Записка-расчет, которая оградит от претензий расходы на выплату отпускных. Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику Порядок и правила заполнения

Записка-расчет используется для надлежащего оформления всех начислений, которые положены работнику, уходящему в .

Заполняется расчет отпускных обычно по унифицированной форме Т-60.

Данная форма позволяет отразить данные о предоставляемом очередном отдыхе и расчете отпускных сотруднику.

Бланк форма Т-60 является унифицированным документом и утвержден Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 No1 , но с января 2013 года данная форма не обязательна к применению , что следует из смысла Федерального Закона No402-ФЗ «О бухгалтерском учете» .

Работодатель вправе разработать наиболее удобный для него собственный бланк для , но при условии сохранения обязательных граф, но многие продолжают работать с прежними бланками установленного образца.

Четкие сроки составления записки-расчета законодательством не регламентированы, но в соответствии с нормами трудового кодекса работодатель обязан произвести перечисления за отпуск не менее чем за 3 дня до его начала.

Документы основания

Отпуск может быть предоставлен сотруднику в соответствии с утвержденным на предприятии либо по взаимной договоренности с работодателем на основании его письменного , отпуск можно и использовать в иные периоды.

После согласования периода отпуска формируется сотруднику, после чего необходимо заполнить записку-расчет.

То есть основанием для оформления формы Т-60 является приказ руководителя.

В первую очередь, записку расчет о представлении отпуска берет в работу работник по кадровым вопросам.

Для указания необходимых сведений потребуется личное дело сотрудника.

Из личных данных выписывается вся важная информация: наименование должности, разряд, табельный номер, ранее предоставленные отпуска

Отпускные выплаты – это среднемесячная заработная плата. Эту сумму работодатель обязан выдать работнику, собравшемуся взять дни отдыха.

Для того чтобы правильно вычислить размер этих выплат необходимо руководствоваться Положением о порядке расчета среднего заработка (утв.Постановлением Правительства No922 от 24.12.2007).

За основу вычислений берутся все доходы и выплаты работника независимо от их источника. Но в любом случае эти выплаты должны включаться в зарплату и не должны относиться к социальным выплатам.

Для получения информации о доходах необходимы данные из личной электронной базы сотрудника, ведомости о выдаче заработной платы, а также приказы и остальные документы, согласно которым производились доплаты или надбавки.

Если работнику выплачивалась материальная помощь необходимо учитывать и приказы на эти выплаты. В том случае, если были удержания из дохода, то подтверждающими документами будут судебные решения или постановления соответствующих органов.

Как правильно заполнить?

Типовая форма Т-60 заполняется с двух сторон . Лицевая сторона бланка заполняется отделом кадров, обратная — бухгалтерией.

Оформление отделом кадров

Заполняется лицевая сторона записки-расчета Т-60.

Указывается полное наименование компании , с правой стороны вписывается код ОКПО, то есть отрасль работы предприятия. (по классификатору).

Документу должен быть присвоен индивидуальный регистрационный номер и дата его составления.

• Фамилия, Имя, Отчество (полностью);
• его табельный номер;
• цех или отдел, в котором работает сотрудник;
• важно указать правильно наименование должности, чтоб оно соответствовало данным из личной карточки и совпадало со штатным расписанием).

Для исключения ошибок в заполнении нужно вычислить период его предоставления (за этот период берется календарный год, исходя из даты приема на работу), а также указывается дата начала и окончания (включительно). Данная информация представлена в приказе.

Ниже в форме Т-60 заполняется информация, если к основному отпуску добавляются дополнительные дни, которые работник использует на основании законодательства или они закреплены локальными актами организации. Такие отпуска также оплачиваются исходя из . В таблицу заносятся виды дополнительных отпусков, основания их предоставления и период .

После заполнения этих граф специалист по кадрам расписывается в нижней части бланки записки-расчета Т-60, указывает должность и передает записку в отдел бухгалтерского учета.

Бухгалтерией

На другой стороне расчетного документа Т-60 есть табличка с графами и строками, в которых пишутся месяца по порядку и сумма расчетов по каждому месяцу.

Строки обратной стороны бланка записки-расчета заполняются до месяца положенного отпуска . В конце таблички указывается общая сумма всех выплат. В верхней правой таблице необходимо указать сколько всего дней или часов приходится на расчетный период.

В верхней правой табличке указывается средний заработок в день , который рассчитывается по-разному, в зависимости от того в календарных или рабочих днях предоставляется отпуск.

Важно понимать , что размер среднего заработка получается методом деления общей суммы начислений на количество дней или часов.

Если оформляемые дни отпуска начинаются в одном месяце и заканчиваются в другом , то необходимо разбить отпуск на части, то есть в первом разделе таблицы «Начислено» будет указан один месяц, а в другом разделе другой месяц.

Каждая часть будет соответствовать одному месяцу, где необходимо указать общее количество в днях за первый, а затем за второй период и соответствующую выплату начислений.

Столбец «Другие начисления» в форме Т-60 заполняется в том случае, если работнику предоставляются дополнительные виды отпусков, по которым сумма указывается отдельно от основных дней.

В графе «всего» необходимо указать общее количество всех начислений.

В таблице «удержания» указываются все виды удержаний : подоходный налог, причиненный ущерб, взыскания по алиментам, удержания по решению суда и т.д. Вид удержания указывается бухгалтером собственноручно в каждом столбике.

В графе «всего» бланка записки-расчета заносят общую сумму всех удержаний. Сумма причитающихся выплат на руки рассчитывается путем вычитания итоговой суммы начислений от общей суммы удержаний.

Полученную цифру также записывают прописными буквами , рядом указывают документ по которому она была выдана.

Заполнив все бухгалтерские сведения ставится подпись с указанием должности.

Бланк и образец Т-60

Скачать бланк форма Т-60 — .

Скачать образец заполнения формы Т-60 — .

Как выглядит записка-расчет о предоставлении ежегодного отпуска в заполненном виде.

Любой трудоустроенный гражданин имеет право на отдых. Но прежде чем он отправится в отпуск, компания обязана выплатить отпускные.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Расчёт и перечисление денег происходит после заполнения всех нужных бумаг, без которых получение отпускных становится невозможным.

Что это за документ?

Записка расчёт является утверждённой на государственном уровне унифицированной формой Т-60.

Документ применяется в нахождении размера отпускных, на которые имеет право сотрудник.

Политика предприятия может использовать и собственный бланк, утверждённый соответствующим приказом.

В каких случаях оформляется?

Отдых предоставляется на основании установленного и заявления сотрудника.

Оформляется это время соответствующим распоряжением, после чего бухгалтер выписывает записку расчёт на имя сотрудника.

Применяется ли при увольнении сотрудника?

Процесс оформления расчёта отпускных от определения окончательного размера зарплаты при увольнении немного отличается, но записка расчёт заполняется обязательно.

Здесь применяется форма Т-61, которая была создана специально для этих целей.

Составлением документа занимаются сразу две службы - бухгалтерия и отдел кадров.

На его основе компания может создать свой бланк, обращая внимание на все нюансы. Данный формат также включён в набор форм любой программы по кадровому и бухгалтерскому учёту.

Обязательна ли?

Зачастую когда отдел кадров говорит о записках расчётах во время расторжения трудового договора с сотрудником либо оформления его отпуска, обычно речь идёт об унифицированных форматах № Т-60 и Т-61. Сведения о подобной необходимости указаны в постановлении Госкомстата нашей страны от 02.01. 2004 года.

В нём сказано, что указанные бланки первичной отчётности по учёту рабочих часов и расчётов с сотрудниками должны заполнять все предприятия независимо от вида собственности, работа которых ведётся на территории России. При этом с бюджетных компаний Правительство снимает эти требования.

Здесь можно сделать вывод только о том, что бюджетные предприятия не используют данные формы учёта, в то время, как и для других компаний в постановлении также отсутствует прямое указание на обязательность их использования.

Как оформляется записка-расчет о предоставлении отпуска работнику в 2019 году?

Перед тем как заполнить бланк Т-60, важно обратить внимание на следующие моменты:

• Документ имеет большую ценность , поскольку выполняет роль подтверждения суммы расходов и будет обязательно учитываться в спорной ситуации с работником налоговой инспекции. Если компания проигнорирует записки расчёта даже при наличии приказа на отпуск, её расходы будут непризнанными.
• Во время расчётов нельзя допускать ошибок . Так как рабочий год не всегда совпадает с календарным, поскольку он запускается с момента официального принятия работника в штат компании, не стоит включать праздничные сутки в количество рассчитываемых дней.
• В отпускной стаж не приравнивается отдых без содержания , начиная с 15-го дня, и по уходу за ребёнком, о чём говорится в ст. 121 ТК России.
• Форма применяется предприятиями, работающими на общей либо упрощённой системе налогообложения.
• Форма может заполняться в письменном и электронном виде , на основании всех требований.

Порядок и правила заполнения

Заполняется записка расчет о предоставлении отпуска работнику с двух сторон. С первой страницей работает кадровик, со второй - бухгалтер, и он же обозначает здесь все расчёты.

Лицевая сторона

• Лицевая сторона документа заполняется кадровым сотрудником. Здесь вносится информация, указанная в выданном распоряжении на отпуск.
• Указывается полное название организации и её код ОКПО. Данные записываются в верхней части бумаги. В нижней области фиксируется порядковый номер документа и дата его составления.
• После в соответствующей строке вписываются полные инициалы сотрудника , на имя которого составляется записка расчёт, его табельный идентификатор, занимаемая должность и наименование структурного подразделения.
• Проставляется временной период, за который будут выплачиваться отпускные , его продолжительность, время начала и его окончания.
• Если работнику на основании специальной оценки трудовых условий по закону положены несколько дополнительных дней отпуска, указывается его срок, после чего заполняется таблица. В ней фиксируются соответствующие сведения, такие как название отдыха, его длительность, время начала и окончания, а также основания предоставления.
• Последним пунктом на лицевой странице заполняется общее количество отпускных дней , после чего уполномоченное лицо указывает свою должность и подписывает документ.

Обратная сторона

• Заполнение второй стороны начинается с раздела «Расчет оплаты отпуска». В левой таблице на каждой сроке вносятся данные за предыдущие 12 месяцев - месяц, год и сумма за данный промежуток, которая была взята за основу во время расчёта средней оплаты труда (графа 3). В конце указывается суммарный итог.
• В таблице с правой стороны проставляется число суток (графа 4) либо часов (графа 5) , за которые осуществляется расчёт, после чего выводится среднее число заработка (графа 6).
• Следующей на очереди идёт таблица «Начислено» , состоящая из двух пунктов, соответствующих нынешнему и дальнейшему месяцу начислений с аналогичными частями. Так, в пунктах 7 и 11 указывается количество календарных отпускных суток, затрагивающие данный месяц, в столбцах 8 – 10 и 12 –14 — размер начислений, когда выплаты осуществляются за счёт различных источников. В части 15 указывается суммарный итог.
• В строке, которая располагается немного ниже, обозначается сумма к выплате прописью, идентификатор и время заполнения платёжного поручения, по которому она была предоставлена на руки.

Кто заполняет?

Заполнением записки расчёта занимается отдел кадров вместе с приказом отправления на отдых.

Законодательство не предусматривает конкретных сроков предоставления документа.

Работник обязан обратиться в отдел кадров с соответствующим заявлением за трое суток до отправления в отпуск, и в течение этих дней он должен получить причитающееся ему финансирование.

Хорошо, если должностные лица занимаются оформлением записок приказов сразу после получения соответствующего распоряжения от руководства.

Во время его заполнения сотрудники отмечают все дни отпусков, которые оплачивает работодатель - как , так и , а также промежуток времени, за который они причитаются.

По закону за один рабочий месяц сотрудник получает 2,33 дня отпуска. Затем он визирует заявление личной подписью и направляет его для осуществления расчётной операции бухгалтеру компании.

Выборкой всех нужных для определения данных о размере отпускных, к которым относятся показатель заработной оплаты труда, доплат и иных видов поощрений, выполняет бухгалтер-расчётчик. После этого он находит среднедневной размер заработка, опираясь на число отпускных суток, и приступает к расчётам общего размера отпускных.

Кто подписывает?

Форма обязательно подписывается тем работником бухгалтерии, который занимался составлением документа. Кроме подписи, на бумаге указывается фамилия.

Пример заполненного документа:

Куда подшивать?

В записке расчёте обязательно отмечаются реквизиты платёжных документов на предоставление либо перечисление финансов.

Сразу после того как бланк подписывается бухгалтером, его подшивают к расчётным ведомостям за указанный временной промежуток.

Где и сколько хранится?

Срок хранения заполненных бумаг - 5 лет.

Унифицированные формы Т-60 и Т-61 компания обязана сохранять в своей базе на протяжении 75 лет, в том случае, если она не имеет лицевые счета. При этом вся информация может сохраняться в электронном формате.

Трудоустроенному человеку гарантируется государством право на получение периода отдыха в случае, когда он проработал в компании установленное время – не менее шести месяцев. Во время отпуска за данным сотрудником должно сохраняться место его работы, а также это время оплачивается согласно установленным правилам. Для определения отпускных может использоваться Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику форма Т-60, бланк которой можно скачать ниже.

Записка-расчёт о предоставлении отпуска создается специалистом кадрового отдела, с целью формирования для бухгалтерии необходимых данных, которые используются для определения сумм причитающихся отпускных.

При этом бухгалтер производит расчет в этом же документе, что позволяет проверить не только исходную информацию, но и правильность расчета.

Она оформляется вместе с распоряжением о предоставлении времени отдыха, а после составления передается в бухгалтерию для дальнейшего заполнения.

Лицевая сторона содержит информацию, вносимую инспектором по кадрам и повторяет сведения приказа на отпуск. В ней обязательно нужно отразить за какие периоды работы используется , начальная и конечная даты, а также продолжительность.

В компании можно использовать утвержденный Росстатом бланк – форма Т-60, или же создать собственный шаблон, в который включены необходимые реквизиты, обязательные для этого документа.

Однако надо помнить, если происходит увольнение работника и производится расчет компенсации за неотгуленное время, записка-расчёт о предоставлении отпуска по форме Т-60 не должна использоваться, так как существует специально разработанный для этого бланк.

Внимание! На основании записки расчета формируются платежные документы, по которым производится выплата зарплаты.

После этого документ подшивается к остальным документам по начислению зарплаты и идет в качестве приложения к расчетно-платежной ведомости за соответствующий период времени.

За сколько времени до отпуска нужно оформить записку

ТК РФ не определяют точных сроков выписки записки-расчета на отпуск. Закон требует от руководства фирмы предупреждать своих работников о начале отпуска не меньше чем за 14 дней до его начала.

Также нормами определяется обязанность произвести администрацией выплаты уходящему в отпуск сотруднику не меньше чем за 3 дня до ухода. Новые правила предусматривают, если работающий на предприятии человек подает заявление на отпуск и сразу же уходит на этот период, то деньги надо выплатить в течение трех дней с момента поступления заявления.

Внимание! Исходя из этого, желательно записку-расчет оформлять в период от 2-х недель до 3-х дней до начала отдыха. Окончательное же их определение осуществляется на каждом предприятии индивидуально с учетом особенностей его работы.

Конкретные сроки могут быть на предприятии зафиксированы в его локальных актах, например в Положение об отпусках.

Записка-расчет представляет собой первичный учетный документ бухгалтерского учета, необходимый для подтверждения предоставления сотруднику оплачиваемого отпуска и обоснования расчета причитающейся ему выплат.

Документ оформляется по унифицированной форме Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», утвержденной постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года .

Порядок формирования

Записка-расчет составляется непосредственно перед предоставлением сотруднику оплачиваемого отпуска.

Документальным обоснованием для ее формирования являются заранее составленный работодателем график отпусков на очередной год, приказ руководителя организации о предоставлении отпуска сотруднику, платежная ведомость и расходный кассовый ордер.

Согласно действующему законодательству применение записки-расчета по форме Т-60 распространяется на все организации не зависимо от формы собственности за исключением бюджетных учреждений. Хранение данных документов осуществляется службой бухгалтерского учета со сроком не менее 5 лет.

Законом не установлены точные сроки формирования записки. Согласно Трудовому кодексу работник должен получить отпускные за 3 дня до выхода на отдых , поэтому целесообразно к этому моменту сформировать все необходимые документы.

Заполнение

Форма Т-60 представляет собой двухсторонний документ. Лицевая сторона содержит основные сведения о сотруднике и предоставляемом отпуске, ее оформлением занимается отдел кадров на основании приказа о предоставлении отпуска.

Оборотная сторона документа заполняется бухгалтерией и содержит в себе сведения о начисленных отпускных.

Лицевая сторона

1. Вверху документа указываются полное наименование компании и ее код по классификатору ОКПО.
2. Рядом с заголовком указывается его номер и дата составления.
3. Следующие строки содержат персональную информацию о работнике:
   • полные Фамилия, Имя, Отчество;
   • табельный номер;
   • наименования структурного подразделения, в котором работает сотрудник;
   • должности в соответствии со штатным расписанием.
4. Далее следуют сведения непосредственно о предоставляемом отпуске.
5. Сперва указываются данные об ежегодном оплачиваемом отпуске. Здесь отмечается за какой период работы предоставляется отпуск, его продолжительность в днях, а также даты начала и завершения.
6. Следующие строки заполняются в случае предоставления дополнительного оплачиваемого отпуска.

   Дополнительный отпуск полагается определенным категориям работников в соответствии с Трудовым кодексом, его предоставление предусмотрено внутренними локальными документами организации.

7. В самом низу лицевой стороны документа указывается должность ответственного сотрудника отдела кадров, подпись и ее расшифровка.

Оборот

В первом разделе оборотной стороны документа находится таблица, в которой отражаются сведения о начисленной заработной плате за предыдущие периоды.

• В графах 1 и 2 вписываются периоды в помесячной разбивке, за которые была начислена заработная плата.
• В графе 3 указывается размер выплат, полученный сотрудником в советующий период. В самом конце графы 3 определяется общая сумма начисленной за расчетный период заработной платы. Указываются все выплаты, полученные сотрудником в конкретном отчетном месяце (в т. ч. премии, надбавки, корректировки и т.д.). Как правило, расчетный период составляет 12 месяцев.
• В графу 4 заносится общее количество дней в расчетном периоде.

  В расчете используют «условное» число календарных дней, которое в месяце составляет 29,4 дня. В случае если сотрудник был на больничном, производится соответствующий пересчет количества дней.

• Графа 5 заполняется, если устанавливается суммированный учет рабочего времени.
• В графе 6 указывается средний дневной (или часовой) заработок, который определяется как отношение итоговой суммы (6 гр.) к количеству календарных дней (гр.4) или часов (гр. 5).
• Следующий раздел «Начислено» состоит из двух одинаковых частей и содержит сведения о начисленных работнику отпускных. Заполнение второй части осуществляется в случае если отпуск выпадает на несколько месяцев.
• В графах 7 и 11 указывается количество дней отпуска, приходящиеся на соответствующий месяц.
• Графы 8, 9 и 12, 13 содержат информацию о сумме начислений, приходящихся на каждый месяц отпуска в зависимости от их источника финансирования. Сумма начислений в графе 8 (12) равна произведению количества дней отпуска, указанных в графе 7 (11), на средний дневной заработок, указанный в графе 6.
• Если работнику положены дополнительные выплаты, то они заносятся в графы 10 и 14.
• В графу 15 заносится итоговая сумма начисленных выплат по всем источникам финансирования.
• Раздел «Удержано» содержит в себе информацию обо всех удержаниях с заработной платы работника:
  – в графе 16 указываются сведения об удержанных налогах;
  – в графах 17-21 отображаются прочие удержания (к примеру, алименты).
• В графе 22 суммируются значения по графам 16-21.
• В графе 23 рассчитывается итоговая величина отпускных выплат, которая определяется как разница между суммой начислений по графе 15 и суммой удержаний по графе 22.

Под расчетом бухгалтер вписывает причитающуюся к выплате сумму, затем дублирует ее прописью. Рядом вписываются реквизиты документа (номер и дата), по которому эта сумма будет выплачена. Внизу документа ответственный сотрудник бухгалтерии указывает свою должность, ставит подпись и указывает ее расшифровку. Ниже вы можете ознакомиться с бланком и образцом заполнения записки-расчет на отпуск.

При предоставлении сотруднику отпуска, кадровая служба совместно с бухгалтерией должны составить записку-расчет о его оформлении. Этот бланк является подтверждающим документом факта предоставления работнику в соответствии с законодательством положенного ему времени отдыха. Кроме этого, он необходим бухгалтеру, чтобы осуществить расчет оплаты времени отпуска.

После оформления и ознакомлении с ним сотрудника, менеджер по кадрам заполняет на него специальный документ под названием записка расчет о предоставлении отпуска работнику. Его необходимо оформлять на каждого работника отдельно.

Предприятия, в зависимости от положений своей учетной политики, могут применять данный документ или нет. Для этого в компании могут использовать унифицированную форму, которая утверждена соответствующим актом Госкомстата.

Многие специализированные программы содержат документ форма т 60. Он заполняется автоматически при расчете отпускных.

Выписывается документ на основании соответствующего приказа. Лицевая сторона по своей сути представляет дублирование его содержания. После этого инспектор по кадрам передает его для расчета начислений в бухгалтерию, подтвердив достоверность указанных сведений своей подписью.

Бухгалтер производит выборку всех необходимы данных, которые он вносит с обратной стороны. Далее, используя вышеупомянутые сведения, счетный работник производит расчет, и соответствующую информацию заносит в записку. В ней бухгалтер-расчетчик указывает не только начисленную сумму, но и денежные средства на руки. Правильность заполненных сведений с оборотной стороны заверяется подписью расчетчика. На ее основе заполняются расчетно-платежные и платежные ведомости.

После этого унифицированная форма т 60 подшивается к документам по расчету заработной платы за соответствующий месяц, и должна хранится там 75 лет. Ознакамливать работника с ее содержимым не надо. Но он, согласно законодательству, может написать заявление о выдаче копии этого документа.

Порядок заполнения формы № Т-60

Лицевая сторона

В верхней части записки-расчет записывается название компании, проставляется код постановки предприятия на учет в органах статистики (). Документу присваивается номер по порядку, и проставляется дата его оформления.

Специалист кадровой службы заполняет личные данные работника, его табельный номер, должность, название подразделения, в котором он работает.

Далее нужно указать за какой период оформляется отпуск, его продолжительность и даты начала и окончания времени отдыха. Если сотруднику положен дополнительный отпуск, ниже записывается информация о его виде, коде, продолжительности, датах, основаниях.

После этого лицевую сторону формы Т 60 подписывает кадровый работник с расшифровкой его должности и Ф.И.О.

Оборотная сторона

С оборотной стороны бухгалтер в первой таблице помесячно указывает принимаемые в расчет суммы заработной платы. Во второй за весь данный период нужно посчитать общее число календарных дней, используемых при подсчете, или количество часов (если используется почасовая тарификация). Здесь же нужно записать среднедневной (среднечасовой) заработок сотрудника, который рассчитывается как частное от деления итога первой таблицы на значение столбца 4 или 5.

В следующей части расчетчик заполняет все необходимые ведения о начислении: периоды, количество дней отпуска, суммы отпускных, начисляемые из фонда заработной платы и других источников. При этом сумма отпускных определяется как произведение значения столбца 6 на 7, и 6 на 11.

Графа 15 равна итоговой сумме столбцов 8, 9, 10, 12, 13, 14.

В последней таблице рассчитываются удержания, производимые с сумм отпускных (НДФЛ, алименты и т. д.). В графе 23 указывается размер суммы, причитающейся работнику к выплате на руки, которая определяется как разница между значениями столбцов 15 и 22.

Эту же сумму необходимо расписать прописью ниже, а также указать реквизиты платежных документов - дату и номер.

Нюансы

При расчете отпускных не учитываются суммы, для определения которых производился расчет среднего заработка (отпуск, командировка, выполнение государственных обязанностей). В этом случае, если начисления были единственными в каком-то из месяцев, ставится прочерк.