Служебная записка о проделанной работе. Об изменении графика работы или переносе рабочего времени

Как написать служебную записку?

Служебной запиской называют специальный дополнительный документ, являющийся главным основанием для руководителя, желающего принять то или иное решение в форме локального правоустанавливающего акта. Служебная записка, с точки зрения делопроизводства и трудового права, не является обязательной, но она может быть установлена локальными нормативно-правовыми актами предприятия. Этот вид документов зачастую применяется на практике, но во всероссийском классификаторе управленческих документов отсутствует. Итак, давайте рассмотрим, как правильно написать служебную записку.

Особенности служебных записок

Зачастую служебные записки составляются для решения вопросов относительно информационного, материально-технического или хозяйственного обеспечения. Проще говоря, служебной запиской является переписка между несколькими структурными подразделениями. Чаще всего они содержат предложения или просьбы. В отличие от докладных записок, служебные создаются, чтобы поддерживать связь между отделами на горизонтальном уровне, то есть они создаются от имени работника и пересылаются на имя работника. Составляются они только в том случае, когда должность отправителя равнозначна должности получателя. Если же служебную записку составляет руководитель, то чаще всего она касается решений об отправлении в служебную командировку.

Если будет выявлен факт изготовления продукции с некоторым браком, то при наличии нескольких жалоб покупателей, руководитель организации имеет право отправить в адрес аттестационной комиссии служебную записку, в которой будут подробно описаны причины несоответствия работника тем требованиям, которые предъявляются к его должности. На основании служебной записки будет произведена дополнительная аттестация сотрудника. Также служебные записки используются и для того, чтобы был сокращен испытательный срок для определенного работника. Такая служебная записка составляется на имя генерального директора. Если же говорить о юридической значимости служебных записок, то можно отметить, что они могут являться доказательствами в суде.

Правила составления записки

Пишется служебная записка на обыкновенном листе формата А4. На нем в обязательном порядке указываются реквизиты, размещенные в соответствии с ГОСТами. Такими реквизитами являются:

Чтобы знать, как написать служебную записку, необходимо учесть, что такой документ оформляется привычным шрифтом величина букв 14, междустрочный интервал 1,5. Прописными буквами пишется наименование документа (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА). Располагаться надпись может как посередине, так и около границы левого поля. Дату необходимо писать строго арабскими цифрами, например, 02.01.2013. Если на предприятии действует регистрационная система, то на служебной записке проставляется также и регистрационный номер. В результате передачи служебной записки составляется резолюция по затронутому вопросу.

Такой вид документа как служебная записка может иметь и краткий заголовок, который передаёт суть проблемы. В его формулировке согласно правилам оформления документации обязательно включить букву «о». Например, «о направлении К. в командировку». Делится текст служебной записки на две части. В одной части пишут факты, которые стали основанием для составления документа, а во второй фиксируются все выводы и решения. Если в записке имеется приложение, то о нем делается отметка в оформлении. Теперь вы знаете, как написать служебную записку. Образец её представляет собой пустой бланк документа, рассмотренный ниже:

Начальнику Производственного отдела Иванову В.К. СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 17.01.13 № ___ В связи с изменением производственных мощностей нового оборудования в помещении № ___. прошу направить специалиста для дальнейшего устранения неполадок.

Таков образец написания служебной записки.

Мета

Как написать служебную записку и правильно ее оформить.

Июнь 5th, 2013 admin

На практике мы иногда сталкиваемся с таким документом, как служебная записка. Как написать служебную записку и правильно ее оформить?

Служебная записка – это не основной, а дополнительный документ, на основании которого принимаются окончательные решения работодателем или руководителем. На основании служебной записки издается приказ, распоряжение, акт или оформляется соглашение между сторонами. Служебная записка не является обязательным документом для делопроизводства. Но как дополнительно установленный локальный нормативный акт ее вполне возможно использовать. В классификаторе управленческих документов такого понятия как «Служебная записка» не значится. Но на практике такой вид документа широко используется.

Служебная записка чаще всего – это внутренняя переписка между отделами. Она обычно содержит какое-то предложение или просьбу. В большинстве случаев записки содержат информацию об организационном, материально-техническом или хозяйственном обеспечении организации, а также имеет характер информативного содержания.

Служебные записки составляются работником или руководителем какого- то подразделения на имя руководителя или определенного специалиста другого подразделения, т.е. обеспечивает связь объектов управления на горизонтальном уровне. Служебные записки пишутся и направляются от одного руководителя подразделения другому, или от одного сотрудника другому, если они равнозначны по статусу. Если статусы разные, то это считается докладной запиской.

В случае, если работник едет в командировку, начальник отдела командировочного работника пишет служебную записку на имя директора. На основании нее затем издается приказ на командировку.

Служебная записка может быть написана в аттестационную комиссию, если работник не соответствует занимаемой должности. Это могут быть случаи, когда работник постоянно изготавливает брак, либо на продавца постоянно жалуются покупатели. Аттестационная комиссия сможет принять решение о досрочной аттестации сотрудника.

Служебные записки составляются в случае экономической необходимости линейных руководителей, либо если есть возможность заключения договора.

На практике служебные записки используют для разных целей. Например, служебную записку может писать начальник отдела на имя руководителя о сокращении испытательного срока для какого-то работника.

На основании служебной записки, содержащей информацию о производственных показателях отдела, написанной на имя директора, может быть издан приказ о премировании работника или всего отдела.

Служебные записки могут быть использованы как доказательства в суде (Постановление ФАС Поволжского округа от 15.06.2011 по делу N А72-6396/2010) .

Как написать служебную записку? Служебная записка обычно составляется на бумаге формата А4, но в ней должны быть указаны все необходимые реквизиты: дата и номер служебной записки, наименование структурного подразделения, заголовок к тексту и сам текст, наименование адресата и подпись составителя записки с указанием его должности.

По ГOCTy для текстов, содержащих справочную информацию, используется шрифт Times New Roman, размер шрифта 14, интервал между строчками 1,5.

В наименовании документа пишется заголовок «СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА», который может быть расположен в центре или с левой стороны листа.

Дата проставляется арабскими цифрами, например, 15.06.2013 или буквами и цифрами. Например, 15 июня 2013г.

Кто регистрирует служебную записку? Регистрирует ее или тот, кто выписывает служебную записку, или кто получает. Это зависит от системы организации документооборота в организации.

Когда служебная записка рассматривается, она визируется подписями заинтересованных лиц, и на ней накладывается резолюция руководителя – это письменное решение руководителя по теме служебной записки, что является окончательным этапом рассмотрения служебной записки.

Заголовок служебной записки может кратко раскрывать ее тему. Причем заголовок пишется в предложном падеже. К примеру, «О направлении Дмитриева К.Н. в командировку».

Текст служебной записки состоит из двух частей. Первая часть содержит информацию о том, что побудило сотрудника составить этот документ. Во второй части сотрудник излагает свои выводы, предложения и просьбы. Помимо этого в текст может быть добавлена еще одна часть: анализ сложившейся ситуации. Таким образом, служебная записка может содержать: причины написания записки, анализ получившихся фактов и выводы об изменении данной ситуации.

Образец служебной записки (пример оформления служебной записки):

Директору ООО «Малинка»

Козлову Р.В.

от начальника отдела продаж

Кругловой Н.Ж.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

02.06.2013 № _________

На основании увеличения поставок нашей продукции за май 2013г. в два раза и перевыполнении плана отделом продаж, прошу вас премировать работников всего отдела.

Показатели эффективности продаж прилагаются.

Что такое служебная записка и для чего она нужна

Большинство людей совершеннолетнего возраста являются работниками в той или иной организации. Люди обращаются к начальству с просьбами или пожеланиями через заявления или служебные записки. Опишем процесс составления и передачи документов для руководителя.

Что это такое?

Для начала необходимо разобраться в том, что собой представляет служебная записка. Это документ, который является внутренним или внешним, в зависимости от функций и адресата. Такая служебная записка чаще всего адресована вышестоящему лицу от его подчиненных и является своего рода просьбой, замечанием или предложением.

В зависимости от смысла служебной записки она может быть докладной, объяснительной, пояснительной или аналитической.

В этом документе чаще всего освещаются технические или хозяйственные проблемы, дается описание спорных ситуаций или предоставляется объяснение, которое требует от вас начальство. Главное отличие служебной записки состоит в том, что в ней не только оговаривается суть проблемы, но дано также ее подробное описание, а иногда - пути решения.

Служебная и докладная: сходства и различия

Некоторые работники путают докладную и служебную записки, и это неспроста. Сходство есть, однако имеются и различия. Давайте в этом разберемся. Итак, смысл и той, и другой записки состоит в том, чтобы сообщить начальству о каком-либо сбое в работе. Однако в докладной чаще всего сообщается о проблеме, а в служебной записке есть еще и просьба ее устранить, а иногда указываются и пути решения той или иной проблемы.

Составление служебных записок для начальства

Чаще всего такие документы направляются именно руководству. Это связано с тем, что служебная записка - это документ, в котором сообщаются какие-либо внутренние проблемы. Пример служебной записки нигде не прописан, образца текста нет, поэтому их составляют в произвольной форме. Самое главное - описать суть проблемы и предлагаемые пути ее решения. На что еще следует обратить внимание, так это на то, чтобы ваша служебная записка была зарегистрирована в организации. Таким образом можно точно удостовериться, что она дойдет до начальства.

Однако ситуации бывают разными. Представьте себе, что вы пишете служебную записку не о поломке техники, а, например, о сотруднике вашей компании, который в чем-то провинился. Ситуации бывают разными. Ваша служебная записка может быть просто потеряна. Чтобы такого не случилось, вы можете подстраховаться. Составьте служебную записку в двух экземплярах. Отдайте их на регистрацию секретарю и попросите на вашем экземпляре написать, что записка зарегистрирована по такому-то номеру, такой-то датой и принята к рассмотрению. Таким образом, даже если ваша жалоба не дойдет до начальства по каким-либо причинам, у вас есть подтверждение и ее текст.

Обмен служебными записками между обособленными подразделениями

Иногда служебные записки служат средством общения между обособленными подразделениями одной и той же фирмы. Составление такого документа для другого подразделения ничем не отличается от записки для руководства. Единственное отличие, которое есть, - это то, что необходимо указать сами подразделения, можно также указать и адрес. В этом случае служебная записка все равно является внутренним документом.

Шапку служебной записки надо оформлять по образцу заявления, которое пишется на имя руководителя. Далее пишется сам текст, в котором поясняются все проблемы конкретного подразделения. Желательно описать не только суть проблемы, но и подробно все нюансы. Также можно предложить способы ее решения.

Обязательно должны быть указаны реквизиты документа: дата и номер. Это нужно для того, чтобы он стал официальным.

Служебные записки в другую организацию

Однако иногда бывает, что она выступает в роли внешнего документа. Довольно распространенный случай написания служебной записки - для другой организации. Таким образом компании обмениваются необходимой информацией. Также в этом случае служебная записка является документальным подтверждением претензии или просьбы.

Такие записки оформляются также в произвольном виде. К ним могут прилагаться ксерокопии необходимых документов. Чаще всего такие записки оформляются на имя директора одной фирмы от главы другой. В случае переговоров с контрагентом обязательно надо оформить два экземпляра служебной записки. Второй экземпляр с печатью, подписью и регистрационным номером надо забрать себе и хранить этот документ до тех пор, пока проблема не решится.

В случае написания служебной записки для другой организации вы можете в ответ получить такое же письмо. В этом ничего страшного нет. Возможно, руководство не совсем поняло проблему или просьбу, а может быть, просто решило предложить свой вариант развития дальнейших действий. Такую записку вы должны также зарегистрировать и отреагировать на нее или действием, или ответом на просьбу. Поэтому общение организаций через служебные записки может продолжаться довольно долго.

Начинается документ с наименования организации и данных человека, которому она предназначается, далее указываются собственные данные. Слова Служебная записка пишутся посередине. Далее с красной строки начинается текст. Как было указано ранее, он пишется в произвольной форме. В конце указывается дата и ставится подпись с расшифровкой.

Если текст служебной записки большой, его разделяют на несколько абзацев. В первом из них идет описание проблемы. Во втором излагается сама просьба. В случае если просьба коллективная, в третьем абзаце можно указать отдел и фамилии тех работников, которые ее написали. В этом случае подпись на служебной записке ставится начальником отдела. Отдельно можно приложить листок с подписью всех работников.

Служебная записка пишется на листе формата А4, как и любое заявление. Подпись должна быть собственноручной, а не факсимильной. Также желательно служебную записку оформить со своим порядковым номером и датой ее составления. Ее можно напечатать и на компьютере, но даже в этом случае подпись должна быть личной.

Отправка документа посредством электронной связи

Нередки случаи, когда в организации ведется электронный документооборот, и все просьбы и записки необходимо отправлять именно по Интернету или внутренней сети. В этом случае пугаться не надо, в этом ничего страшного нет. Однако для этого желательно иметь личную электронно-цифровую подпись, чтобы можно было подтвердить свою просьбу.

Или же можно написать служебную записку на листе бумаги, подписать ее и отсканировать. Электронную версию отправляете на необходимый адрес и ждете ответа.

Всегда ли нужно оформлять свое предложение письменно

Зачастую встает вопрос: а можно ли обратиться к руководству предприятия в устной форме? Ответ очень прост: обратиться устно всегда можно, но даст ли это какие-то результаты, неизвестно. Письменное же сообщение всегда является официальным документом, независимо от его содержания и адресата. А вот устное сообщение - это просто слова, на которые может и не быть ответа.

Поэтому можно посоветовать все предложения, объяснения и пояснения для начальства оформлять исключительно на бумаге. Иначе просто можно не получить ответной реакции на свою просьбу или предложение.

Как правильно оформить служебную записку

На работе часто составляются служебные и докладные записки. Вроде бы ничего сложного. Но когда мне недавно поручили написать служебную записку, я решила все же уточнить, как правильно ее составить. Любопытно, но я выяснила, что мне надо составить не служебную записку, а докладную. Давайте разберем, в чем разница между докладной и служебной и как их надо составлять.

Любой официальный документ отличается от обычной записи тем, что он должен соответствовать требованиямиГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", потому что имеет юридическую силу. Какие же требования предъявляются к составлению докладной и служебной записок?

В них должны присутствовать следующие пункты:

2) наименование адресата (кому направляется документ)

3) наименование вида документа («Служебная записка»)

4) заголовок к тексту (например, «О нарушении трудовой дисциплины», «О получении полисов страховой медицины»). Однако это факультативный элемент

6) подпись составителя – в правом нижнем углу (с указанием должности в левом нижнем углу напротив подписи)

7) дату составления (обычно в левом углу, оформляется или арабскими цифрами: 5.02.2013, или буквенно-цифровым способом: 5 февраля 2013г.)

8) виза – иногда проставляются визы заинтересованных лиц под подписью составителя: инициалы и фамилии визирующего, его подпись и дата

9) регистрационный номер (он проставляется либо по месту составления, либо по месту получения – зависит от принятой системы регистрации в организации).

По ГOCTy текст документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Название документа располагается по центру страницы пишется либо прописными буквами (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА), либо строчными (докладная записка) через 2 межстрочных интервала.

Докладную записку– адресуют вышестоящему лицу (руководителю подразделения или организации). В этом документе необходимо подробно изложить суть вопроса, по которому вы обращаетесь: предмет вопроса, ваши предложения, аргументация и выводы (вам необходимо побудить руководство к действию, к принятию определенного решения). Иногда цель докладных записок – сообщать о ходе выполнения работ, в этом случае они составляются регулярно.

Если докладная записка адресована руководителю организации, то она может оформляться на листе бумаги (формат А4). Если документ направляется в вышестоящие инстанции (он уже является не внутренним, а внешним документом), то его необходимо оформить на бланке организации.

Обычно текст докладной записки состоит из двух-трех смысловых частей. Первая часть содержит факты, которые стали причиной ее написания (эта часть констатирует), вторая часть производит анализ представленной ситуации и предлагает варианты решения (эта часть анализирует – она не всегда присутствует в документе), третья часть представляет выводы и предложения (эта часть резюмирует).

Служебную записку используют, когда поднимаемый вопрос находится в пределах внутриструктурной компетенции и не требует обращения в вышестоящие инстанции. Служебные записки функционируют между руководителями и сотрудниками одинакового должностного статуса. С помощью этого документа обычно решаются вопросы материально-технического, информационного обеспечения и т. п. (сломался компьютер, закончилась бумага).

Текст документа начинается с изложения факта, по которому обращается автор, а затем выражается просьба или предлагаются пути разрешения производственной ситуации.

Таким образом, различия докладной и служебной записок лежат в аспектах их функционирования: докладная записка оформляется для движения по вертикали (вышестоящим руководителям или организациям), служебная – по горизонтали (линейным руководителям)

Давайте рассмотрим, как писать свои жалобы и предложения.

1)определите цель обращения (зачем вам нужна помощь?)

3) определите основные мысли, сформулируйте их наиболее конкретно и выразительно, не забывая про важные детали.

Результативность служебной записки будет зависеть от обоснованности ваших идей.

Длина служебных и докладных записок может быть разной. Одни могут состоять из нескольких предложений, другие могут занимать несколько страниц. Во втором случае вторая и каждая следующая страница должны содержать заголовок с именем адресата, номера страницы и даты. Иногда в такой заголовок включается и тема служебной записки.

ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ

Общий отдел Начальнику отдела АХР

А.И. Петрову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

О проведении ремонтных бытовых работ

В связи с тем, что в кабинете № 367 сломался дверной замок, прошу произвести его ремонт.

И.С. Иванова Иванова

Председатель профкома Начальнику транспортного цеха

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Прошу Вас выделить автотранспорт для перевозки новогодних подарков с кондитерской фабрики до предприятия. Общий объем груза – 100 коробок 50 х 20 х 40, общий вес 1 тонна. Автотранспорт должен быть в 9.00 5.12.2012 г. по адресу: ул. Калганова, д. 67. Водитель должен иметь при себе путевой лист.

Председатель профкома

И.Р. Сергеев

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

В соответствии с планом работы ООО «Феникс» на 2012 г. производственный цех осуществляет издание ряда брошюр объемом 6–8 печ. л.

Для выполнения операций по сшиванию брошюр такого размера имеющиеся в отделе скобосшиватели типа «A» и «B» не пригодны, так как толщина изданий превышает допустимую для них норму (до 5 печ. л. включительно). Использование клеевой машины «C» нецелесообразно с экономической точки зрения, кроме того, оно требует больших временных затрат.

Сшивание брошюр объемом 6–8 печ. л. удобнее всего производить с помощью проволокошвейной машины класса «D». Ее стоимость в фирме «Стан» составляет _______ млн. рублей. При существующем режиме работы экономическая эффективность от эксплуатации машины приведет к покрытию затрат на ее приобретение в течение 1 года и 7 месяцев (расчеты экономической эффективности прилагаются).

В связи с изложенным прошу выделить средства для закупки проволокошвейной машины класса «D».

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Начальник производственного

цеха Л.П.Свият Свият

Служебная записка – одна из форм письменного общения на предприятиях. Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку. Образец такой докладной может быть разным, в зависимости от того, с какой целью ее составляют.

Основания для составления и цели докладных

Написать служебку может любой сотрудник. Как правило, в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.

Взяться за ручку стоит, если:

• были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
• необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
• кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
• появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
• необходимо отправить кого-то в командировку;
• требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
• любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

Как писать служебную записку (образец по ГОСТу)

Компании имеют возможность вводить у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированных форм для таких извещений не установлено.

Что касается служебки, то это разновидность докладной. Как таковой бланк этого документа тоже не утвержден, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

• наименование организации или структурного подразделения, а также указание лица, которому отправляется обращение;
• название документа;
• текст - что именно необходимо сообщить руководству;
• дата, подпись и обязательно должность автора докладной.

Обязательные требования определили, теперь рассмотрим, как пишется служебная записка.

Пример 1

Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.

Пример 2

На картинке - продольное размещение реквизитов. И оба варианта будут правильными.

Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже будет правильным, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.

Пример 3

Служебная записка — пример написания

Написание шапки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, в чей адрес будет направлен документ, его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О.

Что дальше? С чего начинается служебная записка? «Довожу до вашего сведения…» - это самый удобный и распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он может сразу перейти к предмету своего сообщения, для руководителя - сокращением времени на изучение письма.

Сам текст должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений. Так начальству будет проще принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.

Обязательно документ подписать, поставить дату составления, если есть приложения, указать их наличие и перечислить.

Остается добавить, что любой документ должен составляться на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные должны быть пронумерованы. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.

Электронные докладные. Такое бывает?

Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Поэтому обязательно надо сказать пару слов об электронных докладных. Они, конечно, могут быть и уже существуют и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны быть каким-то образом отделены от общей кучи писем, чтобы было понятно, где личные, а где служебные материалы. Уже существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции на докладные. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя - после принятия решений.

Если общей системы нет, то обращение можно написать на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан будет переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудникам нужно оповестить руководство о возникших проблемах, пояснить возникшие обстоятельства или предложить пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют этот документ. В статье мы подробно разберем, как правильно написать служебную записку, образец вы сможете скачать бесплатно.

Они бывают:

1. Докладные. Она пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
2. Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
3. Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников, но может быть устное или письменное указание руководителя.

Требования к документу

Давайте разберемся, как написать служебную записку, образец составим для бюджетной организации. В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Они пишутся в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

Форма служебной записки (образец) должна содержать необходимые реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

Бланк служебной записки

Важные особенности и формулировки

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения…» не отвечает требуемым высоким этическим нормам. Написать о нарушении трудового распорядка можно проще, пропустить в докладной фразу «довожу до вашего сведения» и сразу начать излагать факты и суть происшествия. Например: «Вчера, 15.08.2018, было сорвано занятие в учебном классе из-за…».

Часто возникает вопрос, если в учреждении принят электронный документооборот, как писать служебную записку, образец ее оформления тот же, и чем он отличается от бумажного? Оформление в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте можно запросить уведомление о том, что он прочитан адресатом.

Пошаговое составление

Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

1. Сотрудник создает служебку.
2. Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами, например со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
3. Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
4. Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, при этом отдает поручения, если они необходимы.
5. Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора составляет служебку на имя руководителя учреждения. Ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования. При прочтении директор может поставить свою резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска.

Мы рассказали, как пишется служебная записка, пример для бюджетников приводим ниже.

Образец для бюджетной организации

Как и сколько хранить

Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа. В 2019 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016.

Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др. Срок хранения их в архиве — 5 лет.

Служебная записка, образец которой вы найдете в материалах статьи, является важной частью внутреннего документооборота компании. Наряду с докладными и объяснительными записками, а также разного рода справками, служебные записки являются основанием для оперативного реагирования и принятия своевременных и эффективных управленческих решений.

Из статьи вы узнаете:

Чем образец написания служебной записки отличается от иных внутренних документов

На практике довольно часто можно столкнуться с тем, что исполнители не совсем понимают разницу между теми внутренними документами, с помощью которых осуществляется взаимодействие между должностными лицами, подразделениями, сотрудниками и руководством. Часто документу, имеющему конкретное назначение, структуру и содержание, может присваиваться разные наименования: информационная, докладная или служебная записка , отчет, справка и пр. При этом образец оформления и написания служебной записки, если придерживаться установленной классификации, имеет существенные отличия от требований написания и оформления докладной записки и других видов документов.

Каждый вид документов, используемых во внутреннем документообороте, имеет свое предназначение и может носить инициативный, информационный или, например, отчетный характер. Так, справка может содержать какие либо оперативные или статистические данные, актуальную информацию служебного, биографического характера. Она не является инициативным документом, побуждающим адресата к принятию решений или действий. Она составляется, как правило, по распоряжению непосредственного руководителя.

Что касается докладной записки и образца написания служебной записки , определение этих вдов внутренних документов дается в Кратком словаре видов и разновидностей документов, который был разработан в 1974 году Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА. Согласно этому словарю:

Докладная записка - документ, в котором изложен какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Его адресатом является руководитель;

Служебная записка - содержит информацию о выполнении какой либо работы. Ее направляет одно должностное лицо в адрес другого должностного лица.

В каких случаях потребуется написать служебную записку образец 2018

Вне зависимости от специфики организационной и производственной деятельности предприятия, численности его штата, образец написания служебной записки используется для принятия оперативных управленческих решений. Она является напоминанием и информирует должностное лицо о необходимости выполнения каких-либо действий.

Так, например, руководителю отдела потребуется составить образец служебной записки на премирование в адрес руководителя предприятия, чтобы тот включил наиболее отличившихся сотрудников подразделения в общий список на получение премии.

Служебная записка на премирование сотрудника образец представлена ниже.

В соответствии с трудовым законодательством, факт несоблюдения работником трудовой дисциплины и принятие решения о взыскании оформляются на основании образца служебной записки о нарушениях, написанной руководителем проштрафившегося сотрудника. Процедура оформления дисциплинарного взыскания строго регламентирована. Нарушение этого регламента может стать причиной того, что взыскание работник сможет оспорить и отменить через суд. Поэтому особенно важно, чтобы и содержание и образец оформления служебной записки соответствовали установленным требованиям.

Также служебная записка на перенос отпуска образец может потребоваться, когда изменение сроков ежегодно предоставляемого отпуска вызван производственной необходимостью. В этом случае руководитель подразделения должен заручиться письменным согласием работника на такой перенос и написать служебную записку на имя руководителя о необходимости внесения корректировок в график отпусков.

Обратите внимание! Изменения в график отпусков вносятся на основании соответствующего приказа, основанием для которого, в свою очередь, служит служебная записка.

Образцы служебных записок на приобретение также может потребоваться оформить, когда нужно будет пополнить запасы канцелярских принадлежностей, сырья, материалов, комплектующих, запчастей. Служебной запиской можно проинформировать руководителя другого подразделения, например, службы охраны, о том, что сотрудники будут работать сверхурочно или выйдут на работу в выходной или праздничный день.

Таким образом, образцы служебных записок на сотрудника оформляются, когда речь идет о его награждении или наказании, переносе отпуска, изменении в графике работы. То есть, поводов для их оформления довольно много. Но, поскольку служебная записка в таких случаях становится юридически значимым документом, на основании которого принимаются кадровые и финансовые вопросы, к ее оформлению и содержанию предъявляются определенные требования.

Как написать служебную записку образец 2018

Поскольку служебная записка относится к категории деловых бумаг и является внутренним документом, ее оформление должно соответствовать действующему до 1 июля 2018 года ГОСТ Р 6.30-2003. С июля в действие вступит новый государственный стандарт, но его положения не изменяют правила оформления.

Это означает, что служебная записка , образец оформляется на обычном стандартном листе писчей бумаги формата А4. Официальный бланк организации в этом случае использовать нет необходимости. Ее текст может быть написан от руки или оформлен в электронном виде, с соблюдением установленных стандартом отступов и полей.

Требования к образцу написания служебной записки также общие. Она должна состоять из адресной и информативной части. При необходимости, под информативной частью указывают сведения о наличии приложений, количестве их экземпляров и количестве листов в каждом из приложений.

Форма служебной записки образец не предполагает никаких выводов и инициатив. Текст информативной части должен быть изложен кратко и логично, без эмоциональной окраски. В нем указываются только факты, не следует приводить никаких оценочных суждений. При необходимости, необходимо указать повод и причины для написания документа, а также дать ссылки на внутренние локальные нормативные акты предприятия, федеральное законодательство, иные правовые акты.

Служебная записка образец 2018 должна быть не только правильно оформлена, но и иметь все необходимые реквизиты, гарантирующие ее юридическую значимость. Это сугубо внутренний документ, о чем свидетельствует его наименование. Поэтому количество обязательных реквизитов ограничено.

К реквизитам служебной записки относятся:

1. должность, фамилия, имя и отчество адресата записки;
2. должность, фамилия, имя и отчество составителя документа;
3. входящий регистрационный номер;
4. дата и место составления;
5. наименование типа документа;
6. подпись, дата и расшифровка подписи составителя.

Утверждать или согласовывать служебную записку, в соответствии с образцом оформления не нужно. Необходимо зарегистрировать документ в канцелярии и проставить на нем и его дубликате, который останется на руках составителя, регистрационный номер. Это нужно для того, чтобы у составителя имелось подтверждение своевременного оповещения о факте или проблеме других заинтересованных лиц в случае конфликта или трудового спора.

Составитель должен четко помнить, что этот тип документов применяется только при горизонтальном взаимодействии должностных лиц. В случае, когда адресатом документа является вышестоящее должностное лицо, его необходимо именовать «Докладной запиской».

Рекомендуем включить служебную записку образец 2018 в альбом с образцами других документов, используемых в документообороте предприятия. Это позволит исполнителям иметь под рукой примеры правильного написания и оформления всех типовых деловых бумаг: писем, докладных и служебных записок, отчетов, актов и пр.

Многие относятся к докладным запискам, как к формальности, отнимающей время и нервы. Но встречаются ситуации, когда эта формальность способна уберечь работника от несправедливых претензий руководства. Задокументированные прошения в любой момент подстрахуют вас от неприятностей, чего нельзя сказать о просьбах, изложенных в устной форме, которым даже не всегда придают значение. Таким образом, эти документы подтверждают факт взаимоотношений, их регистрируют как исходящую документацию.

Пишем докладную записку

Что такое докладная записка?

Докладная записка – это важный документ внутренней коммуникации , без него не обходится ни одно влиятельное учреждение. Для нормального функционирования организации образец докладной записки должен находится под рукой почти у всех работников. Отличие ее от служебной записки в том, что она имеет иерархическую направленность, то есть всегда поступает от подчиненного к вышестоящему руководству. Записка выступает документом информационного характера, которую пишут с целью вовремя проинформировать начальство вышестоящей инстанции или другого структурного отдела о событиях, влияющих на устойчивость системы менеджмента на предприятии.

Докладная имеет юридическую силу, потому что её цель не только проинформировать руководство организации, но и побудить к выносу определенного решения по озвученной ситуации. Составляется документ по личной инициативе сотрудника или же по требованию руководителя. Код записки согласно классификатору управленческой документации — 0286041 по ОКУД. В документе должна быть четко описана возникшая проблема, а так как он имеет юридическую силу, то в нем должны отсутствовать орфографические и юридические ошибки.

Определение докладной записки

В документе не только обстоятельно излагается происшествие, но и пишется вывод с приведением вариантов урегулирования ситуации. После этого руководитель обязан изучить документ и наложить свою резолюцию. В последующем эта резолюция выступает основанием для утверждения и осуществления различных мер (наложения взыскания, вынесения поощрения и т. п.). Таким образом, докладная записка - это элемент обратной связи между руководителем и подчиненным.

Цели докладных записок

Основные цели, преследуемые при формировании этого документа:

• Повысить эффективность личной работоспособности . Когда работнику что-то мешает, и он предлагает пути решения этой проблемы.
• Исправить ситуацию . Когда работнику известны определенные факты, не касающиеся его лично, но, по его мнению, мешающие стабильной и эффективной работе. Пишется докладная руководству, чтобы ситуация была разрешена в ближайшее время.
• Снять с себя ответственность . Если работник донес какую-то информацию до вышестоящих лиц и хочет снять с себя ответственность за исправление происшествия. После этого претензий к составителю быть не должно.
• Защититься, когда ущемляются права . Тут записка выступает попыткой мирного урегулирования инцидента.

Одна из целей докладной записки, снять с себя ответственность

Виды докладных записок

Они бывают двух типов:

1. Внутренняя - пишется по желанию работника или его начальника с целью увеличить эффективность работы фирмы. Подпись здесь ставит автор. Раз документ считается внутренним, то, оформление осуществляют на бумаге формата А4.
2. Внешняя - направляется в вышестоящие инстанции. Такой тип подписывает только руководитель компании,а печатается он на фирменном бланке.

В обоих случаях дата ставится в день написания и подписания.

• Информационные - как правило, составляются регулярно, они детально информируют о способах и особенностях проведения работы. Также с их помощью можно донести до руководства идеи по улучшению рабочего процесса.
• Отчетные - сообщают об итогах исполненного распоряжения в конкретный период. Составляют их, как правило, работники самого низкого звена.
• Инициативные - те, где работник предлагает начальству вынести определенное решение в связи с конкретными событиями – нарушениями, простоями и т. д.

Внутренняя докладная записка

Нередко среди докладных приходится писать начальству «репрессивные» записки, на сотрудников хамов и лентяев. Составлять их следует особо внимательно, потому что даже малейший недочет способен привести к неприятностям в дальнейшем. Нарушение дисциплины, является поводом для финансового взыскания, только для этого в документе должны быть приведены веские аргументы. Неправильно сформулированный документ можно подать в суд, пожаловавшись на то, что начальство злонамеренно ущемляет права специалиста. Поэтому важно знать, как написать докладную записку правильно.

Структура документа

Докладная записка включает два или три смысловых раздела:

1. Фактическая часть, где констатируют причины инцидента побудившие для ее формирования с подробным изложением сопутствовавших обстоятельств.
2. Аналитическая - представляет анализ ситуации с потенциальными последствиями происшествия и различными вариантами устранения проблемы.
3. Резюмирующая часть, где докладчик описывает свое мнение, приводит убедительные доводы и рекомендует принять какие-то конкретные действия по разрешению инцидента. А после руководитель сам решает, какие санкции предпринять. Так как у начальства нет времени на разбирательства, то чаще всего оно, соглашается с предложениями автора не вникая в подробности.

Внешняя докладная записка

Составлять докладную записку можно как в текстовом, так и в табличном варианте. Аналитический раздел в документе может отсутствовать в зависимости от вида вопроса. В таком случае документ имеет только фактическую часть и вывод с решениями проблемы. При помощи него можно вносить не только предложения по улучшению каких-то производственных процессов, но и выразить свое недовольство с принятыми мерами. Прежде чем приступить к оформлению докладной, нужно четко сформулировать проблему или свою точку зрения и уже потом начинать ее изложение на бумаге.