Повестка собрания не обязательно должна содержать. Чьи подписи важны. Что это за документ

Собрания являются важным инструментом для донесения информации и принятия решений, но они также забирают много времени, которое могло бы быть потрачено на продуктивную работу.

Являясь одним из тех, кто отвечает за организацию собраний, вы можете думать, что написание повестки дня - это пустая трата времени, как, собственно, и само собрание, но, в таком случае, вы ошибаетесь.

Шимон Росиак за выбор голосов - 27 против голосов - Марек Петриковский за выбор голосов - 27 против голосов - 00. В запрашивающую комиссию были представлены две заявки. Счет за воду составлялся каждый месяц вперед. Выполнял баланс каждые шесть месяцев, то есть считанный счетчик воды в то же время с счетчиками воды в помещениях и расчетной стоимостью сбора воды.

Дополнительные расходы, которые учитывают разницу между счетчиками воды в главном здании здания и суммой отдельных счетчиков воды в помещениях, были рассчитаны на лиц, зарегистрированных в этих помещениях, а не на м2 помещений, в помещениях не используется вода только человек. Сжатие воспринимается как ухудшение условий жизни жителей. Г-жа Тереза ​​Войницка, Председатель Комитета по возвращению голосов, читает протоколы выборов в Наблюдательный совет.

Эффективная повестка дня собрания сделает собрание полным и лаконичным, поможет правильно распределить все вопросы для обсуждения и задействовать всех нужных людей. Поэтому хорошо продуманная повестка дня предупреждает ненужную возню и беспорядок, сохраняя время каждого из участников.

Вот несколько советов по написанию повестки дня для собрания.

Комитет по возвращению голосов заявил. Для целей Экономического суда Национальный судебный регистр представляет результаты голосования членам Наблюдательного совета, представляющим резолюцию, следующим образом. Президент Ежи Ягнина поблагодарил членов Сопрезидентства за их участие в Совещании. Президент Шимон Росиак также поблагодарил членов за участие в Совещании.

Он также поблагодарил сотрудников за службу совещания. Эдуард Ковальский Ежи Яниева. Этот закон создал достаточную правовую реальность в Кооперативах, что он заставил собрания представителей и принятие нового Устава в соответствии с формулировкой Закона которые мы говорим. В частности, были изменены правила парламентской коалиции от косвенной демократии к прямой демократии, выбор делегатов на Ассамблее представителей и встречи представителей на Генеральной Ассамблее. В Польше жилищные товарищества по этому вопросу выступили за то, что получили по крайней мере два заявления - одно из группы депутатов, а другое - от омбудсмена, что частично подрывает конституционность положений этой поправки.

  • Подготовьте повестку дня по меньшей мере за неделю до собрания. Дайте сотрудникам время подготовится к собранию и приспособить к нему рабочее расписание. Хорошим способом для улучшения работы офиса является определение даты постоянных собраний. Поэтому установите дату постоянных собраний, и вы будете знать, на какое число вам нужно писать повестку дня.
  • Определите вопросы, которые будут обсуждаться на собрании. Определив вопросы, можно урегулировать длительность собрания и участники могут заранее готовиться. Чтобы усилить идею непродолжительного собрания, подчёркивайте ключевые моменты. Объявите, будет ли собрание продолжаться час, несколько часов целый день или несколько дней. Совет для того, чтобы собрание было непродолжительным: нужно вместить все вопросы на одной странице. Отложите не вместившиеся пункты на другое число.
  • Определите место и время проведения собрания, а также основных участников собрания. Когда будет объявлено о предполагаемом собрании, эта основная информация предотвратит подавляющую часть вопросов. К тому же, люди, узнав время собрания, будут меньше спорить на эту тему. Назначайте собрание на время, подходящее для большинства участников. Установленное время также позволит участникам заранее спланировать день, в который будет проводиться собрания. Наконец, добавьте напоминания о таких существенных деталях, как выключение мобильных телефонов, регламент доклада и адрес электронной почты уполномоченного лица, которому нужно написать в случае невозможности посетить собрание.
  • Для проведения эффективного собрания используйте инструкцию ЦПРО (OARR). ЦПРО(OARR) значит “Цели, повестка дня, роли и ответственность” (“Objectives, Agenda, Roles and Responsibilities”). Эта инструкция определит цель каждого отдельного собрания, вопросы для обсуждения и требования к участникам.
  • Исключите вопросы, которые можно решить другими способами. Собрания очень эффективны для принятия групповых решений, поскольку они делают возможными сделки в реальном режиме и совместные дискуссии. Однако, собрания могут быть трудоёмкими, снизить производительность и даже ухудшить атмосферу в офисе, привнеся ощущение бездействия. Ограничьте собрание теми достаточно важными и срочными вопросами, которые действительно нуждаются в таком обсуждении, а для оставшихся тем найдите другие способы выяснения и обсуждения. Можно использовать электронные средства, такие как электронная почта или мгновенные сообщения, или можно обсудить всё в общении один на один.
  • Определите доверенное лицо, которое проверит повестку дня. Информация должна быть простой и понятной, в тексте не должно быть грамматических ошибок.
  • Распечатайте повестку дня. Повесьте повестку дня на доске объявлений в офисе, чтобы все могли ознакомиться с ней. Вы также можете подкрепить это действие, послав по электронной почте такую же повестку дня участникам собрания.

Хорошо составленная повестка дня отвечает на пять базовых вопросов о собрании. На первые четыре ответить достаточно просто, а пятый вопрос может оказаться трудным. Вот эти вопросы.

Некоторые из кооперативов начали встречу представителей, связанных с принятием нового Статута, и сделали промежуток неопределенного времени, пока Конституционный суд не вынес решение по этому вопросу. Наш кооператив не использовал никакого «икры». Устав был разработан нами и принял большое и, в принципе, огромное большинство голосов, были представлены в Суд. Суд был зарегистрирован, и каждый член Кооператива получил копию устава. Это самое общее, - сказал президент Росиак, - в том, что касается правовой ситуации, связанной с деятельностью Кооператива.

1. Какая группа вовлечена в совещание? Как называется участвующая группа или команда? Этот пункт следует пояснить в самом начале повестки дня, например:

  • совещание высшего исполнительного состава;
  • собрание производственного отдела;
  • комитет по организации корпоративного празднования Нового года.

Название группы объясняет, кто должен присутствовать на совещании, а кто нет. При таком подходе специалисты, которые должны были прийти, но не явились, не смогут сказать: «Я не знал, что мне нужно присутствовать», а участники, которые ничем не смогут помочь на совещании, не будут отвлекать остальных.

Теперь об экономическом положении деловой среды Кооператива. Замедление строительства жилья было самым большим. В Польше в настоящее время насчитывается 76 тысяч жилищ. Сотрудничество в этой части не очень конкурентно, потому что на всех носителях информации мы ясно видим, что квартира должна быть куплена разработчиком, а не в кооперативе. Из этого следует, что цена, которую мы предложили и спроектировала этот жилой комплекс, была достаточной для клиентов. Мы оцениваем, что эта сумма без каких-либо проблем будет получена.

В настоящее время из нашего существующего экономического анализа ясно, что мы можем иметь избыток дохода над расходами от 3 до 4 миллионов злотых. У нас будут точные данные в конце инвестиций. В последние дни у нас была паника, потому что мы много месяцев ждали судебных исков по правовому регулированию земли. Была встреча с Президентом, сотрудниками Управления, Председателем Суда, референтами, которые работают в Департаменте Арендодателя, с тем чтобы по крайней мере часть жилья начала течь. Оказалось, что пару дней назад в Кооператив был внесен экземпляр вечной книги, в котором было показано, что все поселение Ягеллонов имеет регулируемый правовой статус.

2. Когда состоится собрание? - Дата и время. Когда будет проходить совещание, в котором часу начнется и когда должно закончиться? Если этого пункта не будет, участники не явятся вовремя, собрание затянется и рабочий график нарушится.

3. Каковы цель и смысл собрания? Зачем мы встречаемся? Каков общий смысл собрания и чего мы должны достичь? У совещания может быть несколько целей, но если нет ни одной, то встреча теряет всякий смысл.

Эти здания были раскрыты в Регистре земли и ипотеки, который был одним из участков, расположенных в конце здания №. 9, где предыдущий владелец суда получил возврат имущества. В результате была прекращена работа по передаче имущества, и одно и то же здание было в той же книге. Конечно, это не означает, что весь процесс будет длиться долго. В жилом комплексе «Баторий» у нас менее 500 квартир. Нотариальные действия, включенные выше, касались вопроса о подготовке нотариальных действий в будущем, решения о появлении нового нотариального контора в Легионово, в котором выражалось желание сотрудничать с Кооператив.

4. Какие темы мы должны рассмотреть? Каким темам, вопросам или проблемам посвящено собрание? Перечислите их в повестке дня в том порядке, в каком они будут рассматриваться. Кроме тем, включите в повестку введение и резюме, которые помогут вам начать собрание и закончить его подведением итогов.

5. Какие процессы будут применяться для рассмотрения каждой темы? Процесс описывает, как группа будет решать каждый вопрос от начала и до конца, и состоит из двух элементов:

В настоящее время в Старосту подаются заявки на определение независимости жилищ, проекты резолюций будут представлены Кооперативу. Первый нотариальный акт, помещенный в данное здание, в принципе не допускает каких-либо изменений, например, поверхности помещения, принадлежащего зданию. В связи с нотариальными актами, мы должны предоставить ряд сотрудников Апелляционного совета кооператива, поскольку для этого требуется присутствие представителя кооператива. Мы поговорим с нотариусами об упрощении всей процедуры подписания нотариальных актов, чтобы как-то ускорить весь процесс.

  • шаги, которые следует предпринять при работе с каждой темой или вопросом;
  • сотрудники, которые будут принимать участие в решении этих вопросов на каждом этапе.

Чтобы проиллюстрировать процесс обсуждения, рассмотрим пример. Предположим, ваша команда работает над проблемой в сфере обслуживания клиентов. Часть сегодняшнего собрания посвящена поиску решения этой проблемы. Эта часть повестки дня может выглядеть таким образом.

Поскольку каждый год, а также в прошлом году мы изучали наши финансовые отчеты независимым аудитором. Он показывает наиболее важные экономические параметры, а не только функционирование Кооператива. Мнение независимого аудитора было принято Наблюдательным советом соответствующим образом. Аудитор присутствовал на заседании Наблюдательного совета. Произошла дискуссия, в ходе которой весь отчет был тщательно обсужден. Дополнительная информация и пояснения к докладу о деятельности Кооперативов - отчет о кооперативе несет ответственность за составление отчета.

Проблема с обслуживанием клиентов

Пересмотр проблемы

  1. Краткий обзор проделанной работы - презентация лидера команды.
  2. Другие комментарии - групповая дискуссия.

Разработка решения

  1. Техника «мозгового штурма» - участники собрания по очереди предлагают идеи по решению проблемы.

Первичное обсуждение идей

  1. Разъяснение . Участники называют идеи, нуждающиеся в пояснении, группа их обсуждает.
  2. Консолидация . Группа обсуждает, можно ли объединить и скомбинировать различные идеи.
  3. Отсеивание . Группа выясняет, можно ли некоторые идеи отсеять.
  4. Категоризация . Группа обсуждает, существует ли общая тема для некоторых идей, и если да, то группирует их в категории.

Оценка идей

  1. Группа поочередно обсуждает достоинства каждой идеи.
  2. Группа сообща решает, какие идеи можно и нужно применить на практике с максимальной пользой.

Движение к решению проблемы

  1. Определение следующих шагов и действий - участники собрания высказываются по очереди.
  2. Утверждение следующих шагов и действий, групповая дискуссия и достижение консенсуса.

Как видите, в процессе решения проблем группа получает ответы на вопросы «Что? Как? и Кто?» То есть «Над чем мы работаем, как мы будем работать и кто будет участвовать на каждом этапе». Четкий план действий помогает участникам сфокусировать свое внимание на значимой теме и позволяет высказаться всем заинтересованным лицам.

Наша ответственность заключалась в том, чтобы выразить мнение о справедливости, правильности и ясности финансовой отчетности или точности бухгалтерских данных и бухгалтерских записей, лежащих в основе финансовой отчетности. Мы провели аудит финансовой отчетности в соответствии с положениями настоящей финансовой отчетности. Мы разработали и провели это исследование таким образом, чтобы обеспечить разумную уверенность в выражении независимого мнения о проверенных финансовых отчетах. Мы считаем, что наш аудит обеспечил разумную основу для выражения информированного мнения о докладе.

Возможно, вам захочется сделать пять названных пунктов повестки дня еще более структурированными. Если вы чувствуете, что нужно повысить дисциплину и активность участников, можно использовать инструменты из следующего перечня.

Специальная тема. Иногда совещания можно посвящать особым темам. В этом случае укажите данную тему сразу после названия группы участников.

Он соответствует правовым нормам и положениям Положения о кооперативе. Отчет о деятельности Кооператива завершен и соответствует положениям ст. 49 включены в аудированную финансовую отчетность и соответствуют настоящему отчету. Согласно докладу независимого аудитора, экономическая ситуация в Кооперативе не ставит под угрозу его функционирование, проблем с текущими платежами нет, в вашем бюджете нет задолженности. Кооператив не ведет, почти не спорит с поставщиками услуг. Кооператив правильно выполняет долги своей дебиторской задолженности от своих членов.

Место проведения собрания. Когда команда все время проводит собрания в разных местах, необходимо сообщить, где именно будет проходить данное совещание.

Имена участников. Имена участников нужно указывать, если встречается относительно молодая команда, многофункциональная команда либо в совещании будет участвовать консультант со стороны или представитель руководства.

Этот отчет показывает, что нет проблем с функционированием Кооператива на следующий период. Г-жа Халина Юрковска ушла в отставку. Исполнительный совет Кооператива провел 62 минуты заседаний в предыдущем году. Жилой комплекс «Ягеллоньски» - самый большой жилой комплекс в 59 жилых зданиях. Экономическая среда привела к увеличению эксплуатационных расходов Кооператива, особенно с точки зрения энергоносителей. Вы получили от нас уведомление о необходимости уплаты пошлины за вывоз загрязнений из-за увеличения 500% экологической платы сеймиком Мазовецкой провинции, что приводит к значительному увеличению экспорта примесей.

Количество времени, отведенное для каждой темы. Ограничение времени для каждого вопроса помогает команде не терять фокус внимания и не отвлекаться на досужие рассуждения. Это не означает, что нужно прерывать продуктивное обсуждение только потому, что исчерпано время. Используйте планирование времени для собраний, посвященных обзору деятельности команды. Планирование времени позволит вам избежать ситуации, когда повестка дня перегружена вопросами для обсуждения, на добрую половину которых не остается времени.

Недавно у нас также была серия неудач - два дня назад в водоснабжении. Этот провал выявил нашу неподготовленность к этому отказу. Ни Коммуне, ни Акватории не было обеспечено достаточное количество бочек. Это было сбоем, вызванным пробоем силового кабеля компанией, строившей эстакаду. В результате поставки некоторых жилых комплексов «Ягеллоньски», и в частности станции водоподготовки, были лишены электричества. Сила продолжалась, но ненадолго, так как в другом месте была неисправность, и вода появилась только около часа. 6 утра по вторникам - кроме того, очень грязно.

Время на перерывы. Каждое собрание продолжительностью больше двух часов должно включать время на перерыв, иначе участники начнут постоянно отвлекаться и периодически будут выбегать из комнаты «на перекур».

Желаемые результаты. Эта часть повестки дня описывает, какие решения нужно выработать во время совещания и какие другие результаты получить.

Из-за ненормальности, хотя мы работаем над этим, чтобы снизить затраты на полив нашей собственной зелени, установите несколько или десяток простых недорогих подводных крыльев, которые не требуют водно - законны. Они питаются от электрической энергии, и если они заканчиваются, вы можете запускать генераторную установку для каждого гидрофона отдельно. Много лет назад, поскольку «бедное» поместье питалось водозабором, который управлял фабрикой дома, никогда не было известно, закончится ли водопроводный кран.

В кооперативе установлено 2 или 3 обычных всасывающих и нагнетательных насоса, которые работают в течение многих лет и в случае отказа от доступа к воде. Позже эти насосы взяли на себя водоснабжение, сделали ремонт и нет проблем с подачей воды. В случае аварии, которая была в Легионово позавчера, мы запустили 6 пожарных бригад, которые содержали загрязненную воду огнетушителями. Было только одно ведро с питьевой водой. Из-за ситуации тогда нам придется делать такой водозабор, затраты небольшие. Мэр города объявил о финансировании покупки этих устройств, если Кооператив будет платить за установку.

Подготовка участников. Практика показывает, что очень полезно напоминать членам команды, что именно они должны подготовить для продуктивного участия в совещании или что из запланированного на прошлом собрании они должны были сделать к настоящему времени.

Пункт «Оценка собрания» можно ввести, если команда молодая и только начинает привыкать к трудовой дисциплине. Оценка поможет повысить индивидуальную и групповую ответственность. По окончании собрания ваша команда может по пунктам оценить его эффективность. В оцениваемые параметры можно включить соответствие регламенту, качество и уровень участия каждого, качество фасилитации, сфокусированность на теме собрания и прочее.

Проблема для нас - кооперативная, не чисто юридическая, но чисто человеческая, была чисто организационным столкновением с реальностью различий в показаниях воды на основных метрах, которые установлены в наших зданиях, и суммы отдельных метров, которые ± в отдельных квартирах.

Мы решили заменить все счетчики воды. Информация, которая приходит к нам от жителей, заключается в том, что установленные счетчики очень чувствительны и имеют более высокий класс точности. Сначала мы хотели установить регенерированные счетчики воды, но разница цен между регенерированными и новыми счетчиками воды была не слишком высокой, и поэтому в помещении установлены новые счетчики воды. На этом этапе Президиум Ассамблеи президента Ежи Ягницы прервал отчет о деятельности Кооператива президенту Розии, чтобы вернуться к предыдущему пункту повестки дня.