Определение объема документооборота. Состав и учет объема документооборота предприятий и организаций

11 Дайте определение понятия «Объем документооборота». Опишите методику подсчета объема документооборота

Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год. Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.

При определении объема документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно.

Объем документооборота рассчитывается по формуле:

Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии

12 Дайте определение понятию «Регистрация документов». Опишите правила регистрации документов

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

13 Дайте характеристику применяемым в настоящее время формам регистрации документов. Обоснуйте рациональность применения каждой из них

Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время она используется только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан и конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

Журнальная форма регистрации имеет один существенный недостаток – в журнале нельзя систематизировать записи. При использовании данной регистрационной формы приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации входящих документов, исходящих документов, распорядительных документов.

Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память и ее распечаткой.

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:

· справочные, контрольно-справочные;

· картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

· тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютеры (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

Право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. 2. Основные правила составления текста документов. Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа, текст документа и т.д.). Совокупность...

Любого сотрудника. Перед уходом секретарь должен убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок свое рабочее место. Раздел II. Основная часть: Правила составления и оформления документов по личному составу. В небольших фирмах на секретаря часто возлагается ведение кадровой документации. Именно документы по личному составу подтверждают место и стаж работы граждан и имеют...

Делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". 3. Методы совершенствования составления и оформления описей дел. Организация документов в пределах архивного фонда: порядок построения схемы систематизации документов в фонде 3.1 Составление и оформление описей дел Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного...

Значение. Экономическая сторона бухгалтерского учета дает возможность оценить эффективность хозяйственных процессов, юридическая - законность их осуществления. В этом проявляется взаимосвязь между экономикой и правом в процессе хозяйственной деятельности. Для обеспечения систематического и взаимосвязанного отражения хозяйственных средств и процессов в бухгалтерском учете используются присущие...

Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с ними.

Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера. В свое время введение конвейерной сборки наряду с типизацией продукции и стандартизацией деталей привело к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому производству. Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников.

Документооборот на предприятии

Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.

Схема документооборота

Схема документооборота

Различают внешний и внутренний контуры документооборота.

Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.

Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Документооборот – движение документов в организации с момента их получения или издания до завершения исполнения или отправки.

Различают три основных потока документации:

– документы, поступающие из других организаций (входящие);

– документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

–документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документооборот является составной частью ДОУ, цель которого -информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации. ДОУ непосредственно зависит от управленческих решений, документационное обеспечение которых как процесс включает три составляющие: информационную поддержку решений, то есть обеспечение принимаемого решения информацией (документами), документирование решения и контроль за его выполнением. Основными составляющими этого процесса являются: получение исходной информации, постановка цели (задачи), поиск необходимой информации (справочная работа), выработка решения (составление проекта документа), его согласование, редактирование, изготовление, удостоверение, отправка (передача адресату), контроль за исполнением решения. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за конкретный период (год, квартал, месяц, день). Рациональная организация документооборота предусматривает учет следующих принципов: прямоточность, непрерывность, ритмичность, параллельность, пропорциональность. Принцип прямоточности движения документов требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути. Наиболее простой форме движения потоков документов соответствует линейное расположение структурных подразделений. Принцип непрерывности в документообороте - это непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимается решение. Этот принцип несовместим с «залеживанием» документов, их скоплением в одной инстанции. Принцип ритмичности документооборота означает равномерность движения потоков документов. Принцип параллельности означает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение этого принципа состоит в сокращении времени на прохождение документа. Параллельное выполнение отдельных операций значительно ускоряет как документооборот, так и исполнение документа в целом. Принцип пропорциональности предполагает пропорциональную равномерную загрузку каналов движения документов. Важным является принцип самостоятельности и ответственности в работе с документами. Этот принцип означает, что при всех действиях – направлении, распределении, согласовании, подписании и др. – необходимо строго руководствоваться функциями учреждения и его частей, компетенцией работников. Значительное влияние на документооборот оказывают существующая структура и функции учреждения, формы и методы управленческой деятельности. Поэтому оперативному прохождению и исполнению документов, помимо чисто делопроизводственных причин, препятствуют организационные недостатки, отсутствие четкого разграничения обязанностей между должностными лицами, недостаточная определенность функций некоторых учреждений и их отдельных структурных подразделений.

Масштабы управления на основе научно-технического прогресса требуют механизации делопроизводства на всех его этапах. Механизация делопроизводственных процессов заключается в применении технических средств для выполнения операций по документированию и обработке документов. Электронная техника стала реальной необходимостью при решении задач документационного обеспечения управления предприятием. В эпоху компьютеров традиционное определение документа нуждается в уточнении, так как в настоящее время документами могут быть сообщения, полученные по электронной почте, звуковые файлы, видеофильмы. Поэтому документу можно дать следующее определение: документ – это совокупность информации, доступная человеческому восприятию . Существует множество программ для составления и редактирования служебных документов. Несмотря на бурное развитие электронных документов, специалисты считают, что ряд организационных и технических трудностей не позволит им в обозримом будущем полностью заменить и исключить из обращения традиционные документы.

Вопросы для обсуждения

1 Из каких разделов состоит контрольная картотека?

2 Какие сроки исполнения документов Вы знаете?

3 Какое должностное лицо снимает документ с контроля?

4 Что является объектом контроля исполнения документов?

5 Из каких элементов состоит регистрационный индекс документа?

6 Оформите на документах реквизит «отметка о контроле».

7 С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документа?

8 Каков порядок продления срока исполнения документа?

9 В чем заключается цель документооборота?

10 Какие документы позволяют осуществить анализ и совершенствование документооборота?

11 Что такое документооборот?

12 Охарактеризуйте понятие «Номенклатура дел».

13 Охарактеризуйте понятие «Дело».

14 Что такое регистрация документов?

15 Укажите основные стадии делопроизводства.

16 Назовите этапы работы с документами, характерные для документооборота.

17 Что включает в себя понятие «Формирование дел»?

18 Кто осуществляет предварительное рассмотрение документов?

19 По какому принципу происходит отбор документов на хранение или уничтожение?

20 По каким признакам строятся номенклатуры дел?

21 Дайте определение экспертизы ценности документов.

22 В чем заключаются задачи экспертизы документов?

23 Какие виды номенклатур дел разрабатываются учреждениями?

24 На какие группы можно разбить сроки хранения документов, устанавливаемые перечнями?

25 Какие требования необходимо соблюдать при переплете или подшивке дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу?

26 Как осуществляется нумерация листов в деле?

27 Какие данные указываются на титульном листе описи постоянного хранения?

Подсчет объема документооборота производиться на основе данных учета документов на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации, так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (протоколы, переписка, приказы, отчеты, обращения граждан и др.).

Стандартная методика подсчета документооборота представлена в выражении его объема дробью, где в числителе указывается количество подлинников, а в знаменателе - количество копий. Как бы то ни было полученный исход будет некорректным - так как многие документы оформлены на нескольких страницах, что при таком методе не отразится в общем результате. Главный принцип подсчета документов - однократность.

Служба делопроизводства циклично (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где кроме количественных данных производиться анализ объема документооборота. Такие данные дают возможность установить определенные закономерности состояния и роста документооборота, а так же его изменений. Как показывает практика, плотность документооборота значительно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков сильно возрастает количество поступающих документов, в конце - отправляемых.

Более того, учет документооборота позволяет:

Измерить загрузку организации в целом, в том числе ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;

Установить соответствие маршрутов движения тех или иных документов функциям и задачам структурных подразделений или должностных лиц;

Разработать планы по совершенствованию процессов обработки документов или их отдельных операций;

Определить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для работы аппарата управления;

При организации документооборота в определенной организации необходимо учесть ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства (децентрализованная, централизованная, смешанная), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации, структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота).

Централизованная форма делопроизводства подразумевает максимальное сосредоточение операций по обработке документов в службе документационного обеспечения и по возможности полное освобождение структурных подразделений от выполнения делопроизводственных функций (регистрации, учета документов, хранения дел и др.).

Децентрализованная форма подразумевает, что в структурных подразделениях учреждения ведется отдельное делопроизводство (прием, регистрация, обработка, и др.). Как правило, такая методика делопроизводства резонна только в случае территориальной раздробленности компании, удаленные от центрального офиса подразделения. Тем не менее, при смешанной форме часть делопроизводственных функций осуществляет служба документационного аппарата управления, часть - подразделения компании. В целом, чаще всего при смешанной форме делопроизводства часть документов регистрируется, контролируется, формируется в дела и хранится в службе документационного аппарата управления (чаще это документы, исходящие от руководства и поступающие руководству), а другая часть документов регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях (документы по вопросам, решение которых в компетенции подразделений).

В основном движение исходящих документов заключает следующие этапы:

Подготавливание исполнителем проекта документа.

Согласование (визирование) проекта документа.

Доработка проекта документа по замечаниям.

Повторное согласование документа.

Подписание документа руководителем.

Регистрация документа.

Передача документа в службу документационного аппарата управления (если документ подписан руководителем подразделения учреждения).

Отправка документа адресату и передача копии в дело.

Документы, переданные на отправку, должны быть отправлены в тот же день или на следующий день, но не позже.

Анализ документопотоков

В документообороте любой организации выделяют следующие документопотоки:

o входящие документы (полученные извне, от других учреждений);

o документы, созданные в учреждении.

Во время изучения документооборота каждую из групп рассматривают отдельно. Входящие документы анализируют по корреспондентами - авторами документов:

o документы учреждений высшего уровня (указы, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т.д.), содержащие указания, разъяснения и сведения;

o документы подведомственных учреждений - первичная плановая, отчетно-учетная документация и разнообразные запросы;

o документы сторонних учреждений с информацией относительно решения определенных вопросов или принятия совместных действий;

o обращения (предложения, жалобы, заявления) граждан.

Анализ входящих документов за корреспондентами-авторами используется для создания базы данных постоянных корреспондентов, с которыми ведется переписка (адреса, телефоны, фамилии, имена, отчества, должности руководящего состава).

Документы можно квалифицировать по видам:

o распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения);

o информационно-аналитические (письма, акты, справки, докладные записки и т.п.);

o учетно-отчетные.

Кроме того, все входящие документы по содержанию можно разделить на инициативные (которые, в свою очередь, делятся на те, которые требуют ответа или выполнения, и присланные для сведения) и письма-ответы, т.е. документы, полученные в ответ на запрос учреждения.

в Зависимости от значимости автора и содержания входящие документы направляют руководителю учреждения, структурным подразделениям или конкретному исполнителю. Следовательно, весь поток входящих документов распределяют на несколько групп, каждая из которых имеет различные пути движения и нуждается в различной последовательности работы с ними.

Кому именно следует передавать тот или иной документ, определяет служба делопроизводства или секретарь на стадии предварительного рассмотрения.

Документы, созданные в учреждении, делятся на две группы:

o внутренние, созданные для нужд учреждения, функционируют лишь в ее пределах;

o выходные, которые после создания направляют в другие учреждения.

Внутренние документы, как правило, не рассылаются. Однако при условии территориальной разобщенности структурных подразделений или существования филиала учреждения, куда направляются и внутренние документы, например распорядительные, для внутренних документов также должно быть предусмотрено этап отправления.

Все документы, создаваемые в учреждении, подразделяются на инициативные (составленные для решения потребностей учреждения или разработаны на выполнение заданий вышестоящих органов) и подготовлены в ответ на полученные запросы.

Выходные документы, как и входные, можно проанализировать по видам и по корреспондентами-адресатами. Выходные документы также делятся на такие, которые требуют ответа, и присланные для сведения, с целью информирования.

Таким образом, документы учреждений можно изучать с документопотоками. И каждому потоку присущи определенные особенности прохождения и обработки.

Определение объема документооборота

Объем документооборота учреждения определяется с учетом всех документопотоков за определенный период времени - как правило, за год. При этом каждый документ учитывается один раз. Рекомендуется отдельно подсчитывать количество оригиналов документов и копий.

Входящие и исходящие документы учитываются на этапе приема и отправки корреспонденции (экспедиция, секретарь). Внутренние документы подсчитывают по месту их регистрации или подготовки. Все внутренние документы также подлежат регистрации (докладные записки, справки, заявления и т.п.). Учет таких документов может осуществляться не только службой делопроизводства, а и другими структурными подразделениями, например кадровой службой, бухгалтерией, отделом научно-технической информации и т.п.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-розмножувальному бюро, машинописном бюро, службе автоматизированной подготовки документов. При этом применяется применяемая в организации система учета.

Подсчет ведется по регистрационным формам входных, внутренних (как правило, по видам) и выходных документов. С целью более точного определения объема документооборота следует учитывать и документы, которые не подлежат регистрации, поскольку их обработки также требует определенного времени. Это может быть сделано по реестрам входящей корреспонденции (см. приложение 45).

Учет документооборота позволяет:

o расчет штатной численности делопроизводственного персонала;

o выявление эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводственных процессов;

o определение степени загруженности делопроизводственного персонала, а также структурных подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

Периодичность подсчета документооборота определяет служба делопроизводства. В крупных учреждениях документооборот учитывают ежемесячно, что дает возможность определить периоды наиболее интенсивной работы. Подсчет можно осуществлять также ежеквартально. В небольших учреждениях количество документов целесообразно подсчитывать за год. Итоговые данные учета документооборота оформляют такой справкой:

Форма справки об объеме документооборота вводят как шаблон в память компьютера и распечатывают с необходимой периодичностью.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в разделе "3.1 Организация документооборота" Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы:

џ прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

џ предварительное рассмотрение и распределение документов;

џ регистрация документов;

џ контроль за исполнением;

џ информационно-справочная работа;

џ исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

џ отправка или направление в дело.

Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.

Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

Документопоток - это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

џ поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

џ потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

џ поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

• - содержанием или функциональной принадлежностью;
• - структурой;
• - режимом или цикличностью;
• - направлением;
• - объемом.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Количество документов всех потоков, независимо от способа создания, получения (доставки), т.е. включая факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный объем документооборота организации.

Учет объема документооборота предприятий и организаций

Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период

Величина документооборота нужна для:

• 1. расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства;
• 2. расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
• 3. определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов. Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно.

Кроме того, не учитывается движение копий документов, которые в средних и крупных организациях, еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, могут существенно увеличивать общее количество документов.

Простейшая форма справки об объеме документооборота выглядит так:

Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:

повышение эффективности управленческой деятельности;

ускорение движения документов в организации;

уменьшение трудоемкости обработки документов.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.

После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.