Необоснованное списание материальных запасов. Списание материальных ценностей. Входящие термины поиска

Акт о списании материальных запасов – является унифицированной формой обязательной для применения в частности государственными и муниципальными учреждениями. Он служит для оформления решения о списании и является основанием для внесения записей о выбытии материальных запасов со счетов бухгалтерского учета.

В целях обеспечения своевременного и достоверного отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни госучреждение должно формировать первичный учетный документ при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете (далее — Закон N 402-ФЗ), п. 9 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее — Инструкция N 157н).

Сюда входят, но не ограничиваются, области, стоящие за столами государственной службы, рабочими залами персонала, штабами, коридорами, складскими помещениями, помещениями для компьютерного оборудования и комнатами для отдыха. Авторизованный доступ к непубличным районам библиотечных зданий ограничен текущими штатными сотрудниками, добровольцами и плановыми работниками по обслуживанию или обслуживанию. Другие лица, имеющие деловые причины, которые должны быть в этих областях, будут постоянно сопровождаться сотрудником.

Лица, посещающие сотрудников по причинам, отличным от библиотечного бизнеса, допускаются в непубличных районах на короткие промежутки времени. Тем не менее, все личные посетители должны постоянно сопровождаться сотрудником. Сотрудники будут нести ответственность за действия своих гостей и всех тех, кому разрешен доступ. Посетителям не разрешается использовать компьютеры сотрудников или другое оборудование, предназначенное для использования персоналом.

Операции по поступлению, внутреннему перемещению, выбытию (в том числе по основанию списания) объектов основных средств оформляются бухгалтерскими записями на основании первичных (сводных) учетных документов в порядке, предусмотренном Инструкциями по применению Планов счетов (п. 48 Инструкции N 157н).

Основные первичные документы, применяемые при выбытии материальных запасов средств, перечислены, в частности, для казенных учреждений в п. 25 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н (далее — Инструкция N 162н).

Доступность для меценатов с ограниченными возможностями

В соответствии с Законом об американских инвалидах Публичная библиотека округа Форсайт предоставляет свои услуги, услуги, программы, коллекции и технологии для всех, при условии наличия ресурсов библиотеки. Покровителям разрешено приводить служебных животных в здания библиотеки.

Типы бюджета и бюджетные периоды

Публичная библиотека округа Форсайт предоставляет услуги всем жителям округа Форсайт. Эта услуга предоставляет грузинам доступ к бесплатной национальной библиотечной программе, предлагающей шрифт Брайля и записанные материалы. Публичная библиотека округа Форсайт готовит, принимает и использует два типа бюджетов - бюджетный бюджет и бюджеты бюджетов.

Большинство форм, упоминаемых в указанной выше Инструкций N 162н, утверждено постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7. Этим же постановлением утверждены Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету основных средств.

Кроме того, в отдельных случаях операции по выбытию материальных запасов могут отражаться на основании первичных документов:

Бюджеты бюджетного года Бюджет финансового года - это годовой бюджет, используемый для управления библиотечной системой. В бюджетном процессе будут рассмотрены планы замены дорогостоящего оборудования, компьютерного оборудования и других предметов. Долгосрочные финансовые последствия бюджетного года и капитальные бюджеты будут также учитываться при планировании бюджета бюджетного года. Директор и финансовый координатор представят предлагаемый бюджет бюджетного года Совету в сводном формате. Презентация будет включать сравнение с предыдущим финансовым годом и будет ясно отображать источники и виды использования. Совет утверждает бюджет до начала финансового года. Сотрудники библиотеки будут соблюдать все бюджетные процедуры и временные рамки, установленные его финансирующими учреждениями. В целях получения финансирования от правительства округа Форсайт, бюджетный запрос календарного года будет подготовлен персоналом и одобрен Советом до его представления в графство. Затраты и расходыФинансовые доходы будут заложены в бюджет согласно предполагаемому финансированию правительства округа Форсайт, Государство Грузия, доходы, полученные от библиотек, и другие источники. Бюджет бюджетного года включает сумму непредвиденных операционных расходов. Сумма этого непредвиденного обстоятельства составляет 3% от общих бюджетных расходов. Бюджетные категории бюджета - это персонал, материалы и операции. Передача ассигнований в рамках категории требует одобрения Директора, но не Совета попечителей. Переводы между персоналом, материалами и операциями требуют одобрения Совета. Любые изменения, требующие увеличения или уменьшения общей выручки или общих расходов, требуют одобрения Совета. Укрупненные и обремененные фондыВсе неиспользованные бюджетные ассигнования бюджетного года будут прекращены в конце года. При утверждении Правлением обремененные остатки будут перераспределены в следующем финансовом году. Отчет о бюджете бюджетного года к фактическим доходам и расходам будет подготовлен и представлен на каждом очередном заседании Совета. Персонал объяснит области с необычными колебаниями и другими существенными проблемами. Финансовый координатор отвечает за проведение текущего мониторинга и анализа бюджета в течение финансового года. Персонал руководства несет ответственность за мониторинг бюджетных линий, относящихся к их областям ответственности. Помощник директора по материальным услугам обеспечит согласование бюджета материалов, содержащегося в интегрированной библиотечной системе, с фактическими расходами и бюджетной информацией, записанной в финансовой системе. Библиотека использует капитальные бюджеты для конкретных капитальных проектов, как правило, строительство нового здания библиотеки или расширение существующего здания библиотеки.

формы которых утверждены приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н (далее — Приказ N 173н);
составленных по формам, разработанным в самом учреждении.

Положения Инструкции N 157н и Инструкции N 162н не содержат специального порядка документального оформления списания материальных запасов при проведении текущего ремонта силами учреждения (хозяйственным способом).

Капитальные бюджеты отражают общую стоимость строительства и включают несколько финансовых лет. Директор и Финансовый координатор будут разрабатывать капитальные бюджеты на основе фактических затрат предыдущих строительных проектов, обновленных с учетом текущих затрат и тенденций в области строительства. Совет принимает бюджет капитала до выпуска предложений или заявок на предложения, связанные с проектом. Выручка и расходыКапитальные доходы бюджета будут заложены в бюджет в соответствии с предполагаемыми или известными доходами от налога на продажу местных опционных целевых мест, сборов за воздействие, состояние Грузии строительных грантов и других источников. Утверждение совета требуется для корректировки бюджетов капитальных проектов, которые связаны с увеличением или уменьшением общих доходов или общих расходов. Бюджетный контроль и отчетность. Если строительный проект продолжается, отчет о бюджете на фактические доходы и расходы на капитальные проекты будут предоставляться в сочетании с каждое очередное заседание Правления. Бюджетный процесс. . Измеримый означает, что сумма может быть определена точно.

Пункты 24, 25 Инструкции N 162н содержат лишь указания на то, какими документами оформляется выдача материалов ответственным лицам и списание материалов. К таким документам, в частности, относятся:

Требование-накладная (форма 0315006);
Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (форма 0504210);
Акт о списании материальных запасов (форма 0504230).

Перечисленные выше формы документов предназначены исключительно для оформления фактического «движения» материалов внутри учреждения.

Доступный означает, что сумма была получена или будет получена в ближайшее время, чтобы погасить обязательства текущего периода. Доступность определяется как конец шестидесяти дней. Расходы признаются при измерении, понесении и уплате из текущих активов. Понесенные означает, что товары или услуги были получены. Выплачиваемые из текущих активов средства в настоящее время доступны для оплаты обязательства.

Библиотека будет работать каждый финансовый год и каждый капитальный проект со сбалансированным бюджетом. Общие ожидаемые доходы и другие ресурсы должны равняться совокупным сметным расходам. Единовременные поступления не будут использоваться для финансирования текущих операционных расходов, если только это не будет выражено намерение донора. Назначенные подарки, если они принимаются, будут израсходованы по указанию донора.

При этом для обоснования необходимости ремонта основного средства прежде всего необходимо составить соответствующий акт (данный документ будет подтверждать невозможность (нецелесообразность) дальнейшей эксплуатации основного средства без проведения ремонта). Унифицированная форма такого акта не установлена. Следовательно, он составляется в произвольной форме, содержащей обязательные реквизиты в соответствии с требованиями ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Капитальные активы - это активы, которые используются в операциях и которые рассчитаны на срок полезного использования, выходящий за один отчетный период. Примеры основных фондов в публичной библиотеке включают в себя транспортные средства, оборудование, мебель и материалы.

Сборник материалов библиотеки

Порог капитализации - это денежный критерий, используемый для определения того, должен ли данный актив отражаться в балансе предприятия. Капитальные активы будут отражаться по фактической стоимости. Обычно зарегистрированная стоимость - это цена покупки или стоимость строительства актива, но также включены любые дополнительные расходы, которые могут быть непосредственно связаны с активом.

Передача материальных запасов, предназначенных для ремонта основного средства, оформляется Ведомостью выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (форма 0504210). Ведомость (форма 0504210) служит основанием для списания указанных материальных запасов с баланса учреждения при наличии документа, подтверждающего выполнение ремонтных работ.

Пожертвованные или предоставленные активы должны отражаться по их справедливой рыночной стоимости на дату пожертвования или приобретения. Предметы, пожертвованные для сбора материалов, обрабатываются иначе, чем другие активы. Стоимость каждого пожертвованного предмета определяется следующим образом.

Розничная цена товара, как показано в онлайн-каталоге, если элемент является дубликатом предмета, уже принадлежащего Библиотеке. Цена по умолчанию для типа и формата сбора, основанная на типичной рыночной стоимости подобных материалов, если № 1 и № 2 не применяются. Цены по умолчанию устанавливаются в каталоге библиотеки, как это определено помощником директора по службам материалов, используя недавнюю историю подобных материалов, приобретенных для коллекции библиотеки. Исключение может быть сделано для № 3, если элемент выглядит особенно высоким что делает значение по умолчанию нереально низким. Предполагая, что цены, описанные в № 1 и № 2, недоступны, персонал материалов назначил предлагаемую розничную цену с веб-сайта поставщика. Рекомендованная розничная цена, указанная на позиции, если № 1 не применяется. . Оценка срока полезного использования основных фондов основывается на прошлом опыте библиотеки, отраслевых стандартах и сроках гарантии.

Работы могут также проводится подведомственным учреждением, одним из видов деятельности которого является выполнение работ по ремонту основных средств, находящихся в оперативном управлении вышестоящего учреждения.

При этом можно говорить о том, что подведомственное учреждение получает материальные запасы от вышестоящего учреждения для выполнения ремонтных работ без оплаты стоимости принятых материальных запасов и с обязательством использования указанных материальных запасов в конкретных работах, которые осуществляются для нужд вышестоящего учреждения.

Передача активов и распоряжения

Ниже приведены определения полезного использования, используемые Библиотекой. Капитальные активы будут прикреплены с тегом свойств, и будут сохранены записи, которые включают идентификационную информацию и местоположение. Капитальные активы не передаются без предварительного согласия соответствующего менеджера и финансового координатора. Переводы определяются как любое движение актива в силу изменения местоположения либо отделом, зданием, либо комнатой.

Утилизация полностью изношенных предметов требует одобрения Директора. Выделенные предметы с любым оставшимся сроком полезного использования будут переданы правительству графства Форсайт для публичной продажи или использования сотрудниками округа, переданы в дар другой финансируемой государством организации или переданы в некоммерческую организацию.

Иными словами, переданные материалы можно рассматривать как давальческие.

В соответствии с п. 116 Инструкции N 157н передача (возврат) материальных запасов учреждением должна оформляться первичным (сводным) учетным документом, без списания передаваемых объектов с балансового учета.

Согласно положениям Приказа N 173н отпуск материалов на сторону оформляется накладной (форма 0315007), которая выписывается в двух экземплярах (для заказчика и исполнителя). При этом в ней обязательно делают особую отметку, например, «для ремонтных работ на давальческой основе».

Входящие термины поиска

Отдельные предметы, удаленные из Сборника материалов, не требуют предварительного одобрения. Эти предметы также могут быть переданы другому финансируемому государством организациям или некоммерческой организации. Элементы без оставшегося срока полезного использования будут переработаны, когда будут доступны соответствующие варианты утилизации.

В случае кражи основного имущества руководитель отдела должен незамедлительно уведомить директора или финансового координатора, который уведомит полицию. По завершении проекта здание или другой объект становится собственностью правительства округа Форсайт.

Предоставленные вышестоящим учреждением материалы подрядчик (подведомственное учреждение) обязан использовать экономно и расчетливо, а по завершении работы представить заказчику отчет об израсходованных материалах, а также возвратить их остатки (п. 1 ст. 713 ГК РФ).

Законодательством не установлены формы отчета об израсходованных материалах или акта выполненных работ с указанием использованных при этом материалов. Полагаем, что в учетной политике вышестоящего учреждения целесообразно определить порядок списания материальных запасов, которые передаются подведомственному учреждению, в том числе документальное подтверждение фактического расходования материальных запасов в ходе ремонтных работ.

На практике подобный документ, как правило, содержит:

описание конкретного вида работ, выполняемых подрядчиком (подведомственным учреждением) (п. 1 ст. 702 ГК РФ);

определение начального и конечного сроков выполнения таких работ (п. 1 ст. 708 ГК РФ);
точное наименование и описание передаваемых давальческих материальных запасов, включая данные об их количестве и стоимости;
порядок, в котором давальческие материальные запасы передаются подведомственному учреждению, в том числе с указанием конкретных лиц, которые будут принимать материальные запасы, а также использовать в процессе ремонта;
порядок принятия работ с указанием должностных лиц вышестоящего учреждения, которые в рамках полномочий осуществляют приемку указанных работ.

Акт должен быть составлен коллегиально, для чего в организации должна быть приказом назначена комиссия по поступлению и выбытию активов. В форме акта обязательно требуется проставлять гриф утверждения документа руководителем.

Членов комиссии располагают в акте в алфавитном порядке их фамилий. Порядок расположения не зависит от занимаемой должности, но председателя всегда указывают первым. Основная часть документа по списанию материальных активов заполняется в табличной форме.

После заключения комиссии оформляют подписи, при этом следует повторно указывать должности и сделать расшифровку фамилий ответственных за составление акта. В конце – дата подписания документа.

Утверждаю
Директор ГКУ «ЖилиБыли»
___________ В.В. Захаров
(подпись)
«__» _______ 20__ г.

от «__» ________ 20__ г.

Учреждение ГКУ «ЖилиБыли»

Структурное подразделение общий отдел

Материально ответственное лицо Русинов А.А.

Комиссия в составе: заместитель директора Вершницкая Евгения Евгеньевна, главный специалист отдела информационных технологий Малахов Валерий Леонидович, главный специалист финансового отдела Сергеева Валентина Николаевна, ведущий специалист хозяйственного отдела Китманова Марина Станиславовна, назначенная приказом от «__» _________ 20__ г. № 123, произвела проверку выданных в эксплуатацию подразделения материальных запасов и установила фактическое расходование следующих материалов за период с «__» _________ 20__ г. по «__» _________ 20__ г.:

Израсходованы немаркированные конверты на отправку корреспонденции гражданам и организациям

Материальные		Ед. измер.	Норма расхода	Фактически израсходовано			Направление расхода	Бухгал. запись
наименование материала	код	Ед. измер.	Норма расхода	Кол-во	Цена	Сумма	Направление расхода	Дебит	Кредит
Конверт С5 162×229, 80 г силикон, с правым окном немарки-рованный	796	шт.		194	1,60	310,40	Израсхо-дованы немарки-рованные конверты на отправку корреспон-денции гражданам и организациям
Конверт без окна А4 немарки-рованный	796	шт.		102	5,20	530,40
Конверт без окна А5 немарки-рованный	796	шт.		32	1,90	60,80

Всего по настоящему акту о списании материальных запасов списано материалов на общую сумму: девятьсот один рубль 60 копеек .

Заключение комиссии: конверты использованы по назначению и подлежат списанию .

Председатель комиссии: заместитель директора Е.Е. Вершницкая

Члены комиссии: главный специалист отдела информационных технологий В.Л. Малахов
главный специалист финансового отдела В.Н. Сергеева
ведущий специалист хозяйственного отдела М.С. Китманова

«__» _________ 20__ г.

Входящие термины поиска:

акт о списании материальных запасов (2)
акт выполненых работ для списания мат запасов (1)
списание материальных запасов если комиссия отпуске (1)
как правильно написать в акте списания комментарии по расходу автозапчастей (1)
как заполнить акт о списании материальных запасов (1)
использованы по назначению и подлежат списанию (1)
инструкця 157 по списанию материалов (1)
заключение комиссии по акту о списании (1)
акт по списанию материальных запасов (1)
акт о списании материальных запасов как составить в 1с (1)

Списание материальных ценностей: причины и процедура

Порядок списания материальных ценностей полностью не урегулирован инструкциями по бухучету. Поэтому списание товарно-материальных ценностей вызывает разногласия и затруднения. Особенно много вопросов возникает по поводу списания оргтехники. Списание ТМЦ проанализировал эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях».

Как правило, основные средства в государственных (муниципальных) учреждениях списываются в соответствии с инструкциями (положениями) по списанию товарно-материальных ценностей, разработанными и утвержденными министерствами и ведомствами, а также муниципальными органами власти, в ведении которых находятся учреждения. Списание товарно-материальных ценностей в учреждениях производится по принципам, во многом аналогичным принципам списания федерального имущества.

Положение об особенностях списания федерального имущества (далее – Положение) утверждено постановлением Правительства РФ № 834.

Согласно этому документу списание материальных ценностей определяется как комплекс действий, связанных с признанием ТМЦ:

Непригодными для дальнейшего использования по целевому назначению вследствие полной или частичной утраты потребительских свойств имущества, в том числе физического или морального износа;
утраченными (выбывшими) вследствие гибели или уничтожения, в том числе помимо воли владельца, а также вследствие невозможности установления его местонахождения (п. 2, 3 Положения).

Процедура списания материальных ценностей такова:

1. определение технического состояния каждой единицы ТМЦ;
2. оформление необходимой документации;
3. получение разрешения на списание материальных ценностей;
4. демонтаж, разборка имущества;
5. утилизация объектов и постановка на учет материалов, полученных от их ликвидации;
6. списание с учета.

Решение о списании материальных ценностей

Бюджетные образовательные учреждения самостоятельно принимают решение о списании ТМЦ в соответствии с пунктами 4, 4 Положения. Исключение – случаи списания материальных ценностей, которые относятся к особо ценному движимому имуществу, закрепленному за федеральными бюджетными учреждениями учредителем либо приобретенному за счет средств, выделенных на это учредителем. Тогда решение о списании товарно-материальных ценностей принимается бюджетными учреждениями по согласованию с учредителем.

Для подготовки решения о списании ТМЦ необходимо провести ряд мероприятий. Их реализует созданная в учреждении постоянно действующая комиссия по поступлению и выбытию нефинансовых активов.

Списание материальных ценностей: действия комиссии

Положение о комиссии по списанию материальных ценностей и ее состав утверждаются приказом руководителя учреждения. Состав комиссии по списанию материальных ценностей выполняет следующие функции (п. 6 Положения):

Осматривает товарно-материальные ценности, подлежащие списанию, с учетом данных, содержащихся в учетно-технической и иной документации;
принимает решение по вопросу о целесообразности (пригодности) дальнейшего использования материальных ценностей, о возможности и эффективности их восстановления, возможности использования отдельных узлов, деталей, конструкций и материалов от этого имущества;
устанавливает причины списания ТМЦ, в числе которых – физический и (или) моральный износ, нарушение условий содержания и (или) эксплуатации, аварии, стихийные бедствия и иные чрезвычайные ситуации, длительное неиспользование для управленческих нужд и иные причины, которые привели к необходимости списания материальных ценностей;
подготавливает акт о списании имущества по установленной форме в зависимости от вида списываемых ТМЦ и формирует пакет документов в соответствии с перечнем, утверждаемым федеральным органом исполнительной власти, в ведении которого находится учреждение.

Комиссия по поступлению и выбытию нефинансовых активов правомочна проводить заседания только при наличии кворума, который составляет не менее двух третей членов состава комиссии. Представленные ей документы комиссия рассматривает не дольше 14 дней. Решение о списании товарно-материальных ценностей принимается большинством голосов членов комиссии, присутствующих на заседании. Комиссия подписывает акт на списание материальных ценностей (п. 9 Положения).

Если в учреждении нет работников с нужными специальными знаниями, для участия в заседаниях комиссии по решению ее председателя на добровольной или возмездной основе могут приглашаться сторонние эксперты. Если эксперт привлекается на возмездной основе, учреждение, как правило, оплачивает его труд за счет собственных средств. Однако в случаях, предусмотренных законодательством РФ, заплатить эксперту за работу в комиссии по поступлению и выбытию ТМЦ можно за счет бюджетных средств, предоставленных учреждению в форме субсидий (п. 7, 8 Положения). Материально ответственных за те ТМЦ, списание которых планируется оформить, привлекать в качестве экспертов комиссии нельзя.

Списание материальных ценностей: документальное оформление

При принятии комиссией решения о списании материальных ценностей оформляют актом о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) форма 0504104 (приказ Минфина России № 52н).

Проведение мероприятий, предусмотренных актом о списании, и отражение в учете выбытия материальных ценностей допускается только после утверждения в установленном порядке соответствующего акта о списании (п. 11 Положения, п. 52 Инструкции № 157н). В течение месяца после завершения мероприятий, предусмотренных актом о списании ТМЦ, учреждение направляет в Росимущество утвержденный руководителем акт списания, а также документы, предусмотренные постановлением Правительства РФ № 447 (п. 13 Положения).

Списание ТМЦ: проводки

В качестве практического примера рассмотрим списание оргтехники. Выбытие инвентарных объектов отражается на основании утвержденных в установленном порядке актов согласно Инструкциям № 157н, № 174н. Такой порядок выбытия ТМЦ касается и движимого имущества стоимостью до 3000 руб. включительно, учитываемого на забалансовом счете 21 «Основные средства стоимостью до 3000 руб. включительно в эксплуатации». Если списание материальных ценностей нужно согласовать с собственником имущества (в установленных Положением случаях), акты принимаются к бухгалтерскому учету только при наличии такого согласования (п. 52 Инструкции № 157н). Одновременно со списанием стоимости ТМЦ с балансового учета списывается и сумма накопленных амортизационных отчислений по этим объектам (п. 51 Инструкции № 157н).

Для списания оргтехники надо сделать в учете такие бухгалтерские проводки:


Списана компьютерная техника, пришедшая в негодность по причине износа, в сумме остаточной стоимости	0 401 10 172	0 101 34 410
Списана сумма начисленной амортизации машин и оборудования	0 104 34 410 «Уменьшение амортизации стоимости машин и оборудования»	0 101 34 410 «Уменьшение стоимости машин и оборудования»
Списана компьютерная техника, пришедшая в негодность по причине морального и физического износа, стоимостью до 3000 рублей включительно в эксплуатации		21 «Основные средства стоимостью до 3000 рублей включительно в эксплуатации»
Оприходованы детали, содержащие драгоценные металлы	0 105 36 340 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов»	0 401 10 172 «Доходы от операций с активами»

Учет операций по выбытию и перемещению объектов основных средств ведется в журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (п. 55 Инструкции № 157н), а по объектам, учитываемым за балансом, – в карточках количественно-суммового учета (п. 374 Инструкции № 157н).

Как отразить в бухучете передачу подрядчику (исполнителю) материальных запасов

Если по условиям договора работы (услуги) выполняются из материалов заказчика, то отражение в учете зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений материалы, которые передаются подрядчику, списываются с учета. То есть делается проводка:

Дебет 401.20.272
Кредит 105.00.440 (п. 26 Инструкции № 162н).

А как отразить такую передачу в бюджетных и автономных учреждениях? Здесь все не так однозначно. В Инструкциях № 174н и № 183н проводок для этого случая нет. Но, учитывая, что для всех типов учреждения должна быть единая методология, они могут отразить эту операцию так же, как и казенные. То есть при передаче списать с учета. Но не забудьте согласовать этот вариант с учредителем и закрепить в учетной политике.

А если правила для казенных учреждений решите не использовать, действуйте так.

В момент передачи материалов отразите их внутреннее перемещение с одновременным учетом за балансом. Для аналитического учета можно использовать субсчета или субконто, например, «Материальные запасы у подрядчика». Это следует из пункта 116 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Но внимание: данная норма не содержит положений о том, какой именно забалансовый счет использовать. Есть такие мнения: отражать на забалансовом счете 26 либо на дополнительном забалансовом счете. Например, счет 45ПМ «Материальные запасы, переданные подрядчику (исполнителю) по договору».

После того как подрядчик отчитается за израсходованные материалы, спишите их с балансового и забалансового учета.