Правила составления акта приема-передачи основных средств. Акт приёма передачи основных средств Когда составляется ос 1

- образец заполнения вы сможете скачать на нашем сайте - является основанием для оприходования основных средств, их постановки на баланс организации. Попробуем разобраться с заполнением унифицированной формы ОС-1.

Как принимают ОС к учету практикующие бухгалтеры при разных системах налогообложения - узнайте на нашем форуме. Например, узнать о нюансах, как приобрести ОС в рассрочку при УСН 15%, можно по .

Акт приема передачи основных средств - где скачать бланк

Унифицированная форма ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)» утверждена постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7. Скачать бланк этой формы можно на нашем сайте.

Применение формы ОС-1

Акт приема передачи ОС-1 предназначен для оформления:

включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию;
выбытия ОС при их передаче другой организации (продаже, мене и пр.).

Исключением являются случаи, когда прием-передача объектов и ввод их в действие должны оформляться в соответствии с действующим законодательством в особом порядке.

Акт о приеме передаче объекта основных средств - сколько экземпляров составлять?

Если происходит прием-передача основного средства между его бывшим владельцем и новым собственником, акт составляется в 2 экземплярах: один — для передающей стороны, другой — для принимающей. При этом составляет его организация-сдатчик.

Оба экземпляра утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика. К акту прилагается и техническая документация, относящаяся к объекту ОС.

При покупке нового ОС, которое для продавца является товаром, или при вводе объекта, который организация создала сама, оформляется только 1 экземпляр акта.

Образец заполнения - форма ОС 1 и ее особенности

ОС 1 - образец заполнения вы найдете чуть ниже, составляется на 3 страницах. Перед тем как использовать образец заполнения - форма ОС 1, следует уяснить, что такой документ заводится лишь для постановки на учет нового основного средства. При продаже основных средств в образце заполнения ОС 1 (акте приема-передачи) принимающей стороне следует обязательно переписать информацию о заключении приемочной комиссии в соответствующую графу.

Главной особенностью для образца заполнения ОС 1 у лизингополучателя является то, что в актеделается отметка о том, что поступивший объект вводится в эксплуатацию по договору лизинга. К сведению: в данном договоре должно быть прописано условие о том, что основное средство передается лизингополучателю на баланс.

В связи с тем, что после принятия нового закона о бухучете с 2013 года применение унифицированных бланков не является обязательным, каждый бухгалтер может по-своему отредактировать бланк такого документа. Корректируя акт приема передачи ОС -1,следует помнить, в каких графах отображать требуемую информацию.

На странице 1 приводятся:

Грифы утверждения акта. При покупке/создании нового ОС гриф утверждения акта организацией-сдатчиком не проставляется.

Важно! Грифы унифицированной формы ОС-1 (образец заполненияпоможет разобраться в этом) содержат такой реквизит, как место печати. при этом печать не поименована в числе обязательных реквизитов первичного учетного документа, установленных ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Именно поэтому в том случае, если организация (приемщик или сдатчик ОС) официально отказалась от использования печати (федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ), проставлять оттиск необязательно. Это подтверждает письмо Минфина России от 06.08.2015 № 03-01-10/45390.

Сведения об организации — приемщике ОС.
Информация об организации-сдатчике. Данный реквизит заполняется, если объект передается как ОС. По новым и самостоятельно созданным объектам этого не требуется.
Бухгалтерская информация, в том числе счет учета объекта, дата принятия/списания объекта с учета.
Сведения о самом основном средстве: наименование, назначение, модель, марка, место нахождения, сведения об изготовителе, инвентарный и заводской номера, номер амортизационной группы и т. п.

Вторая страница акта содержит 3 раздела.

Раздел 1 заполняется только по объектам, бывшим в эксплуатации в качестве ОС на основании данных организации-сдатчика. Здесь содержатся сведения об объекте ОС на дату передачи, в том числе даты выпуска, ввода в эксплуатацию, капремонта, фактический срок эксплуатации, срок полезного использования, а также информация о начисленной бывшим собственником амортизации и остаточной стоимости основного средства.

Раздел 2 заполняет только организация-получатель в одном (своем) экземпляре. Здесь приводится информация по порядку амортизации объекта: его первоначальная стоимость, установленный новым владельцем срок полезного использования, а также способ и норма амортизации.

Об амортизации ОС в бухучете см.:

«Формула и пример метода уменьшаемого остатка начисления амортизации» ;
«Как правильно применять кумулятивный метод амортизации?»

Раздел 3 содержит краткую индивидуальную характеристику объекта основных средств. Здесь отражаются все его приспособления и принадлежности, указываются содержание драгметаллов (при их наличии в составе) и прочие характеристики объекта.

На третьей странице документа приводятся:

данные о приемке ОС комиссией (соответствует или нет объект техническим условиям, требуется ли его доработка);
подписи компетентных лиц: членов приемочной комиссии и лиц, сдавших и принявших объект.

В самом конце проставляются отметки бухгалтерии:

передающей организации — о том, что выбытие объекта отражено в инвентарной карточке (заполняется только при передаче ОС между собственниками);
принимающей стороны — об открытии на ОС инвентарной карточки или о соответствующей записи в инвентарной книге.

ОС-1 - образец заполнения для скачивания

На акт приема передачи основных средств образец смотрите на нашем сайте.

Акт приема передачи оборудования в монтаж - форма ОС-15

В некоторых обстоятельствах у предприятий возникают трудности с составлением акта на поступившее оборудование, которое должно быть смонтировано. Несмотря на кажущееся сходство с описанной выше формой, здесь используется свой бланк ОС-15.

При получении оборудования для целей монтажа путь у него свой: первым делом оно идет на склад, потом монтируется, и уже после тестирования происходит передача объекта в категорию основных средств.

Форма ОС-15 оформляется, когда оборудование монтируется на предприятии. Заполнение бланка не представляет трудностей, поскольку содержит стандартный набор реквизитов, строк и граф. Скачать бланк этой формы можно на нашем сайте .

В 2018 году для документального ведения учёта ОС объекты хозяйствования должны продолжать использовать унифицированные формы бланков (постановление Госкомстата РФ №7 от 21 января 2003 г.):

ОС-1а
ОС-1б

Учет основных средств – это базовый элемент финансового и бухгалтерского учета, поэтому знание правил заполнения ОС-1 станет залогом грамотного оформления важнейших первичных документов. Как заполнить форму ОС 1?

Заполнение формы ОС-1

Форма ОС-1, которая именуется Актом о приёме-передаче объекта ОС (кроме зданий и сооружений) выглядит следующим образом:

Основная сложность при заполнении данной формы — это наличие неполных сведений, в результате чего многие поля документа могут быть попросту не заполнены. К примеру, зачастую неизвестен сдатчик (продавец) ОС (при розничной покупке), поэтому в поле «организация-сдатчик» приходится ставить прочерк. Заметим, что указание неполных сведений не будет являться нарушением, главное – приём-передача основного средства оформлена с использованием необходимого бланка.

Форма ОС-1: порядок заполнения

Взглянем на пример заполнения формы ОС 1:

В первую очередь заполняются три основных поля:

организация-получатель
организация-сдатчик
основание для составления Акта

Далее указывается наименование объекта ОС, его характеристики и сведения о текущем состоянии (вторая страница формы). На третьей странице бланка предусмотрены поля для заметок специальной комиссии по приёму-передаче основного средства, а также для реквизитов и подписей получателя и сдатчика.

Образец заполнения формы ОС-1

Еще один образец заполнения ос-1 при продаже основного средства — в виде автомобиля:

На нашем сайте можно скачать данный образец заполнения акта ОС-1:

Часто задаваемые вопросы:

Являются ли документы, составленные по формам серии ОС-1 первичными для бухучета?

Да, поскольку в этих бланках предусмотрены соответствующие поля: к примеру, раздел 2 документа — первоначальная стоимость ОС, амортизация, срок полезного использования и т.д.

Каков срок составления данного первичного документа?

ФЗ «О бухучете» за №129-ФЗ говорит о том, что данным сроком следует считать момент совершения хозяйственной операции, т.е. момент покупки ОС. Требующее монтажа или испытательных запусков основное средство принимается к учету в момент введения его в эксплуатацию.

Где брать сведения для составления акта приёма-передачи ОС?

Основной документ, в котором будут содержаться вся необходимая информация – договор (купли-продажи, мены, лизинга), на основании которого основное средство передается получателю (покупателю).

Грозит ли штраф за неполное оформление данного Акта?

Согласно ст. 120 НК РФ, грубым нарушением правил учета объектов налогообложения будет считаться лишь отсутствие первичного документа – Акта, составленного по форме №ОС-1. Штрафов за его неполное оформление не предусмотрено.

Для оформления и учета операций приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями используются следующие унифицированные формы: № ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений); № ОС-1а «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)»; № ОС-1б «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)». Они применяются в следующих случаях:

1) включение объектов в состав основных средств и учет их ввода в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, — в момент приобретения, для объектов, требующих монтажа, — после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию), поступивших по договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды (если объект основных средств находится на балансе лизингополучателя) и др. или путем приобретения за плату денежными средствами, изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений) в установленном порядке;

2) выбытие из состава основных средств при передаче (продаже, мене и пр.) другой организации. Исключением являются случаи, когда прием-передача объектов и ввод их в действие должны быть оформлены в соответствии с действующим законодательством в особом порядке.

Документы, которыми оформляется прием-передача, угверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту прилагается и техническая документация, относящаяся к данному объекту (фуппе объектов).

Реквизит «Государственная регистрация прав» заполняют на недвижимое имущество и в случаях сделок с ним. В формах № ОС-1 и № ОС-1а раздел 1 заполняют на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика), имеющих информационный характер, для объектов основных средств, которые были в эксплуатации. Раздел 1 не заполняют в случаях приобретения объектов через сеть розничной торговли, изготовления для собственных нужд.

Раздел 2 заполняет организация-получатель только в своем экземпляре. Данные об объекте основных средств, находящемся в собственности двух или нескольких организаций, записывают соразмерно доле организации в праве общей собственности.

Для ввода основного средства в эксплуатацию на основании распоряжения руководителя организации создаётся комиссия, которая производит осмотр принимаемого в эксплуатацию основного средства, проверку его на соответствие техническим характеристикам.

После этого составляется акт приема-передачи объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) в двух экземплярах по форме № ОС-1.

После передачи объекта основного средства в эксплуатацию, назначается ответственное лицо за ее сохранность.

Порядок заполнения строк и граф, которые могут вызвать вопросы.

Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) утверждается руководителем организации-сдатчика и руководителем организации-получателя. Утверждение акта обоими руководителями производится в момент передачи объекта ОС от сдатчика к получателю при одновременном вводе его в эксплуатацию.

Если после приобретения основное средство передаётся в запас на склад организации-получателя, а не в эксплуатацию, и лишь через несколько дней передаётся в производство, то акт о приеме-передаче формы № ОС-1 утверждается одним руководителем и от лица сдатчика, и от лица получателя.

Аналогично заполняются строки "Организация-получатель" и "Организация-сдатчик".

В графе "Дата принятия к бухгалтерскому учету" проставляется дата включения поступившего оборудования в состав собственных основных средств организации-получателя, которая должна совпадать с датой составления акта о приеме (поступлении) объекта основных средств (кроме зданий, сооружений).

В графе "Дата списания с бухгалтерского учета" указывается дата выбытия основного средства.

В графе "по ОКОФ" записывается код, соответствующий данному виду объекта основных средств по ОКОФ (Общероссийскому классификатору основных фондов).

В графе "Инвентарный номер" указывается инвентарный номер объекта основных средств, который присваивается данному объекту комиссией при его поступлении в организацию и впоследствии, как правило не изменяется. О всех случаях изменения инвентарного номера должны быть сделаны отметки в инвентарной карточке.

Объект основных средств, поступивший в организацию по договору аренды, может учитываться арендатором по инвентарному номеру, присвоенному арендодателем.

В графе "Заводской номер" проставляется заводской номер. Этот номер можно посмотреть:

на самом основном средстве;
в техническом паспорте оборудования;
в акте приемки-передачи (например, при передаче в аренду от другой организации);
в инвентарной карточке учета основного средства, если перемещение основного средства происходит внутри предприятия.

Графа "Государственная регистрация прав на недвижимость" заполняется на недвижимое имущество и в случаях сделок с ним.

Согласно Федеральному закону от 21.07.1997 г. №122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним", недвижимым имуществом (недвижимостью), права на которое подлежат государственной регистрации в соответствии с названным Законом, признаются земельные участки, участки недр, обособленные водные объекты и все объекты, которые связаны с землей так, что их перемещение без несоразмерного ущерба их назначению невозможно, в том числе здания, сооружения, жилые и нежилые помещения, леса и многолетние насаждения, кондоминиумы, предприятия как имущественные комплексы.

При этом датой государственной регистрации прав является день внесения соответствующих записей о правах в Единый государственный реестр прав (подтверждается выдаваемым актом о регистрации прав).

В строке "Место нахождения объекта в момент передачи" указывается организация, структурное подразделение организации, где находится основное средство в момент составления акта о приеме (поступлении).

Форма № ОС-1 учитывает ситуацию, когда основное средство принадлежит нескольким фирмам. В справочном разделе нужно указать участников долевой собственности и их доли. При этом цифры в самом акте приема-передачи фирма указываются соразмерно ее доле в общей собственности.

Если стоимость основных средств выражена в иностранной валюте, то в этом случае в справочном разделе акта по строке "Иностранная валюта" надо указать вид валюты и ее сумму по курсу Банка России. Его нужно брать на дату принятия основного средства к учету (п.16 ПБУ 6/01).

Раздел 1 "Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи" заполняется на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика), имеющих информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации. Если организация-получатель купила основное средство в розницу или создала его самостоятельно и для собственных нужд, ей заполнять этот раздел не надо.

В графе "Фактический срок эксплуатации (лет, месяцев)" обозначается общий срок фактического использования приобретенного основного средства у всех его бывших владельцев с момента первого ввода объекта ОС в эксплуатацию.

В графе "Сумма начисленной амортизации (износа)" указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации основного средства.

При заполнении графы "Срок полезного использования" проставляется срок полезного использования ОС, определенного при первичном принятии объекта основных средств к учету.

В графе "Сумма начисленной амортизации (износа), руб." указывается сумма начисленных амортизационных отчислений за все время, которое основное средство находилось в эксплуатации.

Графа "Остаточная стоимость" предназначена для указания остаточной стоимости основного средства, которая при принятии к учету основного средства последней организацией-получателем будет принята за первоначальную. При этом под остаточной стоимостью подразумевается разница между первоначальной стоимостью основного средства и суммой ранее начисленной амортизации.

Графа "Стоимость приобретения (договорная стоимость), руб." заполняется передающей основное средство организацией в случае, если стоимость основного средства по договору купли-продажи отличается от остаточной стоимости. Тогда организация-получатель при принятии объекта ОС к учету за первоначальную стоимость примет договорную.

Раздел 2 "Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету" заполняет только получатель основного средства в своем экземпляре.

В графе "Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету, руб." указывается:

остаточная или договорная стоимость в случае, если основное средство ранее эксплуатировалось;
стоимость по договору купли-продажи или стоимость приобретения в случае, если приобретается новое основное средство.

В графе "Срок полезного использования" указывается период использования объекта основных средств, в течение которого использование данного объекта приносит экономические выгоды (доход) организации. Срок полезного использования определяется организацией, приобретающей основное средство, самостоятельно и в соответствии с Постановлением Правительства РФ 01.01.2002 г. № 1 "О Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы" по объектам основных средств, принятым к бухгалтерскому учету начиная с 1 января 2002 г.

Следует отметить, что организации, приобретающие объекты основных средств, бывшие в употреблении, вправе определять норму амортизации по этому имуществу с учетом срока полезного использования, уменьшенного на количество месяцев эксплуатации данного имущества предыдущими собственниками.

При этом, если количество месяцев нахождения приобретенного объекта основных средств в эксплуатации у предыдущих собственников больше или равно сроку полезного использования данного объекта, определенному предыдущим собственником, амортизация в дальнейшем не начисляется.

При заполнении графы 9 "Срок полезного использования" проставляется срок полезного использования ОС, определенного организацией при принятии объекта основных средств к учету.

В графе "Способ начисления амортизации" нужно помимо нормы начисления амортизации указать и способ ее начисления.

Напомним, что в бухучете применяются четыре способа:

линейный;
уменьшаемого остатка;
способ списания стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования;
способ списания стоимости пропорционально объему выпущенной продукции.

В разделе 3 "Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств":

указываются наименование приобретенных основных средств;
их количество;
при содержании драгоценных материалов в основном средств - их наименование, номенклатурный номер, единица измерения, количество и масса.

На третьей странице формы № ОС-1 записываются выводы комиссии, которые были сделаны в результате осмотра.

В акт также заносятся результаты испытаний объекта, если испытание объекта необходимо (смотри текст примера).

В строке «Заключение комиссии» указываются заключительные выводы комиссии о соответствии основного средства техническим требованиям.

В строке «Приложение. Перечень технической документации» необходимо указать прилагаемую документацию.

Акт обязательно заверяется подписями председателя и членов комиссии. Обязательно проставлять не только подписи, но и расшифровки, а также должности членов комиссии.

Свои подписи на документе ставят обязательно материально ответственные лица: сдающий и принимающий основное средство (с указанием своих табельных номеров и датой передачи).

Подписи материально ответственных лиц могут заверяться штампом подразделения.

В случае, если до передачи объекта основных средств (при оформлении покупки) материально-ответственному лицу данное основное средство приняло другое должностное лицо, то следует указать в том числе номер и дату доверенности, на основании которой доверенное лицо от лица организации-покупателя получило ОС от продавца.

Данные из акта о приеме-передаче (поступлении) объекта основных средств переносятся в форму № ОС-6 "Инвентарная карточка учета объекта основных средств". В акте о приеме-передаче формы № ОС-1 при этом делается пометка об открытии инвентарной карточки и проставляется номер и дата карточки. Данная надпись заверяется подписью главного бухгалтера.

При выбытии основного средства из эксплуатации в акте бухгалтерией также делается пометка, заверенная главным бухгалтером.

Раньше форма акта приема-передачи основных средств была одна. Начиная с 1 января 2003 года, в соответствии с Постановлением от 21.01.2003 г. № 7 следует применять три унифицированные формы акта о приеме-передаче.

Теперь отдельно выделены акты о приеме-передаче (поступлении) зданий, сооружений (№ ОС-1а) и групп объектов (№ ОС-1б).

Заполнение форм №№ ОС-1а, ОС-1б аналогично заполнению формы № ОС-1, описанному выше. Существует, однако, ряд существенных отличий.

В акте формы № ОС-1а в разделе 3 "Краткая индивидуальная характеристика объекта" приведена дополнительная таблица, в которой по зданиям, сооружениям, вводимым в эксплуатацию организацией-собственником, раскрываются специфические сведения об общей площади здания, сооружения (в кв. м), количестве этажей, общем строительном объеме (в куб. м), в том числе подземной части (например, в гаражах), количественные и качественные характеристики основного объекта и пристроенных к нему помещениях (если здание, сооружение состоит из нескольких частей, помещений).

При государственной регистрации прав на недвижимость обязательно заполняется графа "Государственная регистрация прав".

Процедура покупки, введения в эксплуатацию приобретенного имущества подразумевает наличие сопровождающей документации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Одним из них выступает акт приема-передачи основных средств. Составление этого документа регулируется законодательными актами.

Общие сведения

Многочисленные операции с собственностью долгосрочного пользования подлежат документальному оформлению. С целью соблюдения требований законодательства используется документ установленной формы (ОС-1).

Бланк носит название «Акт приема-передачи ОС». Исключение – документ не предназначен для переоформления уже построенного строительного объекта.

Что это такое

Акт приема-передачи ОС применяется для своевременной бухгалтерской регистрации операций, связанных с приобретением, последующим учетом имущественных объектов, которые должны находиться в эксплуатации более года.

К группе основных средств относятся:

рабочее силовое оборудование;
инструмент;
сооружения и здания;
хозяйственный инвентарь;
измерительные приборы;
многолетние насаждения;
объекты природопользования;
регулирующие устройства;
племенной рабочий скот;
капитальные вложения;
вычислительная техника;
хозяйственный инвентарь;
земельные наделы;
внутрихозяйственные дороги;
транспорт.

Совершение указанных операций сопровождается оформлением установленной документации (Постановление РФ № 7 от 21.01.03):

Назначение документа

Бланк используется для осуществления хозяйственных операций с дорогостоящей собственностью между юридическими и физическими лицами.

Целью применения документа является правовое оформление следующих действий:

Причисление к категории основных средств.
Безвозмездная передача в пользу другого лица.
Введение в эксплуатацию оборудования, помещения изготовленного самостоятельно.
Приобретение по специальному , с заполнением накладной.
Произведение обмена с другим лицом.
Исключение из перечня основных средств с последующей передачей другому субъекту хозяйствования.

Имея на руках подобный документ, бывший собственник производит списание проданных объектов. Новый владелец оформляет прием ценностей и дальнейшую их постановку на .

Особенности составления документа

НК РФ не предусмотрено понятие «первичные учетные документы». Подобное понятие определяется только действующим законодательством по бухгалтерскому учету ().

К проведению операций принимается документация, составленная с заполнением всех обязательных данных (ст.9 ФЗ № 402-ФЗ от 06.12.11, ).

Неточное и неполное оформление реквизитов влечет за собой нежелательные последствия.

В документ заносятся сведения об объекте, которые ранее были указаны в акте. Подписание акта дает основание считать приобретение собственностью покупателя и начислять на него амортизацию.

Образец заполнения

Когда представитель передающей организации поставит свою личную подпись внизу третьей страницы, главный бухгалтер сделает пометку в инвентаризационной карточке.

Таким образом, недвижимость будет снята с бух. учета. Представитель принимающей организации должен поставить личную подпись внизу справой стороны на последней странице документа.

Обязательно стоит указать ФИО, занимаемую должность и дату. Правильное заполнение реквизитов проверяет главный бухгалтер принимающей стороны.

Подтверждается оформление инвентаризационной карточки. Затем ответственное лицо ставит на акте подпись. Последней подписью будет утверждение руководителя предприятия.

Формирование акта приема-передачи основных средств регулируется несколькими нормативными актами.

Документ обязателен к применению всеми субъектами хозяйствования для совершения операций с недвижимостью, постановке на учет материальных ценностей.

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Организация применяет общий режим налогообложения. У физического лица были приобретены здание и оборудование. Продавец акты приема-передачи основных средств по форме ОС-1 или ОС-1а не представил. Купленное имущество планируется учитывать в составе основных средств.
Можно ли принять основные средства к бухгалтерскому учету на основании договора купли-продажи и акта приема-передачи?
Как при отсутствии актов по форме ОС-1 или ОС-1а поставить на учет (бухгалтерский и налоговый) основные средства, бывшие в эксплуатации?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
У физического лица - продавца отсутствует обязанность предоставлять организации-покупателю акты приема-передачи основных средств по формам ОС-1 или ОС-1а. Для принятия к бухгалтерскому учету купленных объектов движимого и недвижимого имущества организации продавцу достаточно имеющихся у нее актов приема-передачи, составленных в произвольной форме, с указанием всех реквизитов, установленных Закона N 402-ФЗ.
В бухгалтерском и налоговом учете приобретенные основные средства, бывшие в эксплуатации, учитываются не по остаточной стоимости, указанной в документах поставщика, а по сумме фактических затрат организации на их приобретение. При этом сумма амортизации, начисленная предыдущим собственником, у нового собственника в учете не отражается.
В бухгалтерском учете может быть установлен любой срок полезного использования, который организация сочтет обоснованным. В ситуации, когда основные средства, бывшие в эксплуатации, приобретаются у физического лица, в налоговом учете срок полезного использования должен быть определен исключительно на основании Классификации ОС, как если бы покупалось новое ОС.

Обоснование вывода:

Акты ОС-1 или ОС-1а

Прежде всего отметим, что, с точки зрения гражданского законодательства, обязанность составления акта приема-передачи при заключении договора купли-продажи возникает только в том случае, когда речь идет о продаже недвижимого имущества ( ГК РФ). Здесь обращаем внимание, что ГК РФ не предъявляет каких-либо требований к форме акта приема-передачи, оформляемого при реализации объекта недвижимости. В связи с этим такой акт может быть составлен как в произвольной форме, так и с применением унифицированной формы (например формы ОС-1а "Акт о приеме-передаче здания (сооружения)", утверждена Госкомстата РФ от 21.01.2003 N 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств" (далее - Постановление N 7)).
В случае реализации движимого имущества составление акта приема-передачи не является обязательным требованием закона.
Вместе с тем Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) определяет, что в целях бухгалтерского учета каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Под фактом хозяйственной жизни понимаются сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств ( Закона N 402-ФЗ).
Соответственно, с точки зрения N 402-ФЗ такой факт хозяйственной жизни, как продажа имущества, в обязательном порядке должен быть оформлен первичным учетным документом.
В отношении конкретного вида первичного документа, которым должен быть оформлен факт продажи имущества, следует учитывать, что, с точки зрения правил бухгалтерского учета, составление именно акта приема-передачи требуется только в том случае, если реализуется имущество, учитываемое у продавца в составе основных средств (п. 81 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденных Минфина России от 13.10.2003 N 91н). В иных случаях, например при передаче покупателю имущества, учитываемого в качестве товара или материала, составляется не акт приема-передачи, а накладная (п. 2.1.2 Методических рекомендаций по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли (утверждены письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5), п. 120 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ от 28.12.2001 N 119н*(1)).
Однако действие N 402-ФЗ на физических лиц не распространяется ( Закона N 402-ФЗ). Поэтому физическое лицо, реализующее движимое имущество (в том числе оборудование), составлять и подписывать акты приема-передачи такого имущества не обязано. В то же время не существует и запрета на подобные действия.
В рассматриваемом случае, как мы поняли, сторонами подписаны акты приема-передачи как в отношении движимого, так и в отношении недвижимого имущества. Данные акты составлены в произвольной форме.
С учетом всего вышесказанного мы видим, что в данном случае свои обязательства по оформлению документации физическое лицо - продавец исполнило полностью. Оснований требовать от него составления и предоставления актов приема-передачи по унифицированным формам ОС-1 "Акт приемки-передачи основных средств" (также утверждена N 7) и ОС-1а "Акт о приеме-передаче здания (сооружения)" не имеется.
Более того, на сегодняшний день указанные формы вообще не обязательны к применению, т.е. даже в том случае, когда продавцом имущества выступает юридическое лицо (подпадающее под требования N 402-ФЗ), реализующее именно основные средства (а не товар или материалы), акт приема-передачи основных средств может быть составлен в произвольной форме. При этом единственным требованием к такому документу является обязательное наличие всех реквизитов, предусмотренных Закона N 402-ФЗ.
Дело в том, что в настоящее время все формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета ( Закона N 402-ФЗ). Обязательного применения бланков, которые содержатся в альбомах унифицированных форм (в том числе утвержденных N 7), N 402-ФЗ не предусматривает*(2). Поэтому акт приема-передачи основных средств может быть составлен как по унифицированной форме (ОС-1 или ОС-1а), так и в произвольном виде.
Итак, в рассматриваемой ситуации для принятия к бухгалтерскому учету купленных объектов движимого и недвижимого имущества организации продавцу достаточно имеющихся у нее актов приема-передачи, составленных в произвольной форме, содержащих все реквизиты, установленные Закона N 402-ФЗ. Если всех нужных реквизитов данные документы не содержат, то на их основании целесообразно составить бухгалтерскую справку (с указанием всех реквизитов из Закона N 402-ФЗ), в такой ситуации именно данная справка будет являться основанием для постановки купленного имущества на баланс.

Данные, необходимые для принятия к учету объектов ОС, бывших в эксплуатации

Что касается вопроса об определении данных, свидетельствующих о том, что приобретенные недвижимость и оборудование являются не новыми объектами, то здесь необходимо иметь в виду, что в рассматриваемом случае, по сути, такие данные организации-покупателю не нужны. Поясним.

1. Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете учет основных средств осуществляется в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01 (далее - ПБУ 6/01) и Методическими указаниями по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденными Минфина России от 13.10.2003 N 91н (далее - Методические указания). Бывшие в эксплуатации основные средства в ПБУ 6/01 отдельно не упоминаются, что позволяет сделать вывод о том, что такие основные средства отражаются в бухгалтерском учете по общим правилам (п. 24 Методических указаний).
Согласно п. 8 ПБУ 6/01 первоначальной стоимостью основных средств, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на их приобретение, сооружение и изготовление, за исключением НДС и иных возмещаемых налогов. Фактическими затратами на приобретение, сооружение и изготовление основных средств являются, в частности, суммы, уплачиваемые (подлежащие уплате) в соответствии с договором поставщику (продавцу). При этом организация, которая вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность, может определять первоначальную стоимость основных средств, приобретенных за плату, - по цене поставщика (продавца) и затрат на монтаж (при наличии таких затрат и если они не учтены в цене) (п. 8.1 ПБУ 6/01).
Иного порядка определения первоначальной стоимости для основных средств (в том числе объектов недвижимого имущества), приобретенных за плату, бухгалтерским законодательством не предусмотрено. Таким образом, в бухгалтерском учете приобретенные основные средства, бывшие в эксплуатации, учитываются не по остаточной стоимости, указанной в документах поставщика, а по сумме фактических затрат организации на их приобретение. Сумма амортизации, начисленная предыдущим собственником, в бухгалтерском учете у нового собственника не отражается*(3).
Вместе с тем отражение приобретенного объекта недвижимости в учете по первоначальной стоимости, равной цене его приобретения, не означает, что организация не может учесть срок эксплуатации данного объекта при определении его срока полезного использования.
Напомним, что стоимость объектов основных средств погашается посредством начисления амортизации, расчет которой осуществляется исходя из срока полезного использования объекта основных средств (п.п. 17, 19 ПБУ 6/01). Под остаточной стоимостью основного средства в бухгалтерском учете понимается его первоначальная стоимость за минусом начисленной амортизации (п. 54 Методических указаний).
Таким образом, можно сделать вывод, что чем выше срок полезного использования основного средства, тем медленнее уменьшается его остаточная стоимость.
Согласно п. 20 ПБУ 6/01 срок полезного использования объекта ОС определяется при принятии объекта к бухгалтерскому учету организацией самостоятельно исходя из:
- ожидаемого срока использования этого объекта в соответствии с ожидаемой производительностью или мощностью;
- ожидаемого физического износа, зависящего от режима эксплуатации (количества смен), естественных условий и влияния агрессивной среды, системы проведения ремонта;
- нормативно-правовых и других ограничений использования этого объекта (например срок аренды).
Такой порядок определения срока полезного использования распространяется и на объекты основных средств, ранее использовавшиеся у других собственников (п. 59 Методических указаний).
Таким образом, в бухгалтерском учете (в отличие от налогового учета) можно установить любой срок полезного использования. Здесь обращаем внимание, что при определении срока полезного использования организация вправе, но совершенно не обязана руководствоваться Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Правительства РФ от 01.01.2002 N 1 (далее - Классификация ОС). Иными словами, устанавливаемый организацией в бухгалтерском учете срок полезного использования для того или иного объекта может оказаться как равным сроку, предусмотренному для объектов такого вида Классификацией ОС, так и меньше или больше срока, установленного Классификацией ОС.
Однако, безусловно, срок полезного использования не устанавливается произвольно и должен быть обоснован теми или иными показателями, экономическими суждениями, документацией и т.д. При этом наличие конкретных данных о том, где использовался принимаемый к учету объект, в течение какого срока он амортизировался, о суммах начисленной прежними собственниками амортизации и т.п. для установления срока полезного использования обязательным не является. Кроме того, очевидно, что в ситуации, когда продавцом объекта выступает физическое лицо, получить указанные данные, по сути, невозможно (как было сказано, физические лица бухгалтерский учет не ведут, соответственно, амортизацию не исчисляют). Не установлено на законодательном уровне и требований определять срок полезного использования исходя из фактических данных о годе выпуска оборудования (годе постройки здания). Безусловно, такие данные могут использоваться при установке срока полезного использования, если они имеются у организации, однако их отсутствие не является препятствием для определения срока полезного использования исходя из других критериев.
В данном случае для определения конкретного срока использования объекта основных средств в организации может быть создана комиссия по приемке объектов основных средств. В нее могут войти, к примеру, руководитель, главный бухгалтер, а также иные должностные лица, например представитель от отдела, который предположительно будет эксплуатировать здание. Такая комиссия должна вынести мотивированное решение об установлении срока полезного использования на принимаемые к учету объекты (здание и оборудование). Решение может основываться на данных фактического осмотра приобретенного имущества (его физического состояния на момент покупки), данных о примерном годе выпуска купленного оборудования, полученных со слов продавца или из других источников (от производителя, сети Интернет и т.д.), на данных БТИ о годе постройки здания и т.п.
На основании решения комиссии издается приказ руководителя об установлении срока полезного использования объекта основных средств.

2. Налоговый учет

В налоговом учете первоначальная стоимость основного средства определяется как сумма расходов на его приобретение, сооружение, изготовление, доставку и доведение до состояния, в котором оно пригодно для использования, за минусом НДС и акцизов ( НК РФ). Этот порядок формирования первоначальной стоимости распространяется как на новые основные средства, так и на бывшие в эксплуатации.
Таким образом, так же, как и в бухгалтерском учете, в налоговом учете приобретенные основные средства, бывшие в эксплуатации, учитываются не по остаточной стоимости, указанной в документах поставщика, а по сумме фактических затрат организации на их приобретение. Сумма амортизации, начисленная предыдущим собственником, в налоговом учете у нового собственника не учитывается.
Однако правила установления срока полезного использования в налоговом учете более "жесткие", нежели в бухгалтерском учете.
Так, в НК РФ четко и однозначно указано, что срок полезного использования определяется налогоплательщиком самостоятельно на дату ввода в эксплуатацию данного объекта амортизируемого имущества с учетом Классификации ОС.
Кроме того, положения НК РФ содержат четкие правила определения срока полезного использования основных средств, бывших в эксплуатации ( НК РФ).
Согласно НК РФ организация, приобретающая объекты ОС, бывшие в употреблении, в целях применения линейного метода начисления амортизации по этим объектам вправе определять норму амортизации по этому имуществу с учетом срока полезного использования, уменьшенного на количество лет (месяцев) эксплуатации данного имущества предыдущими собственниками. При этом срок полезного использования данных основных средств может быть определен как установленный предыдущим собственником этих ОС срок их полезного использования, уменьшенный на количество лет (месяцев) эксплуатации данного имущества предыдущим собственником. Кроме того, приобретенные организацией объекты амортизируемого имущества, бывшие в употреблении, включаются в состав той амортизационной группы (подгруппы), в которую они были включены у предыдущего собственника ( НК РФ).
Таким образом, нормы НК РФ предоставляют налогоплательщику право самостоятельно решать, какой порядок определения срока полезного использования имущества, бывшего в употреблении, ему применять:
1) исходя из срока полезного использования, устанавливаемого с учетом Классификации ОС (в соответствии с НК РФ);
2) исходя из срока полезного использования, устанавливаемого с учетом Классификации ОС, уменьшенного на срок фактического использования всеми прежними собственниками (первое предложение НК РФ);
3) исходя из срока полезного использования, установленного прежним владельцем, уменьшенного на срок фактического использования прежним владельцем (второе предложение НК РФ).
Однако при покупке имущества у физического лица, не являющегося ИП, применение второго и третьего способов невозможно. Как уже не раз было указано, физическое лицо не ведет налоговый и бухгалтерский учет, а следовательно, не может устанавливать срок полезного использования и начислять амортизацию. То есть при постановке на учет ОС, купленного у физического лица, не являющегося ИП, организации необходимо определять срок полезного использования по Классификации ОС, т.е. как если бы покупалось новое ОС.
Поясним. По поводу справедливости данного утверждения относительно третьего способа сомнений не возникает (вывод следует из прямого прочтения нормы). Что касается второго способа, то при его применении, помимо НК РФ, необходимо учитывать и положения приведенного выше НК РФ, который определяет, что приобретенные организацией объекты амортизируемого имущества, бывшие в употреблении, включаются в состав той амортизационной группы (подгруппы), в которую они были включены у предыдущего собственника.
Из буквального прочтения данной нормы следует, что она распространяется на все ОС, бывшие в употреблении. Соответственно, для правомерного отражения в налоговом учете ОС в качестве бывшего в употреблении (как следствие, для правомерного уменьшения срока полезного использования) необходимо иметь информацию об амортизационной группе, в которую включалось данное ОС у бывшего собственника. Понятно, что физическое лицо, не являющееся ИП, данной информации предоставить не может даже в том случае, если оно составит акты приема-передачи по формам ОС-1 или ОС-1а (заполнить все реквизиты этих форм физическое лицо не сможет).
Смотрите дополнительно Закона N 402-ФЗ и федеральным стандартам бухгалтерского учета (документам, их заменяющим) ( и Закона N 402-ФЗ, Закона N 402-ФЗ).
*(2) Исключением являются унифицированные формы, используемые в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (кроме N 402-ФЗ). Сказанное означает, что если использование унифицированной формы предусмотрено, например, ЦБ РФ (кассовые документы), Уставом автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта и постановлением Правительства РФ (транспортная накладная) и т.п., то их использование обязательно (смотрите информацию Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012, письмо Минфина России от 28.02.2013 N 03-03-06/1/5971).
*(3) Применение иного порядка учета может повлечь за собой серьезные налоговые риски, выражающиеся не только в негативных последствиях, связанных с занижением налоговой базы по налогу на имущество организаций, но и с возможностью привлечения организации к ответственности по НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Отметим, что согласно НК РФ под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается в том числе систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций. Кроме того, существует риск привлечения к административной ответственности должностных лиц организации по КоАП РФ.