Жду согласования или согласование. Организационные основы процедуры согласования документов Что такое согласованные определения

Согласование

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводится внутри учреждения и вне его. Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты. Например:

Главный бухгалтер (подпись) Л.И. Иванова

23.11.2007

Юрисконсульт Зав. бюро персонала

Подпись Е.М. Моисеева Подпись М.М. Черняк

25.06.2007 26.06.2007

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется так:

Замечания прилагаются. ........

Должность

Личная Расшифровка

подпись подписи

Дата

Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.

Для документов, подлинники которых остаются в организации (это прежде всего внутренние документы), виза проставляется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра подлинника документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству. Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специалистами без его распечатки на бумаге.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор школы № 583 Подпись В.В. Соколова

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания профкома

09.08.2007 № 25

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минздрава России

05.09.2007 №65-17/184

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дается ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

При необходимости согласования с несколькими организациями может составляться отдельный лист согласования.

Подписание и утверждение документов

Подпись - обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляе-

мые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Так же подписывается протокол.

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

Документы, составляемые комиссией, например акты, подписывают все ее члены.

Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона «О бухгалтерском учете» посвящен порядку подписания первичных учетных документов. В нем говорится: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами» .

Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия.

Придавая большое значение указанию должностных лиц, подписывающих документ, в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» (ст. 9) и «Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» реквизит «подпись» разделен на два реквизита: «должность лица, подписывающего документ» и «подпись должностного лица».

В документах, изготовленных на бланках, в название должности название учреждения не входит.

Например:

Директор института Подпись В.Т. Логинов

При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименование учреждения.

Например:

Директор Всероссийского научно -иссл едова тел ъского института документоведения

и архивного дела Подпись М.В. Ларин

В вузах, научных учреждениях в должностях указываются ученая степень и звание.

Например:

Зав. кафедрой зоологии

проф., д-р биолог, наук Подпись И.Ф. Милютин

Допускается в реквизите «подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки».

Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами.

Например:

Председатель Л.Н. Тучкова

Секретарь О.И. Дубровина

Если документ подписывает несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Директор школы № 565 Директор бассейна «Заря»

Подпись О. О. Никитина Подпись Е.А. Бландинская

Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается «зам.» или «и. о.») и указывается его фамилия. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога «За» является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки «Зам.».

Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определен в ст. 5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»:

«1. Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

2. Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
3. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

4. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации».

Электронные документы с электронной подписью в последнее время получают все более широкое распространение, что связано с принятием Федерального закона «Об электронной цифровой подписи». Целью Закона «является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Принятие Закона «Об электронной цифровой подписи» открывает широкие перспективы использования электронного документа в сфере управления. Так, ст. 16 Закона гласит: «Федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, а также организации, участвующие в документообороте с указанными органами, используют для подписания своих электронных документов электронные цифровые подписи уполномоченных лиц указанных органов, организаций».

Самое широкое распространение электронные документы с электронной подписью должны получить в коммерческих организациях и прежде всего в сделках по купле-продаже и в других операциях по предоставлению услуг, которые требуют наибольшей оперативности.

Печать

Для заверения подлинности на подпись ответственного лица проставляется печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых. В соответствии со ст. 4 Федерального конституционного закона Российской Федерации «О Государственном гербе Российской Федерации» «Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органах, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями».

Форма, размеры и технические требования к гербовой печати определены достаточно точно в новой редакции ГОСТ Р51511-2001 «Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» с изменениями, внесенными постановлением Госстандарта России от 25.12.2002 № 505.

Гербовая печать изготавливается круглой формы. В центре печати изображается герб Российской Федерации, а по окружности наименование юридического лица, которое должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах и помещается в круглых скобках после полного. Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно установлено в учредительных документах и пишется после наименования на русском языке.

Требования к печати акционерных обществ описаны в п. 6 ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Гербовая печать или приравненная к ней в негосударственных учреждениях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.). Перечень документов, на которые ставится печать, дан в приложении к книге.

Многие бухгалтерские документы требуют проставления гербовой (в коммерческих организациях - приравненной к ней) печати. Это и гарантийные письма на выполнение работ, услуг и т.д.; поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные и др.); заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.); доверенности (на получение товароматериальных ценностей) и т.д.

Простые печати бывают различной формы: круглая, квадратная, треугольная и прямоугольная. На них нет изображения герба, а воспроизводится название учреждения или структурной части. В учреждении таких печатей может быть несколько, их оттиски проставляются на справках и пропусках, копиях документов, выходящих за пределы учреждения, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и дверей сейфов и т.д.

Письма, выполняемые на бланках, кроме гарантийных, не требуют удостоверения печатью.

Отметка о заверении копии

Службе делопроизводства или секретарям приходится заверять соответствие копии документа подлиннику. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «Подпись документа». Она включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку (два инициала и фамилия) и дату заверения.

Например:

Секретарь Личная подпись Т. В. Романова

14.07.2007

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, заверительную отметку удостоверяют печатью.

Гриф утверждения документа

После подписания некоторых видов документов, и прежде всего организационных, требуется их утверждение, после чего они приобретают юридическую силу. Необходимость утверждения этих документов обычно предусмотрена в нормативных актах.

Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг лиц и организаций. Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом (чаще всего распорядительным: постановлением, решением, приказом, иногда протоколом) или должностным лицом. На утверждаемом документе проставляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта оформления:

Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕН пишутся прописными буквами без кавычек. Далее в зависимости от вида утверждения указывается должность лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата. Документ может быть утвержден руководителем своей организации или вышестоящей.

Если документ утверждается другим документом (постановлением, решением, приказом, протоколом), то указывается наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дата и номер, а слово УТВЕРЖДЕН (о, а, ы) согласовывается с видом утверждения документа. Например: акт - утвержден; инструкция - утверждена; правила - утверждены; положение - утверждено.

Располагается гриф утверждения в верхней правой части документа (на месте адресата в бланке письма).

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении к книге.

Федеральный закон от 21Л1.1996 № 129-Ф «О бухгалтерском учете». Ст. 9, п. 3.

Лучше перебдеть, чем недобдеть.

Народная мудрость

Думаю, что не ошибусь, если скажу, что любого секретаря, работающего в организации, где отсутствуют четкие правила ведения документооборота или эти правила недостаточно тщательно проработаны, неоднократно посещали мысли о высокой ответственности, которую он несет на своих плечах при подготовке того или иного организационного, распорядительного или коммерческого документа.

Я вполне разделяю это беспокойство. Ведь вопросы, затрагиваемые в документах, подчас лежат в настолько различных плоскостях, что одному человеку, будь он даже семи пядей во лбу, зачастую непросто или даже невозможно разобраться во всех тонкостях, скрытых нюансах и возможных последствиях, которые повлечет за собой подписание того или иного документа.

Выходом для делопроизводителя (секретаря) в данном случае будет являться процедура согласования проекта документа перед утверждением его руководящим лицом компании.

Давайте попробуем выработать, отладить, утвердить и запустить в действие жизнеспособный механизм согласования проектов документов, способный снять с сотрудника службы делопроизводства или канцелярии бремя ответственности и свести к минимуму ошибки при составлении и утверждении тех или иных документов компании.

Наша справка

Существуют две формы согласования: внутренняя и внешняя.

Внутреннее согласование - это анализ и оценка ведущими специалистами (руководителями соответствующих служб или подразделений организации) проекта документа с целью проверки корректности формулировки содержания, возложения ответственности, сроков исполнения, финансовых выгод или потерь, проверки соответствия данного документа действующему законодательству и локальным нормативным актам компании.

Внешнее согласование - это согласование документа со сторонними организациями или их должностными лицами.

Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, может проводиться как с подчиненными, так и с неподчиненными органами (если содержание документа затрагивает их интересы), научно-исследовательскими организациями, различными комитетами и общественными организациями, контролирующими органами и т.д.

1. Каким документом в организации регулируется процедура согласования того или иного документа?

Извлечение

3.3.4. Подготовка нормативных правовых актов федерального

органа исполнительной власти

[…] В Инструкции по делопроизводству раскрывается:

состав реквизитов нормативного правового акта и порядок их оформления;

порядок и сроки подготовки проекта нормативного правового акта;

порядок его согласования (согласование нормативного правового акта с должностными лицами федерального органа исполнительной власти, согласование проекта акта с другими органами федеральной исполнительной власти, если в нем содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других федеральных органов исполнительной власти, иных органов и организаций, порядок согласования проекта нормативного акта, подготовленного федеральной службой или федеральным агентством, с федеральным министерством, в ведении которых они находятся);

состав документов, сопровождающих проект, и приложений к нему, правила их оформления;

порядок представления нормативного правового акта на экспертизу в Министерство юстиции Российской Федерации;

порядок принятия (подписания, утверждения) нормативных правовых актов;

порядок доведения нормативного правового акта до исполнителей. […]

Таким образом, основным руководством к действию, в котором должен быть прописан порядок согласования документов, является инструкция по делопроизводству .

Как показывает мой опыт работы, далеко не во всех организациях этот документ составлен должным образом и с детальной проработкой процесса. Многие организации не имеют не то что отработанной процедуры согласования, но и самой инструкции. Поэтому рассмотрим этот, самый неприятный для нас случай.

У секретаря или делопроизводителя такой организации сразу возникает целый ряд вопросов.

2. В каких случаях и проекты каких видов документов на стадии создания требуют согласования?

Призовем на помощь Инструкцию по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденную приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15.06.2007 № 76 (в ред. от 20.01.2015), согласно п. 3.3.18 которой согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям .

В нашем с вами случае это все контракты, договоры и все распорядительные документы компании. Иные документы, как правило, гораздо реже нуждаются в согласовании, и это происходит в рабочем порядке и не требует строго установленной схемы согласования.

3. Какие специалисты и в какой очередности должны согласовывать проект того или иного документа?

Здесь вам, возможно, предстоит быть первопроходцами и в каком-то смысле законодателями, т.е. определить и утвердить самим порядок внутреннего согласования. Не стесняйтесь обращаться за помощью и консультациями к ведущим специалистам вашей организации. Своим обращением вы продемонстрируете ответственный подход и вдумчивое отношение к разрабатываемому вопросу, а вовсе не некомпетентность.

Чтобы раз за разом не изобретать велосипед и не открывать Америку, настоятельно рекомендую утвердить список согласования для каждого определенного типа деловых бумаг и придерживаться его при согласовании всех без исключения проектов документов данного вида.

Поясню на примере. Создается проект договора на сбыт продукции, производимой и реализуемой вашим предприятием. Каким должен быть перечень виз на данном документе? На мой взгляд, исчерпывающим для данного вида документов будет следующий список согласования:

Главный исполнитель документа (ГИД), его контактный телефон. Это инициатор документа, который будет аккумулировать и вносить в проект документа соответствующие исправления.

На ГИДе лежит ответственность за содержание и оформление документа, своевременное и правильное внесение изменений и предложений, поданных специалистами, участвующими в процедуре согласования.

Непосредственный руководитель ГИДа, его контактный телефон (например, в данном конкретном случае это может быть начальник отдела сбыта). На этом этапе руководитель ГИДа проводит первичную экспертизу документа, выявляет грубые (а в зависимости от квалификации и опыта - и мелкие) ошибки при составлении документа.

Совместно с ГИДом он несет ответственность за содержание и качество оформления документа.

Главный бухгалтер / финансовый директор. Проводит анализ представленного проекта договора на предмет финансовой корректности, анализирует налоговые риски (условия оплаты, необходимость банковской гарантии, корректность выбора валюты договора, соблюдение норм Налогового кодекса РФ и т.п.).

Руководитель направления закупок (руководитель службы снабжения). Анализирует документ с точки зрения корректности указания в договоре наименований, артикулов, каталожных номеров, а также возможности закупки и сроков поставки соответствующих закупаемых комплектующих и полуфабрикатов, необходимых для выполнения данного договора.

Руководитель логистического (или транспортного) отдела , т.е. тот, на ком лежит ответственность за расходы на доставку продукции и за саму доставку. Проводит проверку проекта документа с точки зрения обоснованности указанных в договоре стоимости, сроков и способов доставки, таможенного обеспечения и т.д.

Руководитель конструкторской службы (главный конструктор). Рассматривает представленный на согласование документ с точки зрения обеспечения производства соответствующей конструкторской документацией, т.е. анализирует, разработаны ли необходимые чертежи и спецификации или их нужно запросить у контрагента и утвердить в виде приложений к договору, проверяет заявленные в эскизах размеры и т.д.

Руководитель технологической службы (главный технолог). Анализирует представленный на согласование документ с точки зрения технологической подготовки производства: разработаны и внедрены ли соответствующие технологические процессы, имеются ли соответствующие оборудование, инструменты и приспособления для изготовления данной продукции.

Руководитель производства. Проверяет представленный проект договора с точки зрения возможности изготовления, принимая во внимание замечания вышеуказанных специалистов.

Руководитель (или представитель) юридической службы. Анализирует представленный проект документа с точки зрения соблюдения требований действующего законодательства Российской Федерации, контролирует правоспособность должностных лиц и контрагентов, участвующих в подписании документов, при необходимости требует от контрагента предоставления недостающей информации и документов, подтверждающих права должностных лиц.

Руководитель службы экономической безопасности. Проверяет надежность и платежеспособность контрагента и иные аспекты экономической безопасности сделки.

Вполне допускаю, что многим данный список покажется не отвечающим реалиям вашего предприятия: функции ответственных лиц в вашей организации могут значительно отличаться, совмещаться и т.д. Так, технологическую, конструкторскую и производственную часть может согласовывать один человек, экономическую безопасность рассматривать представитель юридического отдела или главный бухгалтер.

В таком случае по согласованию с ведущими специалистами и с одобрения руководителя вы можете исключить какие-то звенья приведенной мною цепочки и добавить нужные вам, не забыв утвердить принятый порядок согласования инструкцией по делопроизводству или отдельным приказом.

Для согласования проектов распорядительных документов (приказов и распоряжений) я рекомендую дополнить список согласования следующими пунктами:

Руководитель службы делопроизводства (секретариат, канцелярия - т.е. вы сами), обязанностью которого будет контролировать соблюдение внутренних нормативных актов, правильность и грамотность оформления (стилистика и грамматика), соблюдение требований издания распорядительных и прочих документов.

Руководитель кадровой службы , задачей которого является проверка соблюдения Трудового кодекса Российской Федерации и внутренних локальных нормативных актов, касающихся работы с персоналом, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины.

Руководитель службы безопасности вашей организации, чьей обязанностью является проверка соблюдения режима коммерческой тайны и защиты информации.

После установления перечня ведущих специалистов и подразделений компании, участвующих в согласовании, необходимо закрепить их ответственность в процедуре согласования, т.е. внести в должностные регламенты и должностные инструкции соответствующие уточнения и перечисление обязанностей по процедуре согласования документов.

В права лиц, участвующих в согласовании документа, могут входить:

право отклонить проект документа с обоснованием причин своих действий в листе согласования или приложив лист замечаний;
требовать от ГИДа дополнительного согласования документа со специалистами иных подразделений, не представленных в схеме согласования, но имеющих отношение к теме разрабатываемого документа;
не принять к рассмотрению документ, имеющий нарушения в порядке согласования (если пропущены одна или несколько ступеней согласования);
продлить срок согласования документа на определенное время, аргументировав данное действие (например, юридическая служба может потребовать продлить срок согласования на время, требующееся для запроса и получения от налогового органа выписки из единого государственного реестра юридических лиц);
инициировать согласование проекта документа по процедуре, отличающейся от установленной, если:

а) это требование первого руководителя организации, продиктованное срочностью и важностью данного документа;

б) смысл и содержание документа затрагивает сферу ответственности подразделений и специалистов, чье участие в согласовании установленным порядком не предусмотрено.

4. Как нужно оформлять визы согласования?

Обратимся к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»:

Извлечение

из ГОСТ Р 6.30-2003

3. Требования к оформлению реквизитов документов

[…] 3.24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Личная подпись А.С. Орлов

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

На практике наиболее широко применяются два варианта оформления согласования:

а) в виде листа согласования (Пример 1);

б) в виде штампа на оборотной (в отдельных случаях - на лицевой) стороне последней страницы проекта документа (Пример 2). Такой штамп можно заказать уже в готовом виде и ставить его по мере надобности на проекте документа перед тем, как запустить процедуру согласования.

Обратите внимание

Согласно п. 3.19 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных правовых актов, приложений для защиты от возможной замены листов. При полистном визировании можно использовать не всех элементы визы, а только собственноручную личную подпись и ее расшифровку.

5. Каким образом должны оформляться замечания? В каком порядке и кем должны вноситься в проект документа соответствующие изменения?

Вот что на этот счет сказано в Административном регламенте Федерального агентства по управлению государственным имуществом по исполнению государственной функции «Осуществление от имени Российской Федерации юридических действий по защите имущественных и иных прав и законных интересов Российской Федерации при управлении федеральным имуществом и его приватизации на территории Российской Федерации и за рубежом, реализации имущества, арестованного во исполнение судебных решений или актов органов, которым предоставлено право принимать решения об обращении взыскания на имущество, реализации конфискованного, движимого бесхозяйного, изъятого и иного имущества, обращенного в собственность государства в соответствии с законодательством Российской Федерации», утвержденном приказом Минэкономразвития России от 22.06.2009 № 229:

Извлечение

из Административного регламента

30. Порядок процедуры согласования и подписания проекта документа

30.1. Подготовленный проект документа исполнитель, ответственный за подготовку документа, передает в порядке делопроизводства начальнику отдела.

30.2. Начальник отдела осуществляет рассмотрение подготовленного проекта документа на соответствие требованиям, установленным законодательством. Максимальный срок выполнения данного действия составляет 1 рабочий день.

30.3. При наличии замечаний к представленному проекту документа начальник отдела возвращает его на доработку в порядке делопроизводства ответственному за подготовку документа.

30.4. При соответствии проекта документа предъявляемым требованиям начальник отдела визирует и передает в порядке делопроизводства начальнику Управления. Максимальный срок выполнения данного действия составляет 1 рабочий день.

30.5. Начальник Управления осуществляет рассмотрение подготовленного проекта документа на соответствие предъявляемым требованиям. Максимальный срок выполнения данного действия составляет 2 рабочих дня.

[…] 30.11. В случае возврата проекта документа ответственный за подготовку документа устраняет замечания. Максимальный срок выполнения данного действия составляет 1 рабочий день.

30.12. После устранения замечаний ответственный за подготовку документа в порядке делопроизводства передает проект документа должностному лицу Росимущества, от которого документ был возвращен на доработку.

При внесении в процессе доработки изменений принципиального характера проект документа подлежит обязательному повторному согласованию.

Таким образом:

ответственность за содержание проекта документа, своевременное и достоверное внесение изменений на основании поданных в процессе согласования замечаний и предложений, учет поданных специалистами, участвующими в согласовании, замечаний в проект документа несет ГИД и его непосредственный руководитель, проставивший первую визу;
проект с замечаниями (если они возникнут у лиц, участвующих в согласовании) должен быть возвращен ГИДу с того этапа согласования, на котором возникли замечания. То есть если проект документа успешно прошел согласование, например, на четырех ступенях, а на пятой возникли замечания, то он не передается на шестую ступень, а возвращается ГИДу для внесения соответствующих изменений;
после устранения замечаний документ возвращается ГИДом на ту ступень согласования, с которой проект был возвращен с замечаниями;
после внесения изменений принципиального характера проект документа подлежит повторному согласованию с самого начала;
о замечаниях в проекте документа обязательно уведомляется лицо, уполномоченное подписывать конечный вариант документа;
если на проекте документа отсутствует виза какого-либо специалиста/ подразделения, то данный документ считается не согласованным, а, следовательно, не может быть передан на следующий этап.

Все вышесказанное можно представить в виде алгоритма.

6. Какими способами можно осуществлять процедуру согласования?

На практике обычно применяют следующие способы внутреннего согласования:

Согласование осуществляется через систему электронного документооборота (СЭД) или ее аналог, по алгоритму, заложенному в СЭД , - одновременно всеми ответственными лицами или подразделениями, участвующими в согласовании, либо последовательно.

Минусы:

СЭД есть далеко не во всех организациях;
СЭД не бесплатна;
не существует такой СЭД, которая идеально бы подходила каждому конкретному предприятию.

Плюсы:

оперативное отслеживание хода согласования;
информация хранится в электронном виде, нет нужды многократно распечатывать документы, относящиеся к работе над данным проектом документа, т.к. в любой момент можно обратиться к базе данных и ознакомиться с замечаниями любого специалиста;
в СЭД фиксируется время нахождения того или иного документа на каждом этапе согласования, т.е. ГИД всегда может видеть, на какой ступени происходит нарушение сроков рассмотрения проекта документа, и принять соответствующие меры;
передача документа от ступени к ступени осуществляется автоматически.

Согласование осуществляется по электронной почте.

Минусы:

недостаток, вытекающий из самого принципа параллельного согласования - корректно учесть замечания, одновременно поступившие от нескольких специалистов, бывает практически невозможно, поскольку часто они носят взаимоисключающий характер;
отслеживание прохождения согласования происходит вручную и доступно лишь в том случае, если специалисты, согласовывающие документ, не будут забывать пересылать документы, касающиеся согласования, ГИДу и/или его руководителю;
вы не застрахованы от того, что очередной специалист исправит проект документа, не выделив внесенные исправления и не приложив лист замечаний;
отсутствие оригинальной «живой» визы специалиста в листе согласования и внизу листа замечаний;
наличие переписки, которую необходимо сохранять и систематизировать, т.е. подразумевается, что пользователи имеют достаточно высокие навыки работы с почтовым клиентом (чего в большинстве случаев не бывает).

Плюсы:

параллельная работа с проектом документа на всех ступенях согласования может существенно сократить сроки согласования;
наличие истории переписки;
оперативность;
проект документа и замечания к нему перемещаются между ступенями согласования в электронном виде.

Согласование осуществляется живым последовательным перемещением документа, т.е. переносом бумажного проекта документа.

Минусы:

трудоемкость;
увеличение сроков согласования.

Плюсы:

ГИД вносит исправления и дополнения в проект документа последовательно, по мере поступления замечаний от специалистов. Таким образом, специалисты следующих ступеней анализируют проект документа с уже внесенными изменениями;
исправления в бумажном проекте документа практически невозможно сделать незаметно, особенно если применить полистное визирование проекта документа ГИДом или его непосредственным руководителем;
самый весомый: наличие «живых» виз в листе согласования и подписи под листом замечаний, потому что, как гласит народная мудрость, лучше перебдеть, чем недобдеть.

7. Как оформляется внешнее согласование проекта документа?

Вот что сказано в Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденной приказом от 15.06.2007 № 76 (в ред. от 20.01.2015):

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента

при Верховном Суде Российской Федерации

3.3.18. Согласование проекта документа

[…] Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне в левом нижнем поле документа и включает в себя: слово «СОГЛАСОВАНО»; наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра финансов

Российской Федерации

__________________ ____________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

СОГЛАСОВАНО

решение коллегии

Судебного департамента

от 27.03.2007 № ___

Таким образом, внешнее согласование:

может осуществляться конкретным должностным лицом или документом (письмом, протоколом и т.п.);
оформляется в виде грифа согласования или листа согласования;
практически не регламентируется внутренними нормативными актами организации.

Роль службы делопроизводства

Роль службы делопроизводства в ходе процедуры согласования документа сводится:

к сопровождению и общему контролю соблюдения установленного порядка согласования и сроков рассмотрения на каждом этапе;
координированию и обеспечению взаимодействия специалистов - участников процедуры согласования;
своевременному информированию участников процедуры и вышестоящего руководства о состоянии процесса согласования.

Кроме того, служба делопроизводства должна постоянно отслеживать и проверять актуальность и совершенствовать схемы согласования и маршруты движения документов в рамках процедуры согласования, поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений и ответственных лиц, участвующих в согласовании документов. Для качественного выполнения этих обязанностей сотрудники службы делопроизводства должны отлично ориентироваться в бизнес-процессах, схемах, формах и порядке взаимодействия подразделений организации.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденные Росархивом.

Что нужно сделать до начала стройки

Чтобы построенный дом в будущем не стал источником всевозможных проблем - юридических, технических и просто бытовых, лучше возводить его по правилам. Сегодня речь пойдет о согласовании проекта, его утверждении и получении разрешения на строительство.

При согласовании проекта, которое длится порою несколько месяцев, необходимо обеспечить соответствие состава и содержания проектной документации и принятого проектного решения требованиям задания на проектирование, правильность привязки объекта к местности и соответствие условий застройки действующим СНиПам и ТСН (территориальным нормам).

Согласование проекта

Если в проекте нет записи ответственного лица о соответствии принятых решений действующим государственным нормам, правилам и стандартам, то проект подлежит обязательному согласованию с организациями в установленном порядке.

Такая запись в проектах индивидуального строительства встречаемся крайне редко.

В подавляющем большинстве случаев ответственное лицо назначается для надзора только за муниципальным строительством. Поэтому проектная документация индивидуального строительства подлежит индивидуальному же согласованию в надзорных организациях, о которых речь ниже.

Главный архитектор

Прежде всего на рассмотрение главному архитектору муниципального образования (города, района, области) представляют эскизный проект. На этом этапе архитектор проверяет качество художественного оформления фасадов, их гармонию с обликом расположенных рядом строений и зданий, соответствие будущего строения природному и историко-культурному окружению. В случае существенных замечаний эскизный проект по решению главного архитектора может быть направлен на рассмотрение в градостроительный или технический совет муниципального образования, Главархитектуру, государственные надзорные органы и иным заинтересованным субъектам градостроительной деятельности.

Государственные службы

Если эскизный проект будет одобрен главным архитектором, то заказчик или его архитектор могут продолжать раз работну проекта и, сформировав пакет документов, направить его для дальнейшего согласовании в несколько учреждений. Это Центр государственного санитарно-эпидемиологического надзора, Комитет по водному хозяйству, Управление государственной противопожарной службы, Госкомитет по экологии. Управление ГИБДД ГУВД, Главное управление по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям. В процессе рассмотрения документов каждая инстанция может давать свои замечания по проекту. Но возможны случаи, когда некоторые из перечисленных согласований не потребуются.

Проект, сделанный с ошибками и недочетами, вам с архитектором придется исправлять и предоставлять на повторное согласование. После всех согласований главный архитектор муниципального образования заверяет проект подписью и печатью на генеральном плане. После этого застройщик должен обратиться за разрешением на строительство в местную администрацию.

Приведём конкретный пример согласования проекта застройки у главного архитектора. Прежде всего следует привести материалы проекта в соответствие с требованиями действующих строительных норм. Чаще всего используется типовой проект, совершенно не привязанный к месту застройки, что может существенно удлинить процедуру утверждения. В этом случае в проектной документации отсутствует план местности с нанесёнными на него зелёными насаждениями (деревья и кустарники) – так называемая геоподоснова . Для составления такого плана необходимо заранее вызывать геодезиста для привязки к местности объекта будущего строительства.

Пожарная инспекция

После согласования проекта у архитектора вас ожидает процедура согласования у «пожарника», который, рассмотрев проект, наверняка предложит дополнить его, чтобы учесть мероприятия по пожарной безопасности здания, проставить в проекте расстояния до ближайших по строек, указать устройство защиты от молний и многое другое. Зачастую приходится полностью переделывать пояснительную записку из-за корректировок пожнадзора.

Санэпиднадэор

Следующий, не менее ответственный этап – согласование проекта в санэпиднадзоре, куда представляется пояснительная записка. В ней обязательно должны быть предусмотрены мероприятия по защите окружающей среды, в частности по утилизации сточных канализационных вод. которые ни в коем случае не должны попадать в грунтовые воды. При наличии канализационной системы в месте привязки объекта необходимо иметь разрешение на подключение внутренней канализации к коллектору сточных вод населенного пункта. При отсутствии общей канализации нужен проект индивидуальных очистных сооружений.

Комитет по водному хозяйству

Если будущее строение находится в непосредственной близости н водоёму, ю потребуется согласовать проект н с Комитетом по водному хозяйству. При строительстве индивидуального жилья нужно учитывать требования Положения о водоохранных зонах (водных объектах) и их прибрежных защитных полосах. Мероприятия по защите водных ресурсов также должны найти свое место в пояснительной записке.

Водоснабжение

При проектировании индивидуальной системы хозяйственного и питьевого водоснабжения застройщик обязан получить разрешение администрации на сооружение водозабора (колодца, скважины, насосной станции у водоёма). Он должен согласовать место водозабора и зону санитарной охраны, получить лицензию на право пользования подземными водами, разработать проект скважины с обоснованием сани тарных мероприятий, получить разрешение на строительство и ордер на производство земляных работ.

После согласия указанных инстанций владелец участка получает регистрационную нарточну документ, разрешающий ему приступить к строительно-монтажным работам на земельном участке.

Как правило, при наличии ясного взаимодействия застройщика с архитектором и привлечении к процессу согласования специалистов в этой области все «хождения по мукам- займут 1,5-2 месяца.

Несмотря на все предстоящие мытарства, всё-таки лучше своевременно согласовать проект во всех необходимых инстанциях, чтобы потом не пришлось останавливать стройку, придумывать отговорки для контролёров, платить штрафы, выстаивать очереди в приёмные дни к инспекторам по надзору, дополнять проект и бегать к архитектору для исправления ошибок.

Чтобы сэкономить средства и сберечь здоровье, продумайте проект в деталях заранее, заставьте архитектора разработать досконально все его разделы и пояснительную записку, получите согласования проекта поэтапно во всех инстанциях. Не возмущаясь, доработайте проект с учётом замечаний чиновников и обязательно получите разрешение на строительство. И всегда помните девиз: не строй как все – строй лучше!

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразности и своевременности , соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводится внутри учреждения и вне его.

Виза согласования документа

Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты .

Место визы : если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимы при оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к . Работники службы делопроизводства должны хорошо знать, без чьих виз документ не может быть представлен на подпись руководителю.

Гриф согласования документа

Внешнее согласование в зависимости от содержания может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Гриф согласования имеет два варианта: согласование с конкретным должностным лицом и согласование, другим документом, чаще всего письмом, протоколом и т.п.

В первом случае после слова СОГЛАСОВАНО указывается наименование должности, включая наименование организации, ставится личная подпись, дастся ее расшифровка и указывается дата. Во втором случае после слова СОГЛАСОВАНО указываются вид документа, его дата и номер.

Слово СОГЛАСОВАНО пишется прописными буквами без кавычек.

Инструкция

Подготовьте список вопросов, подлежащих согласованию. Как правило, письмо, содержащее такие условия, является самостоятельным документом, предшествующим заключению основного договора. Оно может быть в некоторых случаях использовано как внутренний документ, необходимый для общего решения и требующий подтверждения правомочности у разных служб (безопасности, юридической, финансовой, проектной и т.д.). В других случаях его готовят для обсуждения спорных вопросов с организациями-партнерами в работе над совместным проектом.

Для оформления письма-обращения к контрагенту вам понадобятся его реквизиты и те самые условия, которые подлежат согласованию. Начните письмо с указания адресата в верхнем правом углу (наименование организации-партнера, должность, фамилия и инициалы ответственного лица). Здесь же кратко сообщите тему письма «о согласовании...» . Название документа в таком случае писать не нужно. Первой фразой письма будет обращение по имени и отчеству к лицу, ответственному за разработку части проекта, которую ведет их организация. Разумеется, не забывая прибавить слово «Уважаемый». Далее обратитесь с просьбой рассмотреть предложенные условия, приведя их перечень, и вынести решение о согласовании.

В заключительной части письма сообщите срок, в который необходимо провести согласование и внести необходимые поправки или принять предложение в полном объеме. Далее следует дата составления письма, подпись ответственного лица и ее в скобках.

Обратите внимание, что письмо о согласовании может быть как основным документом, закрепляющим условия предварительного соглашения, так и сопроводительным. Письмо, к которому будет прилагаться протокол согласования или другой документ в виде списка или перечня, должно будет содержать пункт «Приложение». В нем назовите прилагаемые документы (предварительно пронумеровав их), предлагаемые к согласованию сторонами.

Обратите внимание

Обратите внимание, что письмо о согласовании может быть как основным документом, закрепляющим условия предварительного соглашения, так и сопроводительным.

Полезный совет

Не забудьте до отправки зарегистрировать письмо у секретаря в качестве исходящего документа.

В процессе работы и подготовки документов важная роль отводится их согласованию, которое может быть внутренним, где документы визируется отделами самой организации или внешним, связанным с согласованием документов другими учреждениями. Юридически правильно согласованный документ дает право на осуществление действий, предусмотренных законами, нормами и правилами. Документы, прошедшие процедуру согласования, скрепляются печатью или штампом.

Инструкция

Составьте список документов, которые необходимо будет согласовывать в течение всего периода работы. Четко определитесь с отделами, отвечающими за их визирование. Составьте таблицу, в которой будут указаны виды документов, подлежащих обязательному согласованию, отделы, ответственные за проведение этой работы, должности, фамилии, имена, отчества сотрудников, их телефоны и адреса электронной почты.

Определитесь с документом, который необходимо согласовать. Составьте план, указав очередность обращения в отделы организации. Выясните сроки исполнения работы, переговорив с каждым сотрудником всех подразделений компании, ответственных за визирование документа.

Внимательно следите за сроками согласования документа, быстро реагируйте на любые изменения, вносимые в него сотрудником отдела. Если возникают какие-либо сомнения по внесенным в документ правкам, обязательно проконсультируйтесь со специалистами организации, уточнив все нюансы. Это поможет в последующем сократить время согласования и позволит юридически грамотно оформить документ.

В каждом отделе организации после прохождения процедуры согласования на документе ставится виза. Это может быть штамп отдела или гриф «Согласовано» с указанием , его фамилии и подписи. Проследите за тем, чтобы каждый работник, отвечающий за согласование документа, правильно его завизировал. В противном случае, он не будет подписан руководителем организации.

Последним звеном, визирующим документ, является руководитель предприятия. Документ считается согласованным юридически грамотно только при наличии руководства, сотрудников всех отделов, печати или штампа предприятия.

При внешнем согласовании документов, требующих их визирования различными учреждениями, ознакомьтесь со списком организаций, в которые предстоит обратиться. Узнайте подробную информацию об отделах, их сотрудниках, занимающихся согласованием. Созвонитесь с ними или отправьте сообщение по электронной почте, уточнив необходимый перечень документов. Согласуйте время встречи.

Подготовьте для сотрудника учреждения, занимающегося внешним согласованием документов, перечень вопросов, связанных со сроками визирования и процедурой внесения изменений. Составьте официальное заявления по установленной форме, указав перечень документов, подлежащих согласованию. Контролируйте сроки визирования документов и правильность их оформления.

Обратите внимание

Постановления, акты, а также различные решения не относятся к документам, подлежащим согласованию. Визированием документов занимаются отделы, деятельность которых напрямую связана с необходимостью осуществления контроля над выполнением действий юридического или другого характера, отраженных в тексте документа.

Полезный совет

Лица, ответственные за согласование документов, определяются ответственным исполнителем. Чаще всего ими становятся должностные работники, выполняющие свои обязанности согласно должностной инструкции.

Источники:

Экономический словарь. Визирование документа
Документоведение
как оформляется согласование документа

К электронной почте люди привыкают быстро. За вечер можно обменяться десятком-другим сообщений, и переписка с друзьями и родственниками довольно часто напоминает устный диалог. Однако при составлении деловых писем необходимо следовать нормам этикета, а они для электронной и обычной почты примерно одинаковы.

Вам понадобится

- компьютер с подключением к интернету;
- телефонный справочник.

Инструкция

Сформулируйте цель вашего сообщения. Записывать ее не обязательно, но вы должны четко представлять, хотите вы добиться нового контракта, заполучить новых клиентов, привлечь на работу нового сотрудника, претензию или просто поздравить партнеров с праздником.

Подумайте, кто именно должен получить ваше письмо. От этого во многом зависит его форма. Может быть, вам вообще не потребуется ничего писать, а достаточно будет позвонить по телефону, обсудить ситуацию на специализированном форуме или решить вопрос при личной встрече.

Деловое письмо должно содержать определенные реквизиты, поэтому лучше сразу разработать формы. Заполненный бланк можно отправить по электронной почте в качестве вложения или распечатать и послать по обычной почте простым или заказным письмом. Вверху должен стоять название вашего предприятия, а еще лучше - логотип. Чуть ниже располагаются дата и номер, а если нужно - то и ссылки на сетевые ресурсы (например, если на официальном сайте выложены условия контракта или конкурсная документация). Лучше отвести графу и для темы письма. Выделите ее жирным шрифтом. Это даст возможность вашему адресату быстрее сориентироваться в документах, которые ежедневно поступают ему на подпись.