. Если в одном экземпляре места уже не осталось (что бывает только в случае с крупными организациями), заводится продолжение журнала, на котором указывается «Часть 2».

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. ПОД и ПЛС всегда регистрируются как отдельные документы – т.е. в содержании оного приказа не может быть элементов другого. Вместе с тем ПОД и ПАД могут быть объединены в один документ на усмотрение должностных лиц фирмы.

Как хранятся ПОД

Несмотря на то, что организация обязана хранить все ПОД, вне зависимости от срока давности, допускается отправить на длительное хранение те документы, к которым нет необходимости обращаться в текущей деятельности.

Порядок в данном случае достаточно прост:

1. В конце каждого календарного года уполномоченные сотрудники оценивают, нужно ли будет обращаться к приказу или фактически он утратил актуальность.
2. Все документы, утратившие силу, отправляются в специальное хранилище или передаются в архив.
3. Об этом факте составляется информационный приказ по основному виду деятельности, который как обычно регистрируется в журнале.

Примеры распространенных видов приказов 2019 г.

1. О вступлении в должность директора (генерального директора, начальника филиала и т.п.).
2. Об утверждении штатного расписания (введении нового, поправок к старому, учреждении в 1 раз).
3. О передаче функций (на примере сотрудника, осуществляющего кадровое делопроизводство).
4. Об учреждении, поправках или введении новой редакции документа «Правила внутреннего трудового распорядка».
5. О графике работы компании в отдельные периоды (например, во время майских праздников).
6. О регламенте действий всех сотрудников в случае обнаружения пожара.
7. О запрещении курения.
8. О назначении ответственного (на примере лица, отвечающего за пожарную безопасность).
9. О передаче права подписи (на примере права подписи во всех кадровых документах).
10. О досрочном прекращении исполнения обязанностей руководителем.

В сложившейся системе делопроизводства принято выделять 3 большие группы распорядительных документов:

• приказы по основной деятельности;
• приказы по личному составу;
• приказы по административно-хозяйственным вопросам.

Приказ по основной деятельности издается руководящим лицом и служит для обеспечения основной и оперативной деятельности компании. Данные приказы выпускаются в целях реализации принимаемых управленческих решений и ведутся отдельно от приказов иных групп.

Можно обозначить основной критерий отнесения распорядительного документа именно к рассматриваемой группе приказов: в его содержании отражена основная (производственная) деятельность организации согласно положениям учредительной документации (устава и т. д.).

Приказы же по личному составу отражают все стороны трудовых правоотношений между работником и работодателем (вопросы трудоустройства и увольнения, командировок, перевода на другую должность, дисциплинарных взысканий и т. д.), а приказы по административно-хозяйственным вопросам связаны с решением таких задач, как:

• соблюдение внутриорганизационных регламентов деятельности;
• эксплуатация зданий и помещений;
• транспортное обслуживание;
• создание и обеспечение функционирования внутренней связи;
• вопросы безопасности (см. пп. 773-893 Перечня типовых управленческих архивных документов…, утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, далее — перечень № 558).

Таким образом, зная тематику распорядительной документации, относимой к приказам по личному составу и административно-хозяйственной деятельности, можно методом от противного выделить в массиве всех издаваемых приказов группу именно по основной деятельности организации.

Перечень приказов по основной деятельности (примеры)

Основным нормативным документом, регламентирующим принципы систематизации распорядительных документов, содержащим также указания о сроках хранения приказов в зависимости от их групповой принадлежности, является перечень № 558 (см. п. 1.2 указаний по применению перечня № 558).

Перечислить не только все виды приказов по основной деятельности организации, но и общие тематические группы не представляется возможным в связи с тем, что производственная деятельность в каждой организации обладает собственной спецификой.

Руководствуясь положениями перечня № 558, в качестве примера можно обозначить следующие тематические группы приказов по основной деятельности:

• об определении структуры организации и ее изменении;
• введении, утверждении и изменении локальной документации (инструкций, правил, распорядков и т. д.);
• определении штатного расписания и его изменениях;
• организации новых филиалов, представительств и упразднении существующих;
• создании коллегиальных и совещательных, контрольных (ревизионных), научных, экспертных, методических, консультативных органов;
• утверждении планов развития деятельности;
• осуществлении контроля за текущей деятельностью предприятия;
• определении финансовой политики организации;
• определении научно-технической политики деятельности;
• установлении режима функционирования предприятия и внесении изменений в него;
• принятии регламента проведения конкурсов на замещение вакантных должностей, организации воинского учета, комплекса мероприятий по гражданской обороне, охране труда и т. д.

Вопреки распространенному ошибочному мнению, к приказам по основной деятельности (а не по личному составу) также относится распорядительная документация о назначении руководителя и главного бухгалтера организации (см. п. 1 ст. 40 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ).

Нумерация приказов по основной деятельности предприятия

Существует практика деления данных документов на подгруппы по тематике. Однако это удобно далеко не всегда, т. к. регистрационные номера приказам по основной деятельности обычно присваиваются в порядке их поступления в течение календарного года. Как правило, к порядковому номеру такого приказа не добавляются буквенные индексы, но в зависимости от устоявшегося в конкретной организации документооборота возможен и такой вариант (см. также статью «Правила нумерации приказов в кадровом делопроизводстве»).

Стоит отметить, что указанная выше практика нумерации носит исключительно рекомендательный характер. Ранее согласно п. 2.7.1.3 Типовой инструкции по делопроизводству…, утвержденной приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005 № 536 (утратил силу), правило нумерации приказов в течение календарного года носило императивный характер, но теперь правовой основы для нумерации не существует.

При этом упомянутые правила продолжают использоваться и сегодня в связи с удобством применения в учете документов, в т. ч. при ведении журнала регистрации (подробную информацию по ведению журнала регистрации таких приказов вы найдете в нашей статье «Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности»).

Особенности соблюдения сроков хранения приказов по основной деятельности

Важно! Распорядительная документация, относящаяся к приказам по основной деятельности, подлежит постоянному хранению.

В указаниях по применению перечня № 558 даны следующие разъяснения по вопросам хранения таких документов.

Документы, имеющие соответствующую отметку о необходимости их постоянного хранения (к ним относятся все документы по основной деятельности) в общем случае должны быть переданы организацией в соответствующий государственный (муниципальный) архив для последующего постоянного хранения (см. п. 3.3.1 указаний по применению перечня № 558).

Однако существуют организации, которые не выступают в качестве источников комплектования госархивов (см. приложение 3 к Методическим рекомендациям…, согласованным ЦЭПК при Росархиве 30.10.2012). Такие организации должны хранить приказы по основной деятельности до ликвидации самой организации. Далее проводится экспертиза и отбор необходимой документации с целью ее передачи на постоянное хранение в регламентированном порядке (см. п. 6.2 приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

В случае реорганизации предприятия с передачей функций вновь созданной или иной организации все архивные документы должны быть переданы последней в порядке правопреемства и включены в ее архивный фонд. Документы постоянного хранения (в т. ч. распорядительная документация по основной деятельности) и по личному составу ликвидированных организаций должны передаваться в надлежащем состоянии на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив (п. 2.7 приказа № 526).

Как правильно оформлять приказ по основной деятельности (образец)

Оформление приказа по основной деятельности производится по тем же правилам, что и прочей распорядительной документации.

Структура документа может быть следующей:

• дата издания;
• регистрационный номер;
• место (населенный пункт) составления или издания документа;
• наименование документа (например, «Приказ о возложении обязанностей по ведению бухгалтерского учета…»);
• основное содержание приказа;
• список приложений (при наличии);
• подпись руководителя;
• визы.

Приказ должен быть напечатан на фирменном бланке организации либо из его текста должно быть однозначно понятно, в отношении какой организации он издается.

При составлении бланка приказа для определения перечня необходимых реквизитов и схемы их грамотного размещения на бланке можно использовать постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст. Требования указанного постановления являются рекомендуемыми.

При необходимости применения унифицированных форм следует воспользоваться также Общероссийским классификатором управленческой документации, утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299.

Ответственность за несоблюдение правил хранения приказов

В общем случае за нарушение регламента хранения архивных документов соответствующее лицо может быть привлечено к административной ответственности в форме предупреждения или штрафа:

• для граждан — от 100 до 300 руб.;
• для должностных лиц — от 300 до 500 руб. (см. ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ).

Отдельно ст. 13.25 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за аналогичные нарушения для акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью в форме штрафа:

• для должностного лица — от 2 500 до 5 000 руб.;
• для организации — от 200 000 до 300 000 руб.

Должностное лицо может быть привлечено за нарушение порядка хранения документации к дисциплинарному взысканию. Вместе с тем в должностной инструкции работника или его трудовом договоре должно быть указано, за ведение и хранение какой конкретно документации на него возлагается ответственность.

Так, например, суд не посчитал правомерным привлечение к дисциплинарному взысканию сотрудницы за утрату приказов по основной деятельности организации, т. к. в ее должностной инструкции была указана иная группа распорядительных документов — приказы по личному составу (см. определение ВС Республики Коми от 09.12.2013 по делу № 33-6244/2013).

Итак, приказы по основной деятельности организации подлежат постоянному хранению. За нарушение этого требования как должностное лицо, так и сама организация могут быть привлечены к административной ответственности.

Четкого ответа на вопрос, какие это приказы - приказы по основной деятельности, дать нельзя, т. к. законодательство их конкретного перечня не устанавливает. Ответственное лицо должно самостоятельно проводить такую дифференциацию с учетом содержания издаваемых приказов и специфики деятельности конкретного предприятия.

П риказы содержат реквизиты, состав и порядок оформления которых определен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Обращаю ваше внимание, что с 1 июля 2017 г. начнет действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который заменит прежний ГОСТ Р 6.30-2003.

В соответствии с Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» стандартизация в России основывается на принципе добровольности применения документов по стандартизации (если это не касается оборонной продукции). Поэтому при разработке Инструкции по делопроизводству за основу оформления реквизитов мы имеем право (но не обязаны) взять госстандарт, и нам не запрещается уточнять и дополнять его требования.

В настоящей статье далее будем рассматривать правила оформления реквизитов уже с учетом нового ГОСТ, а также рекомендаций «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом).

Внимание, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 изменились номера реквизитов, используемых в приказах, но принципиальных изменений в их оформлении не произошло, а на имеющиеся детали мы обратим ваше внимание .

Далее в примерах настоящей статьи для обозначения реквизитов документов мы будем использовать нумерацию, введенную новым ГОСТ Р 7.0.97-2016. Правила оформления приказов и распоряжений едины (далее в тексте для упрощения будем упоминать только приказ).

Бланк приказа

Бланк конкретного вида документа включает реквизиты:

• 01 «герб», либо 02 «эмблему», либо 03 «товарный знак (знак обслуживания)» , если организация имеет право использовать что-то из этого списка;
• 05 «наименование организации - автора документа» . Под полным наименованием организации ниже в скобках может указываться сокращенное наименование (строго в соответствии с учредительными документами). См. Пример 2.
  Если автор документа имеет вышестоящую организацию, то она указывается (полно или сокращенно) над ним (Пример 2).
  Если приказ издается руководителем подразделения (например, филиала), то его наименование указывается ниже наименования организации-автора – реквизит 06 (Пример 1);
• 09 «наименование вида документа» – в нашем случае «ПРИКАЗ»;
• 13 «место составления (издания) документа» и
• при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10 «дата» и 11 «регистрационный номер» , а также 17 «заголовок к тексту» .

Пример 1

Свернуть Показать

Пример 2

Свернуть Показать

Правила оформления бланков установлены разделом 6 нового ГОСТ. Он допускает их изготовление на листах формата А4 (210×297 мм) и менее. Но для приказов нужно использовать А4 формат. По поводу полей ГОСТ говорит следующее:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Раздел 6 «Бланки документов»

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм...

Реквизиты приказа, оформляемые на бланке

Реквизит 10 «дата документа» содержит дату подписания приказа. Она записывается в последовательности день месяца + месяц + год одним из двух способов: цифровым или буквенно-цифровым. Например, «05.05.2017» или « мая 2017 г.». В Инструкции по делопроизводству организации стоит выбрать один из них.

Реквизит 11 «регистрационный номер документа» оформляется на той же строке, что и дата. Лучше, чтобы он содержал индекс принадлежности приказа к определенному документопотоку (как минимум с привязкой к сроку хранения) и порядковый номер внутри него в течение года.

Реквизит 14 «гриф ограничения доступа к документу» указывается, если приказ содержит сведения ограниченного распространения. На первом листе в правом верхнем углу проставляется соответствующий гриф и номер экземпляра (например: «секретно», «конфиденциально», «для служебного пользования» или «ДСП»). См. Пример 3.

Пример 3

Свернуть Показать

Реквизит 17 «заголовок к тексту» – это краткое содержание документа. Он формулируется с предлогом «о» («об») и отвечает на вопрос «о чем?»:

• приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
• приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания и т.д.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка .

Он пишется обычным шрифтом (не «жирным») без точки в конце.

В заголовки приказов по личному составу часто включаются:

• наименование действия и
• инициалы с фамилией работника (работников), в отношении которых это действие осуществляется, например:
  • «О переводе И.О. Бесфамильного»,
  • «О дисциплинарной ответственности П.Е. Петрушина»,
  • «Об увольнении К.С. Косачева и Р.П. Писарева».
    Более четырех работников принято указывать в заголовке обобщенно, например, «О поощрении работников дирекции по управлению персоналом».

Реквизит 18 «текст документа» отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля. Раньше существовала рекомендация печатать его с использованием 1,5 межстрочного интервала для облегчения прочтения, но в новый ГОСТ она не вошла. На своем предприятии мы сложившуюся практику менять не будем.

При этом иные реквизиты, состоящие из нескольких строк (заголовок к тексту, должность в подписи и иные), всегда печатались через 1 межстрочный интервал.

Процитируем ту часть ГОСТ Р 7.0.97-2016, которая регулирует оформление текста в приказах:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

5.18. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

• наименование документа, наименование организации – автора... дата... регистрационный номер... заголовок к тексту или наименование вида документа;
• наименование организации или должность лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»)...

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»)...

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии...

А мы еще добавим, что в тексте приказа перед Фамилией И.О. следует указывать должность работника, т.к. на работе (особенно в крупных организациях) люди прежде всего идентифицируются по должности и профессии, а уже во вторую очередь по персоналиям.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный вашей организацией, то в констатирующей части дается ссылка на него. При этом могут быть использованы такие формулировки, как «На основании...», «Во исполнение...», «В соответствии с...» (как в Примере 3).

Если приказ издается в инициативном порядке, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа. В данном случае могут быть использованы такие формулировки, как «С целью...», «В ­связи...» (см. Пример 4).

Пример 4

Свернуть Показать

Если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Завершается она словом: «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами (раньше еще существовала практика печатать его вразрядку и жирным шрифтом, сейчас она встречается реже).

Констатирующая часть распоряжения завершается словом: «ПОРУЧАЮ:» или «ОБЯЗЫВАЮ:», которое оформляется аналогично.

Распорядительная часть текста приказа делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Грамотно сформулированное поручение должно содержать:

• указание конкретного действия, которое нужно выполнить, выраженное глаголом в неопределенной форме;
• один или несколько исполнителей (если их несколько, то отмечается, кто из них является ответственным). Обычно в качестве исполнителя указывается конкретное должностное лицо (или лица), реже – структурное подразделение (тогда за надлежащее выполнение поручения отвечает его руководитель);
• срок исполнения.

Как правило, исполнитель поручения и срок исполнения вписываются в тот же (Пример 5). Но мы стали их переносить на отдельные строки, чтобы данная информация лучше выделялась и легче подгружалась в СЭД (Пример 6).

Пример 5

Свернуть Показать

7.2. Старшему специалисту отдела кадров Федорову К.М. внести дополнения в Правила внутреннего трудового распорядка о запрете курения на территории Общества кроме как в специально отведенных для этого местах. Срок – 31.10.2017.

Пример 6

Свернуть Показать

7.2. Внести дополнения в Правила внутреннего трудового распорядка о запрете курения на территории Общества кроме как в специально отведенных для этого местах.

Ответственный: старший специалист отдела кадров Федоров К.М.

Срок: 31.10.2017.

Срок исполнения лучше указывать просто датой без предлогов, смысл которых (как показала практика) разные люди могут толковать по-разному. Т.е. не надо писать «Старшему специалисту... внести... до 31.05.2017» или «к 31.05.2017». С точки зрения русского языка такая формулировка означает, что поручение должно быть выполнено до 31 мая, т.е. по 30 мая включительно. Но большинство думает иначе. Поэтому формулировать надо четко, да еще желательно объяснить смысл используемых текстовых конструкций в Инструкции по делопроизводству, чтобы, встретив удивленный взгляд, вам было чем парировать.

Формулировки, показанные в Примерах 5 и 6, однозначно требуют, чтобы поручение было выполнено до конца рабочего дня 31 мая 2017 года.

Срок исполнения в пунктах распорядительной части приказов не указывается в случаях, если предписываемые действия носят регулярный или нормативный характер (т.е. их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа).

В случае необходимости отдельным пунктом в конце приказа перечисляются ранее изданные документы (приказы, распоряжения) или их части, которые данным приказом отменяются, изменяются или дополняются (см. пункт 3 приказа из Примера 3).

Специальный пункт о контроле исполнения оформляется в распорядительной части текста последним. Архаичные обороты типа «Контроль исполнения приказа оставляю за собой» мы не применяем. Только если руководитель, подписавший приказ, делегирует свое право контроля его исполнения другому должностному лицу, оно указывается (см. пункт 4 приказа из Примера 3).

Реквизитом 19 «отметка о приложении» считается (см. две отметки «19» в Примере 3):

• и упоминание о существовании приложения в тексте приказа,
• и отметка на самом приложении в верхнем правом углу со ссылкой на «материнский» документ.

Посмотрим, что еще говорит новый ГОСТ об оформлении этой отметки в приказах:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

5.19. ...В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

• в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: ...(приложение) или... (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: ...(приложение № 2);
• на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утвержденный данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Таким образом, разработчики нового ГОСТ урегулировали давнее недоразумение, согласно которому на приложении, утвержденном распорядительным документом (если дословно читать ГОСТ Р 6.30-2003), надо было оформлять и отметку о приложении, и гриф утверждения, дублируя в них сведения о «материнском» документе. Поэтому на практике обычно оформляли какой-то один из этих реквизитов. Теперь будем оформлять их симбиоз (см. «19» в Примере 3), в нем есть смысл, когда надо указать номер приложения (сравните отметки «19» в Примерах 3 и 4).

Реквизит 22 «подпись» включает наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (сначала инициалы, потом фамилия) – см. Примеры 3 и 4.

Чем больше сведений об авторе документа содержится в бланке (так называемой «шапке»), тем меньше их остается в реквизите «подпись». В приказах вверху как минимум приводится наименование организации, тогда его дублировать в должности подписи не надо (мы не напишем там «Генеральный директор ПАО "Медведица"»). Если же приказ оформляется на бланке должностного лица, то его должность в реквизите «подпись» испаряется совсем, остается только росчерк и его расшифровка.

Печатью подпись на приказе / распоряжении не заверяется.

См. статью «Оформление реквизита "подпись" », учитывающую требования нового ГОСТ Р 7.0.97-2016

Реквизит 25 «отметка об исполнителе» включает фамилию, имя и отчество исполнителя полностью, номер его телефона (внутренний или полный). Она может дополняться наименованием должности, структурным подразделением и электронным адресом исполнителя.

Оформляется обычно на последнем листе документа от границы левого поля ближе к нижнему полю документа, чтобы выше поместились подпись и визы согласования (см. Примеры 3 и 4). Если на лицевой стороне последнего листа для этого не осталось места, то исполнителя можно указать и на его обороте внизу слева.

Наличие такой отметки избавляет подписанта от лишнего общения, большая часть вопросов по документу при их возникновении будет задана исполнителю, подготовившему проект. Новый ГОСТ правильно рекомендует указывать его имя и отчество полностью (в отличие от предыдущего ГОСТ Р 6.30-2003) – так сразу становится ясно, как обращаться к человеку.

См. новость «Новый ГОСТ на организационно-распорядительную документацию » с адресом в Интернет, по которому можно ознакомиться с текстом нового ГОСТ