Спецификация и иные документы поставщика. Как формируется спецификация к договору поставки

Договор поставки одно из наиболее популярных соглашений. Во избежание значительных утрат немаловажно составить верно, как договор, так и его составляющие. Одной из таковых выступает спецификация. Как ее сформировать?

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

В договоре о поставке товара подробно изложить получается не всю информацию, а только основные положения. Поэтому законодательно предусмотрены специальные приложения, например, спецификация.

Таковые являются неотделимой частью соглашения и обладают такой же юридической силой. Как составить спецификацию, прилагаемую к договору поставки?

Что нужно знать

Одним из дозволенных приложений к договору о поставке является спецификация. Надобно отметить, что без договора ни одно из приложений к нему само по себе не имеет законной силы.

Обычно, создается спецификация в письменном виде и прикладывается ко всякому экземпляру договора. В то же время закон не воспрещает оформлять документ в ином виде.

Так спецификация может иметь форму:

• электронного письма;
• телеграфного сообщения;
• телефонных переговоров;
• факсимильного сообщения и т.д.

Основные понятия

Спецификация это документ, который дополняет основное соглашение, то есть заключенный договор о поставке. Спецификация отображает основные признаки товара, тары, продукции и т.д., какие передаются на основании договора.

В обязательном порядке в договоре поставки отображается ссылка на спецификацию. Спецификация это неотъемлемая часть договора, которая обладает такой же юридической силой.

В зависимости от вида передаваемой продукции и характеристики ее может меняться и вид спецификации. Договор может предусматривать специальную форму или бланк спецификации.

Если участвующие стороны после согласования утвердят письменную форму документа, то таковой формат должен соблюдаться и в последующем.

Если имеют место многократные поставки, то спецификация может видоизменяться в зависимости от конъюнктуры или иных ситуаций.

Характеристики товара всякий раз оговариваются контрагентами заранее. Основополагающими характеристиками поставки являются:

• стоимость;
• номенклатура;
• количественный показатель;
• сроки для поставки;
• гарантии и т.д.

Какова его роль

Основополагающей целью спецификации становится конкретизация соглашения на предмет уточнения количественных и стоимостных параметров поставляемых товаров.

Договор может заключаться на продолжительный срок, и основные его тезисы остаются неизменными. Такой договор поставки именуется рамочным, определяющим основные положения партнерства.

Что касается приложения к , то есть спецификации, то такая всякий раз составляется на основании конкретных условий поставки. При этом может меняться и форма ее, и содержание.

Если договор поставки стороны подписывают один раз, то спецификация подписывается всякий раз при поставке новой партии товаров. Но если оговоренная форма спецификации меняется, это должно предварительно согласовываться контрагентами.

Действующие нормативы

Позволяет заключать рамочный договор, то есть такой договор, в каком содержатся основные условия, корректируемые в дальнейшем прочими документами.

Такая форма взаимоотношений представляется удобной при долговременном сотрудничестве. Как документ, конкретизирующий основные договорные условия, законодатель предлагает использовать спецификацию к договору поставки.

Согласно законодательному определению спецификация это часть основного рамочного договора. В непреложном порядке она предусматривает указание состава партии поставки и иных значимых условий конкретной поставки.

Но эти бумаги передаются в момент выполнения обязательств по определенной партии, и контрагенты лишены возможности переговоров. При этом покупатель получает товар «как есть», а продавец ожидает уплаты в «разумный срок».

Как заполнить бланк спецификации к договору поставки

Утвержденной законодательно формы спецификации не предусмотрено. Потому целесообразно составлять документ в произвольной форме, размещая его на листе формата А4.

Рациональным считается указание в спецификации таких сведений:

• наименования контрагентов, точные реквизиты и данные правомочных представителей;
• дата создания формы и временной период поставки;
• технические характеристики поставляемого предмета;
• прилагаемые документы и иные значимые условия.

На момент поставки и передачи заполненного бланка спецификации представители сторон подписывают сей документ, и скрепляют его печатями.

Если от лица сторон выступают представители, то к спецификации необходимо прикладывать в оригинале.

В большинстве случае используют табличную часть, в которой удобно отображать существенные характеристики поставляемых товаров.

Количество граф таблицы определяется индивидуально, в зависимости от конкретного объекта. Обыкновенно в таблице отображается:

• порядковый номер товара;
• полное название;
• измерительная единица;
• ГОСТ;
• стоимость одной единицы;
• совокупная стоимость (с НДС и без ).

Форма соглашения

Форма спецификации отсутствует, поскольку таковая является инструментом идентификации и конкретизации конкретного товара.

А так как характеристики товара могут меняться, то и предусмотреть единую форму не представляется возможным. Стороны могут утвердить определенную форму и при необходимости добавлять в нее необходимые данные.

Независимо от конфигурации спецификации обязательно следовать главным правилам заполнения:

Относительно формы спецификации можно отметить и то, что она может выступать:

Когда требуется изменить утвержденную форму спецификации, следует учитывать, что документ этот часть договора, обладающая юридической силой.

Следовательно, изменять ее надобно в том же порядке, что и договор поставки. При изменении спецификации стороны согласовывают новую форму и оформляют соглашение в письменном виде.

В данном соглашении указывается:

• содержание новой договоренности;
• дата старой спецификации;
• номер основного договора;
• суть новой формы.

При утверждении новой формы спецификации применение старого формата упраздняется. В настоящее время все большее распространение получает торговля онлайн.

В таком случае спецификация может формироваться в электронном формате. При этом доказательством выполнения условий договора становится распечатанный электронный документ и факт оплаты товара.

В самом договоре указывается, что спецификация составляется в электронном виде. Причем обязательно в тексте договора следует отобразить адреса электронной почты, как поставщика, так и покупателя.

Нюансы в зависимости от объекта

Основным предназначением спецификации является согласование предмета договора. То есть спецификация содержит в себе все существенные характеристики конкретного объекта.

При этом основные характеристики согласуются при заключении самого договора, например, название товара и его общее количество. В спецификации детально оговариваются характеристики конкретной поставки.

Так может указываться количество конкретного товара, описание и параметры, используемая тара, стоимость дополнительных . Принятие товара осуществляется строго в соответствии со спецификацией.

Строительных материалов

Договор поставки строительных материалов весьма схож с . Единственное отличие это продажа товара для целей реализации бизнеса и представление сторон юридическими лицами и ИП.

Отличительная черта договора поставки строительных материалов в том, что стороны четко оговаривают:

• количество стройматериалов;
• ассортимент;
• качество;
• срок поставки;
• срок и порядок оплаты;
• адрес поставки и прочие условия.

Все существенные данные и оговариваются в спецификации, которая становится неотъемлемой частью договора. Также можно ознакомиться со следующими документами:

• проект договора на поставку строительных материалов;
• измененная спецификация.

Оборудования

Спецификация поставки оборудования это документ, определяющий состав технологического, санитарно-технического, электротехнического и иного оборудования, предусмотренного надлежащим основным комплектом рабочих чертежей.

Такой документ часто именуется технической спецификацией. В ней отображаются характеристики и технические нюансы, присущие конкретному оборудованию.

Предприятие-получатель на основании спецификации формирует технический пакет документов при изготовлении сложных конструкций.

Для сборных чертежей спецификация полезна тем, что в ней отражено полное описание отдельных деталей, узлов и составных фрагментов.

В спецификацию оборудования не включают виды изделий массового производства (винты, болты, соединительные изделия), учтенные в стоимости монтажа и поставляемые на основании норма расходов материалов.

Указывается в документе:

Составляют спецификацию оборудования в соответствии с

Поставка товаров – одна из важнейших услуг, для юридического оформления которой всегда заключается соответствующий договор. Одним из приложений к нему является спецификация на поставку товара, образец и инструкцию заполнению которой можно найти в этой статье.

Если осуществляется поставка товаров от продавца покупателя без посредников или через них, практически всегда заключается договор поставки. Однако сам перечень товарных единиц, их количество и прочие данные в большинстве случаев выносится отдельным текстом как приложение, поскольку в самом договоре он займет много места. Таким образом, спецификация на поставку товара, оформленная по определенному образцу, – это приложение к одноименному договору. Так же используется и как приложение к таким договорам:

• возмездного оказания услуг;
• подряда;
• некоторых других.

По законодательству её (как уточнение перечня определенных позиций) можно использовать как приложение к любому договору в момент заключения сделки или после подписания базового соглашения.

Как и любое другое приложение, она действует только при наличии и ссылке на соответствующий договор. То есть оформлять её без договора не допускается – такая бумага не имеет юридической силы.

Основное назначение состоит в том, что в ней перечисляется полный перечень поставляемых материальных ценностей, среди которых могут быть как сами товары, так и:

• материалы;
• сырье;
• оборудование и механизмы;
• прочие ценности.

Нередко в документе отражается также схема оплаты (этапы, суммы, предельные сроки и т.п.). Поэтому по сути – это перечень товаров, их сумма и условия оплаты.

Бланк и образец 2017 — 2018

Единой, утвержденной формы нет. Поэтому каждая компания вправе утвердить любой бланк и в дальнейшем использовать его в своей работе. Тем не менее, в ней всегда отражаются такие сведения:

1. Сначала нужно прописать, каким приложением идет этот документ к основному договору поставки (номер приложения, ссылка на договор – номер, название, дата).
2. Сам перечень товаров и других материальных ценностей удобнее всего приводить в табличном варианте. Перечисляются такие позиции:

• номера по порядку (для удобства);
• полные наименования товаров;
• количество товаров;
• единицы измерения (обычно штуки, но также могут быть весовые, объемные единицы и т.п.);
• цена за единицу и общая стоимость по каждому товару (по каждой строке);
• общая стоимость и общий НДС прописываются в конце таблицы.

1. Далее можно продублировать условия оплаты товаров. Например, половина суммы переводится как авансовый платеж в срок 5-6 рабочих дней с даты выставления счета. А другая половина – в течение 2 недель с того дня, когда авансовый платеж фактически зачислится на банковском счету.
2. Затем следуют подписи ответственных лиц (обычно на уровне генеральных директоров), расшифровки, названия компаний и дата. Допускается поставить не только рукописные, но и электронные цифровые подписи, если фирма официально использует их в своей работе, а в договоре есть соответствующее упоминание. При этом использование факсимильных подписей не допускается.
3. Что касается печати, то ставить ее на приложениях необязательно. Однако если сам договор и внутренние документы компании обязывают к штампованию, печать нужно поставить.

Бланк спецификации, который прилагается к договору поставки товара, можно использовать как образец для оформления.

А готовый пример заполненного представлен ниже.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Каждая компания вправе выбирать количество спецификаций и их образцы при оформлении поставки товара. Можно сделать одну с длинным перечнем, можно оформить неограниченно много разных по каждой группе товаров. Однако важно указать точное количество в договоре, сославшись на наличие этих приложений.

Кто составляет

Обязанность составления по умолчанию лежит на поставщике. Документ изучается покупателем и подписывается либо в момент оформления договора, либо позже, по факту составления. Как правило, договор поставки предусматривает многократное оказание подобных услуг. Поэтому сам текст договора не меняется, а происходит только добавление новых позиций, актуальных для текущих ситуаций.

В компании-поставщике её разработкой занимается, как правило, руководитель отдела (или менеджер), в чьей компетенции находится данный вопрос. По законодательству любой сотрудник может взять на себя подобные обязанности. Поэтому единственное требование – достаточный уровень компетентности для подобной работы.

Порядок оформления и пересылки

При оформлении и разработке документа нужно обратить внимание на несколько важных нюансов:

1. Поскольку форма свободна, лучше всего выбрать для нее фирменный бланк.
2. Законодательство не запрещает использовать электронные версии документа наряду с бумажными, но только в том случае, если они будут подписаны электронными цифровыми подписями.
3. Оформляется всегда в двух экземплярах – по одному для поставщика и покупателя.
4. Исправления и помарки не допускаются. Однако их можно дополнить, а также расторгнуть предыдущие и составить новые.
5. Хранятся вместе с договором и действуют бессрочно – до фактического исполнения приведенных условий, т.е. поставки соответствующих товаров в описанном количестве и в установленные сроки.

При этом передать её можно как в руки, так и с помощью:

• электронной почты (при наличии электронных подписей);
• Почты России (лучше отправить заказным письмом);
• курьерской почты (по принципу «от двери до двери»);
• через факс передают значительно реже, поскольку эта техника менее распространена, и к тому же для передачи по факсу нужно, чтобы в договоре предусматривалась такая возможность.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если компания начала заниматься поставкой товара недавно, лучше сразу разработать соответствующий бланк единого образца, по которому и оформлять все подобные документы.

Судебная практика

Исходя из судебной практики можно понять несколько важных правовых условий использования:

1. Форма свободная, однако в ней должны обязательно содержаться сведения о точном количестве, точной стоимости как отдельных товаров, так и их суммарного количество (и общей суммы с отдельным указанием НДС).
2. Сведения о схеме оплаты можно приводить или не приводить, но в любом случае они не должны противоречить условиям договора. В других случаях можно заключить дополнительное соглашение, в котором сделать исключение для конкретной ситуации.
3. Сведения о технических характеристиках товаров, их изготовители, соответствии нормативным документам указывать необязательно.

В частности, претензии проверяющих налоговых органов о несоответствии данных о товарах в образце спецификации к договору поставки информации, приведенной в счете-фактуре, представляются необоснованными.

Дело в том, что компании сами вправе решать, какие данные, в каком виде должны содержаться в ней. Теоретически документ составляется исключительно для удобства и юридической защиты сторон, поскольку сам договор поставки самодостаточен и даже в отсутствие приложений он имеет обязательную юридическую силу для поставщика и покупателя (в объеме прописанных прав и обязанностей, если они не противоречат ГК).

Таким образом, даже в случае возникновения подобных претензий сторонам будет достаточно доказать свою правоту, используя:

• собственно договор (поставки, подряда и другие), в котором подробно прописываются названия, реквизиты сторон, порядок поставки, оплаты, урегулирования споров и т.п.;
• спецификации, которые имеют характер уточнения сведений по товарам (точное количество, сумма и т.п.) и действуют только в случае наличия соответствующего договора, а также ссылки на этот договор.

Договор поставки – одно из самых распространенных соглашений. Именно поэтому часто возникают связанные с ним вопросы. Грамотное составление договора – залог его успешной реализации и всего бизнеса в целом. В договорных отношениях нужно очень внимательно относиться ко всем мелочам, ведь одна неверная запятая может дорого обойтись.

Спецификация к договору поставки – его неотъемлемая часть, поэтому к ней нужно относиться так же тщательно, как и ко всему остальному документу. Ее основное предназначение – конкретизация положений соглашения. С ней знакомы все, кто хотя бы раз заключал договор поставки, но не все знают те моменты и нюансы, на которые следует обращать внимание.

Чтобы устранить пробелы в знаниях, давайте детально рассмотрим, что же такое спецификация, что в ней указывают, каковы правила ее заполнения. Эта информация будет полезной и для индивидуальных предпринимателей, и для сотрудников предприятий и организаций, которые занимаются договорной деятельностью либо смежным с ней сектором.

Что это такое?

Начнем с того, что же такое спецификация и для чего она нужна, если все можно прописать в договоре? Она представляет собой письменное приложение к договору поставки. В ней идентифицируется поставляемый товар, указываются все его основные характеристики : качественные и количественные показатели.

На практике в договор включаются только ключевые положения, без конкретики. Ведь в нем неудобно подробно описывать сложные технологические термины о поставляемом товаре, тем более соглашения обычно заключаются на долгосрочный период и предусматривают неоднократные поставки. Таким образом, качество, количество и состав товара может меняться. В этом случае не нужно перезаключать новый договор, достаточно согласовать изменения и изменить приложение – спецификацию. В ней можно отразить графики для поставок еженедельно, помесячно или поквартально, в зависимости от необходимости и специфики работы предприятия.

Что в ней указывается

Установленной унифицированной формы в Российской Федерации такого приложения к договору поставки, как спецификации, не существует . В каждом конкретном случае предприниматель или иной сотрудник оформляет ее в произвольной форме . Мы приведем основные сведения, которые в ней указывают. Если в вашем случае необходимо дополнить ее или откорректировать, то можете смело вносить изменения. Это действительно необходимо при поставке уникального вида товара или товара, который нужно отличить по его характеристикам от иных продуктов.

Обычно используется спецификация, состоящая из таблицы. Количество столбцов таблицы – 8. Иногда ее делают при помощи списка, в который вносятся наименования поставляемого товара. В таблице или списке указываются нижеприведенные данные (заносятся в табличные графы):

1. Порядковый номер.
2. Название поставляемого товара. Оно должно полностью совпадать с наименованием в накладной.
3. Соответствие этого товара с ГОСТом.
4. Единица измерения товара.
5. Его количество.
6. Общая сумма договора поставки (без налога на добавленную стоимость – НДС).
7. Отдельно – сумма НДС.
8. Сумма договора с учетом НДС.

Еще можно указать стоимость дополнительных работ либо услуг, связанных с поставляемым товаром, а также требования, предъявляемые к упаковке и таре.

Именно на основании этой спецификации и осуществляется прием товара по договору поставки. Необходимо как можно детальнее описать продукцию, которая будет поставляться, чтобы не возникало недоразумений при отгрузке и приеме.

Также следует упомянуть и о технической спецификации. Подобное понятие употребляется в инженерной отрасли. Представляет она собой перечень особенностей и характеристик, присущих какому-либо предмету либо объекту. Чаще всего такая спецификация содержит в себе трудные термины и используется на предприятиях для составления документации по изготовлению сложных конструкций.

Правила заполнения

В договоре поставки обязательно должна быть ссылка на спецификацию . Но одной ссылки недостаточно, необходимо прописать, что это неотъемлемая часть данного соглашения. Спецификация выполняется на отдельном листе и подписывается сторонами до момента передачи товара либо продукции. Ее следует согласовать, ведь получить товар, не соответствующий избранным критериям покупателя, не хочется никому. Это лишние убытки и нервотрепка, тем более если начнется изматывающая и длительная судебная тяжба.

Отсутствие подписи одной из сторон является основанием для неисполнения такой спецификации, она не считается согласованной и заключенной. Подписанная спецификация, наоборот, имеет юридическую силу и обязательна для ее исполнения. Она аналогично договору поставки заключается в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

Основные требованию к заполнению:

• В шапке документа указывается дата его подписания, номер и приложением к какому договору он является. На крупных предприятиях может быть заключено несколько договоров поставки с одним и тем же контрагентом, поэтому внимательно перепишите из основного соглашения его номер и дату.
• Правильное заполнение реквизитов сторон – наименование покупателя и поставщика полностью. Упоминаются они дважды. Наименования пишут в начале документа, а реквизиты в конце, после таблицы. Они должны совпадать с договором.
• Как уже отмечалось ранее, на спецификации должны стоять подписи сторон и их печати, а также дата заключения этого соглашения.

Если поставка товара либо продукции была осуществлена с нарушением пунктов спецификации, то это влечет за собой штрафные санкции за неисполнение договора в целом.

Конечно же, качество продукции, которая закупается, может быть проверено со стопроцентной гарантией, только если поставщик – проверенный постоянный партнер. Поэтому многие специалисты, в том числе юристы, рекомендуют заключать долгосрочные договора поставки, которые разбиваются на периоды. А спецификация будет ассортиментным перечнем закупаемого товара для каждой конкретной сделки. В таких случаях в ней оговаривают такие моменты, как условия и сроки поставки, форма расчета, период и сумма платежа. Дополнительно по мере необходимости указывают и сведения о месте разгрузки.

ГОСТ 2.108-68

Единая система конструкторской документации

Спецификация

Взамен ГОСТ 5293-60 в части разд. 2

Утвержден Комитетом стандартов, мер и измерительных приборов при
Совете Министров СССР в декабре 1967 г. Срок введения установлен

с 1/1 1971 г. Несоблюдение стандарта преследуется по закону

1. Настоящий стандарт устанавливает форму и порядок,
заполнения спецификаций изделий всех отраслей промышленности.

2. Спецификацию составляют на отдельных листах на каждую
сборочную единицу, комплекс и комплект по формам 1 и 1а.

3. Спецификация определяет состав сборочной единицы,
комплекса и комплекта и необходима для изготовления, комплектования
конструкторских документов и планирования запуска в производ­ство указанных
изделий.

4. В спецификацию
вносят составные части, входящие в спе­цифицируемое
изделие, а также кон­структорские документы, отно­сящиеся к этому изделию и к
его неспецифицируемым составным частям.

5. Спецификации в общем случае состоят из разделов, которые
располагают в следующей после­довательности:

документация;

комплексы;

сборочные единицы;

детали;

стандартные изделия;

прочие изделия;

материалы;

комплекты.

специфицируемого изделия. Наименование каждого раздела указывают в виде
заголовка в графе «Наименование» и подчеркивают.

6. В раздел «Документация» вносят документы, составляющие основной
комплект конструкторских документов, специфицируемо го изделия,
кроме его спецификации, а также документы основного комплекта записываемых в
спецификацию неспецифицируемых составных частей (деталей), кроме их рабочих
чертежей.

Документы внутри раздела записывают в следующей
последовательности:

документы на специфицируемое изделие;

документы на неспецифицируемые составные части.

Документы в каждой части раздела записывают в порядке изложенном в
п. 7, а в пределах каждого обозначения - в последовательности, в которой они
перечислены в ГОСТ 2.102-68 (табл. 3).

Эксплуатационные и ремонтные документы записывают в той
последовательности, в которой они перечислены в ГОСТ 2.601-68 . и ГОСТ
2.602-68.

7. В разделе «Комплексы», «Сборочные единицы» и «Детали» вносят
комплексы, сборочные еди­ницы и детали, непосредственно входящие в
специфицируемое изделие. Запись указанных изде­лий производят в алфавитном
порядке сочетания начальных знаков (букв) индексов организаций-разработчиков и
далее в порядке возрастания цифр, входящих, в обозначение.

При наличии в индексах записываемых изделий цифры запись
производят в следующей последо­вательности:

а) сочетание типа АБВ2 - в алфавитном порядке букв, а в пределах
каждого сочетания - в по­рядке возрастания цифры;

б) сочетание типа АБ2В - в алфавитном порядке двух первых букв и
далее в пределах каждого сочетания этих букв в порядке возрастания цифры, а в
пределах каждой цифры - в алфавитном порядке последней буквы;

в) сочетание типа А2БВ - в алфавитном порядке первой буквы и далее
в пределах этой буквы в порядке возрастания цифры, а в пределах каждой цифры -
в алфавитном порядке последующих букв;

г) сочетание типа 2АБВ - в порядке возрастания первой цифры
индекса, а в пределах этой цифры - в алфавитном порядке букв.

8. В разделе «Стандартные изделия» записывают изделия, примененные
по:

государственным стандартам;

республиканским стандартам;

отраслевым стандартам;

стандартам предприятий.

В пределах каждой категории стандартов запись производят по
группам изделий, объединенных по их функциональному назначению (например,
подшипники, крепежные изделия, электротехни­ческие изделия и т. п.), в пределах
каждой группы - в алфавитном порядке наименований изде­лий, в пределах каждого наименования - в порядке возрастания
обозначений стандартов, а в пре­делах каждого обозначения стандарта - в порядке
возрастания основных параметров или разме­ров изделия.

9. В раздел «Прочие изделия» вносят изделия, примененные не по
основным конструкторским до­кументам (по техническим условиям, каталогам,
прейскурантам и т. п.), за исключением стан­дартных изделий. Запись изделий
производят по однородным группам; в пределах каждой группы - в алфавитном
порядке наименований изделий, а в пределах
каждого наименования - в порядке возрастания основных параметров или размеров
изделия.

10. В раздел «Материалы» вносят все материалы, непосредственно
входящие в специфицируемое изделие.

Материалы записывают по видам в следующей последовательности:

металлы черные;

металлы магнитоэлектрические и ферромагнитные;

металлы цветные, благородные и редкие;

кабели, провода и шнуры;

пластмассы и пресс материалы;

бумажные и текстильные материалы;

лесоматериалы;

резиновые и кожевенные материалы;

минеральные, керамические и стеклянные материалы;

лаки, краски, нефтепродукты и химикаты;

прочие материалы.

В пределах каждого вида материалы записывают в алфавитном порядке
наименований, а в преде­лах каждого наименования- по возрастанию размеров или
других технических параметров.

II . В раздел «Комплекты» вносят
ведомость эксплуатационных документов и применяемые по конструкторским
документам комплекты, которые непосредственно входят в специфицируемое изделие,
и записывают их в следующей последовательности:

ведомость эксплуатационных документов;

комплект монтажных частей;

комплект сменных частей;

комплект запасных частей;

комплект инструмента и принадлежностей;

комплект укладок;

комплект тары;

прочие комплекты.

Если комплектов одного и того же наименования несколько, то их
записывают (в пределах одного наименования) в порядке возрастания обозначений.

Если в состав комплекта входит не более трех наименований, то
спецификацию комплекта можно не составлять, а изделия, вносимые в комплект,
должны быть записаны непосредственно в специ­фикацию соответствующего изделия в
разделе «Комплекты». При этом наименование комплекта, к которому относятся
вносимые в спецификацию изделия, записывают в графу«Наименование» в виде заголовка и не
подчеркивают.

12. Спецификацию комплекта монтажных частей составляют на комплект “монтажных изделий и
материалов, предназначенных для связи составных частей комплекса между собой и
монтажа ком­плекса или сборочной единицы на месте эксплуатации.

13. В спецификацию комплекта сменных частей вносят изделия,
предусматриваемые для перена­ладки изделия в эксплуата­ции (сменные зубчатые
колеса, объективы, шунты к амперметру и т. п.).

14. В спецификацию
комплекта запасных частей вносят изделия и материалы, необходимые для замены
пришедших в негодность соответствующих составных частей изделия при
эксплуатации.

15. В спецификацию комплекта инструмента и принадлежностей вносят
инструмент, принадлеж­ности, приспособления и материалы, используемые при
эксплуатации изделия.

Запись производят по разделам в следующей последовательности:

инструмент;

принадлежности;

приспособления; материалы.

В пределах каждого раздела, кроме раздела «Материалы», запись
производят в порядке, указанном в п. 7, в разделе «Мате­риалы» - в порядке,
указанном в п. 10.

16. Спецификацию комплекта укладок составляют на комплект
укладочных средств, изготовляе­мых для изделия (комплекса, сборочной единицы
или комплекта). Запись производят по разделам в следующей последовательности:

шкафы;

ящики;

сумки;

чехлы;

футляры;

папки;

переплеты.

Допускается вводить самостоятельный раздел «Описи укладок».

Наличие тех или иных разделов определяется составом
специфицируемого комплекта.

В пределах каждого раздела запись производят в порядке, Указанном
в п. 7.

17. Спецификацию комплекта тары составляют на комплект изделий и
материалов, необходимых для упаковки изделий.

Запись производят по разделам в следующей последователь ности:

документация;

ящики;

каркасы;

монтажные изделия и упаковочные материалы.

Допускается вводить самостоятельный раздел «Описи упако­вок».

Наличие тех или иных разделов определяется составом
специфицируемого комплекта.

В пределах каждого раздела, запись производят в порядке,

указанном в п. 7.

18. Если комплекты поставляют отдельно от изделия, для которого
они предназначены, то в спе­цификацию изделия их не записывают. При
необходимости в конце спецификации изделия в виде примечания допускается
приводить обозначения соответствующих спецификаций, по которым производят
поставку комплектов, предназначенных для эксплуатации и ремонта соответствую­щего
количества экземпляров (группы) данного изделия.

19. Графы спецификации заполняют следующим образом:

а) в графе «Формат» указывают форматы документов, обозначения
которых записывают в графе «Обозначение». Если доку­мент выполнен на нескольких
листах различных форматов, то в графе проставляют «звездочку», а в графе
«Примечание» перечисляют все форматы.

Для документов, записанных в разделы «Стандартные изделия»,
«Прочие изделия» и «Мате­риалы», графу не заполняют.

Для деталей, на которые не выпущены чертежи, в графе указывают:
БЧ.

Для документов, изданных типографским, литографским и подобными
способами на форматах, предусмотренных соответствующими государственными
стандартами для типографских изданий, в графе ставят прочерк;

б) в графе «Зона» указывают обозначение зоны, в которой находится
номер позиции записываемой составной части (при разбивке поля чертежа на зоны
по ГОСТ 2.104-68);

в) в графе «Поз.» указывают порядковые номера составных частей,
непосредственно входящих в специфицируемое изделие, в последовательности записи
их в спецификации. Для разделов «Доку­ментация» и «Комплекты» графу не
заполняют;

г) в графе «Обозначение» указывают:

в разделе «Документация» - обозначение записываемых документов;

в разделах «Комплексы», «Сборочные единицы», «Детали» и
«Комплекты» - обозначения ос­новных конструкторских докумен­тов на записываемые
в эти разделы изделия. Для деталей, на ко­торые не выпущены чертежи -
присвоенное им обозначение.

В разделах «Стандартные изделия», «Прочие изделия» и «Материалы»
графу не заполняют;

д ) в графе «Наименование»
указывают:

в разделе «Документация» для документов, входящих в основной
комплект документов специфи­цируемого изделия и составляемых на данное
изделие,- только наименование документов, на­пример: «Сборочный чертеж»,
«Габаритный чертеж», «Технические условия». Для документов на не
специфицированные составные части - наименование изделия и наименование
документа; в разделах спецификации «Комплексы», «Сборочные единицы», «Детали»,
«Комплекты» - наиме­нования изделий в соответствии с основной надписью на
основных конструкторских документах этих изделий. Для деталей, на которые не
выпущены чертежи, указывают наименование и мате­риал, а также размеры,
необходимые

для их изготовления.

в разделе «Стандартные изделия» - наименования и обозначения
изделий в соответствии со стан­дартами на эти изделия;

в разделе «Прочие изделия» - наименования и условные обозначения
изделий в соответствии с документами на их поставку с указанием обозначений
этих документов.

Если изделие применено по документу, содержащему ссылку на другой
(общий) документ (на­пример, на общие технические условия), то в графе
записывают только обозначение первого до­кумента (общий документ не указывают);

в разделе «Материалы» - обозначения материалов, установленные в
стандартах или технических условиях на эти мате­риалы.

Для записи ряда изделий и материалов, отличающихся
размерами и другими данными, и приме­ненных по одному и тому же Документу (и
записываемых в спецификацию за обозначением этого же документа), допускается
общую часть наименования этих изделий или материалов с обозначе­нием указанного
документа записывать на каждом листе спецификации один раз в виде общего
наименования (заголовка). Под общим наименованием записывают для каждого из
указанных из­делий и материалов только их параметры и размеры.

Примечание. Указанным упрощением не
допускается пользоваться, если основные параметры или размеры изделия
обозначают только одним числом или буквой. Для по­добных случаев запись
производят следующим образом:

Шайбы
ГОСТ 6960-68.

Шайба
3

Шайба
4

е )
в графе «Кол» указывают:

для составных частей изделия, записываемых в спецификации
количество их на одно специфици­руемое изделие;

в разделе «Материалы» - общее количество материалов на; одно
специфицируемое изделие с указанием единиц измерения допускается единицы
измерения записывать в графе «Примечание» в непосредственной близости от графы
«Кол».

Примечание. Если для специфицируемого
изделия количество таких материалов, как припой, клей, смазка, электроды для сварки
и т. п., конструктор не может определить по размерам элементов изделия, а
поэтому его устанавливает технолог, то количество этих материалов в
спецификации не указывают.

В разделе «Документация» графу не заполняют;

ж) в графе «Примечание» указывают дополнительные сведения для
планирования и организации производства, а также дру­гие сведения, относящиеся
к записанным в спецификацию изделиям, материалам и документам, например, для
деталей, на которые не выпущены чертежи,- массу.

Для документов, выпущенных на двух и более листах различных
форматов, указывают обозначе­ние форматов перед перечислением которых
проставляют знак звездочки, например: *) 11, 12.

20. После каждого раздела спецификации необходимо оставлять
несколько свободных строк для дополнительных записей (в за­висимости от стадии
разработки, объема записей и т. п.). Допуска­ется резервировать и номера
позиции, которые проставляют в спецификацию при заполнении ре­зервных строк.

21. Допускается совмещение спецификации со сборочным чертежом при
условии их размещения на листе формата 11 (ГОСТ 2,301-68).

При этом спецификацию располагают ниже графического изображения
изделия и заполняют ее в том же порядке и по той же форме, что и спецификацию,
выполненную на отдельных листах, ос­новную надпись выполняют по ГОСТ 2.104-68
(форма 1).

Такому совмещенному документу присваивается обозначение основного
конструкторского доку­мента.

22. Спецификацию изделий при плазовом
методе производства составляют по формулам 2 и 2а.

Графы «Формат», «Зона», «Поз.», «Обозначение», «Кол.» и
«Примечание» заполняют по прави­лам, указанным для формы 1.

В графе «Наименование» в разделе «Детали» для деталей, на которые
не выпущены чертежи, ука­зывают только наименование деталей. В остальных
разделах графу заполняют аналогично прави­лам, указанным для формы 1.

Графы «Масса» и «Материал» заполняют следующим обра­зом:

а) в графе «Масса» указывают;

для деталей, на которые не выпущены чертежи,- массу одной детали,

для материалов - массу материала на данное специфицируете изделие;

б) в графе «Материал» для деталей», на которые не выпущены
чертежи, указывают обозначения материалов, установленные в стандартах на эти
материалы.

Примечание. Для деталей, на которые выпущены чертежи, графы «Масса» и
«Мате­риал» заполнять не допускается.

Договор о поставке товаров – является одним из главных юридических соглашений между двумя предприятиями . При заключении сделки составляются дополнительные соглашения, которые являются неотъемлемой частью договора. Одно из таких приложений – спецификации на поставку товарно-материальных ценностей. В данной статье мы предлагаем рассмотреть, что такое спецификация к договору поставки ТМЦ и её предназначение.

Предназначение спецификаций

В том случае, когда заключается сделка, подразумевающая поставку товарно-материальных ценностей от производителя к заказчику (самостоятельно или при помощи посредников), между сторонами заключается договор. Так как список товаров и их описание занимает много места, создается дополнительное приложение, которое прикрепляется к договору. Это приложение является неотъемлемой его частью, и обладает той же юридической силой. Приложение в виде спецификации на поставку ТМЦ, заполняется по определенной форме. Она используется в таких договорах, как:

• подряд;
• оказание услуг на основе финансового вознаграждения;
• других видов сделок.

Согласно установленным законом правилам, подобные документы используются в качестве приложений к любым договорам. Они могут заполняться как во время заключения договора, так и после того, как стороны подпишут соглашение. Для того чтобы документ получил юридическую силу, необходимо в заполненных бумагах сделать отметку, где указывается принадлежность к конкретному договору. Отсутствие подобных отметок, может стать причиной потери юридической силы документа. Это означает, что в случае судебных разбирательств, подобные приложения рассматриваться не будут.

В спецификациях на поставку ТМП приводится список передаваемых товаров. К категории товарно-материальных ценностей относятся различные механизмы, производственное сырье и расходные материалы, оборудование, а также другие категории ценностей . В некоторых случаях, в этом документе фиксируется схема оплаты. Здесь указывается промежуток времени, за которое необходимо оплатить полную или частичную стоимость ТМЦ, этапы поставки и стоимость единицы товара.

Бланки, использующиеся в 2018 году

На сегодняшний день, четкий регламент заполнения данного документа отсутствует. Этот нюанс дает право каждому предприятию разработать собственную форму, которая в дальнейшем будет использоваться в качестве первичной документации. Однако, к заполненным бумагам имеется ряд определенных требований, касающихся отражаемой информации.

В первую очередь необходимо указать номер приложения данного документа. Далее приводится ссылка на договор, его наименование, а также дату заключения сделки. Для удобства оформления бланка, перечисление товаров можно осуществлять в виде таблицы. Готовая таблица должна содержать в себе столбцы с порядковым номером, названием и количеством товара, а также единицами измерения . Важно обратить внимание на то, что в большинстве случаев в качестве единицы измерения используется штука, однако допускается использование объемных или весовых единиц. В отдельном столбце указывается стоимость одной единицы ТМЦ, а в конце таблицы приводится общая стоимость. Помимо всего вышеперечисленного, заполненная таблица должна содержать в себе сведения о НДС.

После таблицы с перечнем товаров, указываются условия оплаты поставки. В качестве примера рассмотрим ситуацию, где половина стоимости ТМЦ, переводится в виде авансового платежа. Произвести такую оплату необходимо в течение шести рабочих дней с момента подачи счета. Вторую половину указанной суммы необходимо выплатить в течение четырнадцати дней с момента авансового платежа.

Обязательным условием заполнения спецификации является указание наименования предприятий, данных об ответственных лицах и даты заключения сделки. Помимо рукописных подписей, допускается использование цифровых копий, в том случае, когда предприятие использует подобные технологии. При использовании цифровых подписей, необходимо сделать соответствующую пометку в договоре.

Важно обратить внимание, что спецификации с факсимильными подписями не имеют юридической силы.

Наличие печати на заполненном документе не является обязательным требованием . Необходимость штампования возникает только в том случае, когда одна из сторон использует данный метод при ведении внутренней документации. Ниже представлен образец спецификации на поставку товара, который наглядно демонстрирует, как выглядит данное приложение:

«Приложение №__

к Договору №_____

от «__» _________ 201_г.

Условия оплаты: оплата проводится в несколько этапов.

Первый этап:

Выплата аванса в размере ____% от стоимости товарно-материальных ценностей, в срок не позднее 5 (пяти) банковских дней с момента выставления счета Исполнителем;

Второй этап:

Оплата ____% стоимости товаров, согласно Спецификации, производится Заказчиком в течение 5 (пяти) банковских дней, с момента получения уведомления от Исполнителя о наличии на складе Исполнителя и готовности к отгрузке товарно-материальных ценностей.

Срок выполнения поставки составляет не более __ недель со дня зачисления финансовых средств по авансовому платежу на расчетный счет Исполнителя.

Продавец: Генеральный директор (указать форму организации) «____________»

__________/__________/

Покупатель: Генеральный директор (указать форму организации) «____________»

__________/__________/

Спецификация к договору поставки образец, заполненный:

«Приложение №7

к Договору №31

Спецификация на поставку товарно-материальных ценностей

По условиям договора, оплата производится в два этапа.

Сначала производится авансовый перевод в размере 25% от общей стоимости товарно-материальных ценностей, в срок не позднее 7 (семи) рабочих дней со дня выставления счета Исполнителем. На втором этапе, после получения Заказчиком уведомления о наличии на складе Исполнителя необходимой продукции, оплачивается оставшаяся сумма, согласно данной Спецификации – также в течение 7 (семи) рабочих дней.

Срок выполнения поставки составляет не более 2 (двух) недель с момента зачисления первого перевода на расчетный счет Исполнителя.

Исполнитель: Генеральный Директор ИП «МебельВДом»

Алексеев Алексеев Д.А.

Заказчик: Генеральный Директор ЗАО «ВашБизнес»

Морозов Морозов П.Л.»

Следует обратить внимание на то, что каждое предприятие наделено правом выбора количества спецификаций, а также составлением образцов их оформления. Допускается создание как одного длинного перечня товарно-материальных ценностей, так и нескольких таблиц, разбитых по категориям товаров. В задачу составляющего входит указание на страницах договора количества спецификаций с фиксацией порядкового номера приложений.

Ответственность за заполнение

Разобравшись с вопросом для чего нужна спецификация, давайте рассмотрим, на ком лежат обязанности за составление подобной документации. По установленным законом правилам, данный документ должен составляться исполнителем. В момент заключения сделки, готовый бланк передается заказчику для изучения. Допускается передача подобных документов после подписания договора. В большинстве случаев, исполнителем используются типовые бланки, в которые добавляются необходимые позиции.

В крупных организациях, занимающихся производством различных товаров, ответственность за разработку спецификации возлагается на руководителя отдела менеджмента. При отсутствии данной структуры в условиях предприятия, допускается составление бумаг лицом, обладающим необходимыми должностными полномочиями. Согласно текущему законопроекту, данные полномочия могут быть возложены на любого сотрудника. Единственным требованием является – наличие необходимых знаний для составления первичной документации.

Правила составления и пересылки

При разработке бланка спецификации необходимо учитывать несколько особенностей этого вида документа, который имеет первостепенную важность . Свободная форма заполнения подразумевает использования фирменных бланков для печати документа. Допускается использование электронных копий приложений в сочетании с бумажными.

Важно обратить внимание, что электронные версии должны быть заверены электронной подписью руководителей предприятий.

Документ изготовляется в количестве двух копий, одна из которых остается у исполнителя, а вторая передается заказчику . Заполненный бланк не должен содержать в себе помарки или исправления, но допускается дополнение готовых бумаг. В случае с необходимостью исправления, спецификация расторгается, после чего заполняется новый бланк. Также следует обратить внимание на условия хранения первичной документации. Согласно установленным правилам, данный документ должен быть прикреплен к договору. Действие приложения – до момента выполнения условий, оговоренных на страницах договора.

Передать заполненные бумаги, можно воспользовавшись одним из четырех нижеперечисленных вариантов:

1. Личная передача заказчику в лице директора организации или через секретариат;
2. С помощью электронной почты (необходимо наличие цифровой подписи);
3. При помощи Почты России (многие эксперты рекомендуют использовать заказные письма с уведомлением о получении);
4. С помощью курьерской службы, работающей по принципу «доставка прямо в руки».

Важно обратить внимание, что в приведенном выше списке отсутствует вариант передачи документов с помощью факса. На сегодняшний день, данный вид техники признан устаревшим. Помимо этого, при подобной передаче приложений, необходимо сделать соответствующую пометку в договоре.

В том случае, когда компания исполнителя осуществляет поставку товарно-материальных ценностей на постоянной основе, необходимо разработать единый образец данного бланка, который будет использоваться в дальнейших сделках.

Решение конфликтов через суд

Основываясь на данных судебной практики, можно выявить важные правовые условия применения спецификаций. Несмотря на свободную форму составления и отсутствие регламента, существуют определенные правила на отображение ключевых сведений . Каждая спецификация должна содержать в себе информацию о точной стоимости товара, их количестве, а также общей сумме. Важно обратить внимание на то, что налог на добавленную стоимость указывается в отдельной графе.

Необходимость указания информации о выбранной схеме оплаты отсутствует. Однако выбранная схема не должна противоречить тем условиям, что были указаны в договоре. В некоторых ситуациях, возникает необходимость в заключение дополнительных соглашений, где рассматриваются условия оплаты. Также отсутствует необходимость в перечислении технических характеристик товарно-материальных ценностей, сведений об изготовителе и других параметров.

В случае с претензиями со стороны налоговой службы о несоответствии информации о товарно-материальных ценностях, в приложении к договору сведениям, приведенным в счет-фактуре, действия проверяющей инстанции считаются необоснованными. Это можно объяснить тем, что каждое предприятие имеет право решать самостоятельно, о том какие данные указывать в приложении. С точки зрения теории, данный документ является одним из средств юридической защиты, каждой из сторон. Так как договор, заключенный между заказчиком и исполнителем, имеет собственную юридическую силу, отсутствие спецификаций не снимает с каждой из сторон необходимость выполнения тех условий, на которых была заключена сделка.

В случае претензий со стороны проверяющих органов, стороны могут использовать в качестве доказательств своей правоты:

1. Договор, где четко прописываются наименования и реквизиты обеих организаций, порядок поставки товарно-материальных ценностей и условия выплат. Также в некоторых договорах прописывается процесс урегулирования конфликтов.
2. Спецификации, имеющие уточняющую информацию о товарно-материальных ценностях, признаются действующими только при наличии самого договора. В заполненном документе в обязательном порядке должна иметься ссылка на договор.

При отсутствии самостоятельно изготовленной формы приложения, можно с нашего сайта.

Вконтакте