Срок действия номенклатуры дел. Как составить номенклатуру дел в организации? Периоды, в течение которых нельзя избавляться от налоговых документов

СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре .

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

для обоснованного распределения доку­ментов, правильного формирования и учета дел, обеспечения поиска документов по их виду и содержанию, определению сроков их хранения.

Номенклатура дел является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковых систем.

Разработка номенклатуры дел структурного подразделения

Разработка номенклатуры дел структурного подразделения является начальным этапом создания номенклатуры дел предприятия.

Ответственность за своевременную и качественную разработку номенклатуры дел несет руководитель структурного подразделения .

Оформление номенклатуры дел возлагается на секретаря подразделения . К разработке номенклатуры дел привлекаются руководителя структурных звеньев подразделения, специалисты, хорошо знающие документацию на закрепленных за ними участках.

Составлению номенклатуры дел предшествует изучение состава, содержания, количества документов, образующихся в деятельности структурного подразделения, а также его взаимосвязей. В этих целях надлежит использовать положение о подразделении, штатное расписание, планы и отчеты о работе, номенклатуры дел и описи дел за прошлые годы, перечень постоянных корреспондентов, классификаторы, справочные картотеки.

Разработка номенклатуры дел предприятия

Номенклатура дел предприятия составляется службой ДОУ на основе обработанных и отредактированных номенклатур дел структурных под­разделений.

Составление номенклатуры дел предприятия на предстоящий календарный год осуществляется в последнем квартале предшествующего года.

При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанно сроков хранения.

Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы.

Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст(содержательная часть), подпись, гриф согласования.

Номенклатура дел кадровой службы является выпиской из номенклатуры дел предприятия, подписывается руководителем этой службы и не содержит грифа утверждения

В течение года в номенклатуру дел предприятия вносятся сведения о заведении новых дел и др . По окончании года оформляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел по форме, установленной архивными органами. Итоговая запись номенклатуры дел предприятия составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.

Утвержденная номенклатура дел предприятия может вводиться в память ЭВМ и храниться на машинных носителях.

В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать :

· индекс структурного подразделения предприятия по классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);

· порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления деятельности.

В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел . Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел

Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности предприятия.

Первым разделом номенклатуры является "секретариат " ("дирекция", "отдел ДОУ", "общий отдел"), ему присваивается индекс "I".

Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов (2, 3 и т. д.).

При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов но­менклатуры могут быть использованы направления деятельности пред­приятия или должности руководителей и специалистов предприятия. Например:

1 - генеральный директор;

2 - заместитель директора;

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с при­своением им соответствующих индексов, например, в индексе 1-2 (1 - соответствует секретариату, а 2 - порядковому номеру дела, заведенному в секретариате).

В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы: приказы, протоколы. После них указываются переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы учета или справочные картотеки.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих вдело.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную доку­ментацию.

Затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

При составлении заголовков дел следует учитывать , что:

· заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

· заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

· заголовки типа “Переписка по кадрам”, “Разные документы”, “Справочные материалы” и т.п. не допускаются.

· Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.

Состав заголовка дела образует следующие элементы:

· название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);

· название предприятия или его структурного подразделения;

· адресат или корреспондент документа;

· название территории (местности), с которой связано содержа­ние документов дела;

· даты (период), к которым относятся документы дела;

· указание на копийность документов дела.

Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово “Копии” - в конце заголовка. Например: “Приказы директора предприятия по основной деятельности за 1996 год. Копии”.

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе . Например: “Протоколы заседания аттестационной комиссии предприятия за 1998 год”.

В заголовках дел, содержащих переписку , указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: “Переписка со службой занятости по вопросам подбора кадров”.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами , они не перечисляются, а указывается их общее видовое название.

Например : “Переписка с высшими учебными заведениями о приглашении на работу выпускников”.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию , указывается период времени (месяц, квартал, год), на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор.

Например : “Годовой план повышения квалификации специалистов фирмы на 2000 год”.

В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы , указывается вид документа и автор, например: “Приказы директора предприятия по личному составу за 2000 год”.

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу , не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин “документы”, а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Например : “Документы о проведении аттестации сотрудников фирмы (списки сотрудников графики, справки)”.

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года , являются “пе­реходящими” и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же ин­дексом.

Оформление дел

Оформление дел начинается с момента их заведения и завершается после окончания года. Оно выполняется сотрудниками, осуществлявшими формирование дел.

Оформление дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения включает нумерацию листов, составление заверительной надписи и в необходимых случаях внутренней описи, подшивку или переплет дел, внесение уточнений в реквизиты обложки по завершении формирования дела.

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформле­нию: допускается листы не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи не составлять, документы хранить в скоросшивателях.

Листы в делах нумеруются арабскими цифрами простым графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу листа.

Каждый том (часть) дела имеет самостоятельную нумерацию.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Лист заверительной надписи нумерации не подлежит.

Иллюстративные документы, фотографии и другие специфические докумен­ты нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Внутреннюю опись рекомендуется составлять при оформлении дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают полностью их содержание, а также при оформлении дел определенных категорий (особо ценных, личных и арбитражных дел, дел на авторские свидетельства и патентные изобретения, с грифом ограничения доступа и т. п.) (приложение 9).

Заверительная надпись (лист-заверитель) помещается в конце дела. В ней цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно, через знак "+", количество листов внутренней описи (при ее наличии). Далее отражаются все особенности и исправления в нумерации, оговаривается физическое состояние дела (при необходимости), ставится подпись секретаря, оформляющего дело, и дата (приложение 10).

Все последующие изменения в составе и состоянии дела отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

В журналах (книгах) заверительная надпись составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе бумаги формата карточки.

Описание обложки дела осуществляется по установленной форме.

Наименования предприятия и структурного подразделения указываются на обложке полностью . Официально принятые сокращения наименования указываются в скобках после полного наименования. При изменении наименования предприятия (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке записывается новое наименование, а старое заключается в скобки.

Номер дела, заголовок, срок хранения переносятся на обложку из номен­клатуры дел. В необходимых случаях в заголовок вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т. п.).

Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок и заголовок тома (части). В конце заголовков дел, содержащих копии документов, проставляется слово "Копии".

Дата дела указывается на обложках всех дел, за исключением содержа­щих планы и отчеты, так как их даты отражаются в заголовках.

Если в дело включены документы , дата которых не совпадает с датой дела (например, приложения), то с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за _______ годы".

Даты на обложке должны соответствовать году заведения и окончания дела. На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Допускается сокращенное цифровое написание даты, если это не приводит к неоднозначности ее толкования.

Количество листов на обложке проставляется на основании заверительной надписи. После составления описей на обложке проставляются номер дела по описи и, по согласованию с архивом предприятия, номера описи и фонда.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет ) хранения подлежат переплету или подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона (с учетом возможности свободного прочтения всех реквизитов документов).

При наличии в деле отдельных особо ценных документов , а также невостребованных личных документов (дипломов, трудовых книжек и т. п.) эти документы вкладываются в конверт, а затем подшиваются в дело.

Оформление обложки скоросшивателя:

Хранить 5 лет ЭК.

Оформление дел в папках -файлах имеет свои особенности. Такая папка предназначена для многократного использования, поэтому все необходимые сведения о документах дела в краткой форме фиксируются на сменяемом листке-вкладыше, который помещается в специальный "карман" на корешке обложки. Такие "карманы" могут иметь разные размеры: от небольшой ячейки в верхней части корешка до полного формата корешка папки.

Сроки хранения документов

Специалистами установлен срок использования докумен­тов в делопроизводстве - 3 года (Ряд предприятий сократили срок до 2 лет и 1 года).

После истечения срока решает­ся дальнейшая "судьба" документов: оставить ли их для дальнейшего использования в делопроизводстве, передать ли их в архив предприятия или уничтожить.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

ЭК назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек . Примерный состав ЭК : зам. директора, ведущий специалист (юрист, работник делопроизводства или отдела кадров) и секретарь-референт. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли. ЭК является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению докумен­тов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

Определение сроков хранения конкретных документов проводится по "Перечню документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предпри­ятий, с указанием сроков хранения". - М., 1989 г. (Перечень). Этот Перечень используется для определения сроков хранения документов государственных и коммерческих предприятий и организаций.

При использовании Перечня необходимо учитывать, что все организа­ции, предприятия разделены в нем на 2 группы.

К первой отнесены организации (министерства, комитеты, др. государственные органы управления, крупные предприятия типа "ЗИЛ" и т. п.), в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступают в госархивы.

Во вторую группу входят предприятия, организации вспомогательного, обслуживающего (сервисного) характера, в деятельности которых не создается документов постоянного хранения.

Перечень , к сожалению, не включает всех видов документов, возникших в последнее время.

Поэтому, кроме Перечня, могут быть использованы отраслевые перечни (образования, здравоохранения, банковского дела и т. п.), которые в полной мере отражают специфику конкретной отрасли.

Для не государственных организаций возможно использование справочного пособия "Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов." - М.: ВНИИДАД, 1996 г.

По документам, сроки хранения которых не предусмотрены переч­нями , ЭК выносит самостоятельное заключение о продолжительности их хранения, учитывая важность документов.

Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя. ЭК предприятия должна просматривать дела полистно, чтобы исключить возможные ошибки. Если какие-либо важные документы отсутствуют, необходимо организовать их розыск, в крайнем случае, заменить их заверенными копиями.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: б мес., 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л. и 75 л.Срок хранения "ДМН " (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документа в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документа.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы . День и месяц составления документа значения не имеют.

Так, например , переписка за 1994 г. с трехлетним сроком хранения должна включаться в акт на уничтожение не раньше 1 января 1998 г.

К документам долговременного хранения , передаваемым в архив, от­носятся прежде всего документы по личному составу предприятия, ус­тав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний, годовые планы и отчеты предприятия и т. п.

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию , даже если срок их хранения истек.

Переписка предприятия хранится, как правило, 3 года или 5 лет и на архивное хранение не передается, за исключением очень важных для деятельности предприятия писем.

Сроки хранения документов по личному составу (личные дела, лич­ные карточки ф. Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зар­плате) вычисляются по формуле 75 л. - "В", что означает 75 лет минус возраст работника, на которого составлен документ.

Экспертиза ценности документов

Под экспертизой ценности документов понимается определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения.

Экспертиза ценности проводится в структурных подразделениях - при составлении номенклатур дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов приказом руководителя предприятия создается экспертная комиссия (ЭК) из числа наиболее квалифицированных работников. Председателем ЭК, как правило, назначается заместитель руководителя предприятия.

Документирование деятельности ЭК и ведение дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагаются на секретаря комиссии. ЭК проводит свои заседания не реже двух раз в год.

При проведении экспертизы ценности документов используются типовой (отраслевой) перечень документов с указанием сроков их хранения и номенклатура дел предприятия.

В структурных подразделениях экспертиза ценности документов проводится ежегодно секретарями с привлечением соответствующих специалистов. При этом осуществляется :

¨ отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив предприятия;

¨ отбор документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения;

¨ изъятие из дел постоянного хранения документов временного хранения, не относящихся к конкретному делу, дублетных экземпляров, черновиков, неоформленных копий документов.

ПОДПИСЬ

На подпись руководителю представляются документы, оформленные в соответствии с установленными требованиями, вместе с приложениями и необходимыми материалами. Подписывается, как правило, один первый экземпляр документа.

В состав подписи входят наименования должности лица, подписывающего документ (сокращенное, если документ оформлен на бланке; полное, если не на бланке), личная подпись, расшифровка подписи, например :

Генеральный директор объединения Подпись К. Л. Быстров

Генеральный директор подпись К. П. Быстров

научно-производственного

объединения "Импульс"

При необходимости указания ученого звания лица, подписывающего документ, звание указывают после наименования должности.

Несколькими подписями оформляют документы , за содержание которых несут ответственностью два и более должностных лица (протоколы, финансовая документация, характеристики и др.)

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне:

Начальник планового отдела Начальник отдела комплектации

подпись Л. Н. Кроль подпись М. В. Сажин

При подписании документа несколькими лицами разного должностного уровня их подписи располагают одну под другой в последовательности, соот­ветствующей занимаемым должностям:

Коммерческий директор завода подпись Л. О. Сухов

Главный бухгалтер подпись Ю. П. Ерюхина

В документе, подготовленном комиссией , при подписании указывают не должности, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии).

Если руководитель, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует , то документ подписывает лицо, официально исполняющее его обязанности, или заместитель руководителя. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилия. Исправления вносятся машинописным способом. Ставить предлог "за" или косую черту перед наименованием должности не разрешается .

Документы подписываются руководителями в соответствии с их компетенцией:

¨ направляемые в министерство и другие вышестоящие организации - руководителем предприятия или его заместителями по поручению руководителя;

¨ направляемые в сторонние организации (предприятия) и гражданам от имени предприятия - руководителем предприятия или его заместителями;

¨ направляемые подведомственным структурным единицам - руководителем предприятия, его заместителями, руководителями структурных подразделений в пределах предоставленных им прав.

ДАТА

Датой документа является дата его подписания, для документа, принимаемого коллегиальным органом - дата его принятия, для утверждаемого документа - дата его утверждения.

Даты подписания , принятия, согласования, утверждения документа, про­ставления резолюции, а также содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Составные части даты указывают арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

Словесно-цифровой способ оформления даты допускается применять в текстах документов, содержащих сведения финансового характера.

СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Согласование проводится при необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, правильности оформления, соответствия действующему законодательству и правовым актам. Необходимость согласования документов предусматривается распорядительными и нормативными актами, табелем унифицированных форм документов, инструкцией по документационному обеспечению управления (делопроизводству).

Согласование может проводиться как внутри предприятия, с подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне его, с организациями и предприятиями (внешнее согласование).

Внутреннее согласование оформляется визой, внешнее - грифом согласования.

Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку, дату визирования. При необходимости указывается должность визирующего, например:

Подпись Н. Б. Лугин 12.03.95.

Начальник отдела сбыта подпись Н. Б. Лугин 12.03.95.

Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся на пред­приятии , ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты приказов, указаний визируются на первом экземпляре на оборот­ной стороне последнего листа документа.

Отказ от визирования не допускается . Замечания и дополнения к проекту документа, если они имеются, следует излагать на отдельном листе, о чем при визировании, ниже визы, делается отметка: "Замечания прилагаются".

Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименова­ние организации или предприятия), личной подписи, ее расшифровки и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Директор малого предприятия "Комета" подпись И. Л. Демичев 12.01.95.

Если согласование осуществляется коллегиальным органом или посредст­вом письма, то гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Совета директоров фирмы "Прибой" 25.02.95. № б

СОГЛАСОВАНО Письмо Центра "Олимпия"

25.02.95. №462/24-21

Грифы согласования располагают ниже реквизита "подпись " на лицевой стороне документа или на отдельном листе согласования.

Лист согласования оформляется в случаях , когда содержание документа затрагивает интересы нескольких предприятий (организаций), о чем делается отметка на месте грифа согласования: "Лист согласования прилагается. Подпись. Дата."

УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Утверждение - особый способ введения документа в действие после его подписания и согласования.

Документы утверждаются руководителями вышестоящих и межведомственных органов, предприятий, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Утверждению как правило подлежат :

¨ акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации предприя­тий, учреждений, организаций и т. д.);

¨ договоры (о производстве работ, материально-техническом обеспечении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудни­честве, материальной ответственности и т. д.);

¨ задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капи­тальное строительство, на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ и т. д.);

¨ заявки на изобретения, оборудование;

¨ инструкции (правила) (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т. д.);

¨ нормативы (численности работников, расхода сырья, материалов, электроэнергии и т. д.);

¨ отчеты (о производственной деятельности, научно-исследовательских работах, командировках и т. д.);

¨ перечни (работников с ненормированным рабочим днем, предприятий, на которые распространяются определенные льготы и т. д.);

¨ планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; кооперированных поставок продукции, распределения продукции по установленной номенклатуре и т. д.);

¨ положения (о структурном подразделении, о премировании и т. д.);

¨ программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т. д.);

¨ расценки на проведение работ;

¨ сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, сооруже­ний, помещений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение новых изделий; на капитальное строительство и т. д.);

¨ стандарты (отраслевые);

¨ структура и штатная численность;

¨ тарифные ставки;

¨ уставы государственных предприятий (объединений), обществ, коопера­тивов и т. д.;

¨ формы унифицированных документов;

¨ штатные расписания и изменения к ним.

Уточненный перечень документов, подлежащих утверждению , должен разрабатываться службой ДОУ совместно с юридической службой и включаться в инструкцию по документационному обеспечению управления (делопроизводству).

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента его утверждения.

Утверждают документ одним из двух способов , каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу:

¨ утверждение руководителем;

¨ утверждение распорядительным документом.

Утверждение распорядительным документом осуществляется в тех случа­ях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения.

При утверждении документа руководителем гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего доку­мент, личной подписи, ее расшифровки, даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор концерна "Марс"

подпись А. М. Лесков - 21.03.95.

Документ может быть утвержден несколькими руководителями (совместные документы предприятий, организаций). В этом случае грифы утверждения располагают на одном уровне.

При утверждении распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, названия распорядительного документа в именительном падеже, его номера и даты, например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ директора комбината "Эталон"

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу лицевой стороны первого листа документа.

РЕЗОЛЮЦИЯ

Руководитель должен, как правило, рассматривать документы в день их поступления. Результат рассмотрения оформляется резолюцией - письменным указанием руководителя по исполнению документа.

В большинстве случаев документ содержит не более одной резолюции . Последующие резолюции необходимы, если детализируется порядок исполнения документа или уточняется исполнитель.

Резолюция включает следующие элементы :

¨ указание на исполнителя (исполнителей),

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Исполнителями в резолюции устанавливаются должностные лица, непос­редственно подчиненные руководителю.

При наличии нескольких исполнителей ответственный исполнитель указывается первым. Число исполнителей должно быть максимально ограничено.

Алимпиевой Н. А.

Проведите сбор необходимой информации к 15.04.95.

Емельянов 06.04.95.

Порохову М. Б.

Рассмотреть и доложить 10.04.95.

Бобровенко 07.03.95.

Денисову Л. С.

Сообщите заказчику об изменении цен. На мой взгляд, отдел сбыта не поставил завод в известность о корректировке прейскуранта. Срок исполнения - 23.04.95. Либерт 21.04.95.

Указание может быть дополнено словом "прошу ",

например :

Маркову В. В.

Прошу обеспечить выполнение заказа не позднее указанного в письме срока Серов 10.04.95.

Резолюции типа "К исполнению", "Для руководства и исполнения" и т. п. недопустимы , так как не могут контролироваться.

Не следует включать в резолюцию промежуточные задания типа: "Прошу переговорить", "Прошу зайти ко мне", "Решите, как условились", так как они не содержат новой информации и применение их нецелесообразно.

Допускается размещение объемной резолюции или нескольких резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, кроме полей.

Оформление резолюции на прикрепленных к документам листках недо­пустимо , так как листок может быть потерян.

ПРОСТАВЛЕНИЕ ПЕЧАТИ

На документах, удостоверяющих права должностных лиц , фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица заверяется печатью предприятия.

Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавш

Номенклатура дел организации (учреждения) на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой документационного обеспечения управления по установленной форме.

Названиями разделов номенклатуры дел организации (учреждения) являются названия структурных подразделений, расположенных в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации (учреждения). Первым разделом обязательно ставится служба документационного обеспечения управления (общий отдел), т.к. собирается организационно-правовая и организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации. Общественные организации указываются в конце номенклатуры дел наименований после структурных подразделений. Расположение разделов в номенклатуре дел закрепляется индексом структурного подразделения.

Номенклатура дел организации (учреждения) представляет собой многостраничный документ. Первый лист номенклатуры дел оформляется на общем бланке организации формата А4. Страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

Номенклатура дел организации (учреждения) печатается, а затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр хранится в службе документационного обеспечения управления, второй – используется службой делопроизводства как рабочий экземпляр, третий – в качестве учетного документа находится в архиве организации, четвертый – в государственном архиве.

При составлении номенклатура дел визируется заведующим архивом организации (учреждения), подписывается руководителем службы делопроизводства и после одобрения экспертной комиссии организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации (учреждения).

Согласованная с архивными учреждениями номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации, (учреждения) и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел пересогласовывается с архивными учреждениями не реже, чем раз в 5 лет. В случае реорганизации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.

После утверждения номенклатуры дел руководителем организации (учреждения) для структурных подразделений и общественных организаций делаются выписки соответствующих им разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации (учреждения) является документом постоянного хранения и как самостоятельное дело подлежит учету по номенклатуре дел службы делопроизводства.

В организациях, не передающих документы на государственное хранение, разработанные номенклатуры дел ежегодно рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации. После одобрения экспертной комиссией номенклатуры дел утверждаются руководителем организации. Срок хранения их не менее 10 лет.

Требования к заполнению формы номенклатуры дел

Составляют номенклатуру по форме, установленной Примерной инструкцией по делопроизводству (Рисунок 7.3).

Номенклатура содержит в себе пять граф:

2 – заголовок дела (тома, части);

3 – количество дел (томов, частей);

4 – срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню;

ПОРЯДОК

составления номенклатуры дел

1. Общие положения .

1.1. Номенклатура дел представляет собой оформленный в установленном порядке систематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения, подлежащих передаче в архив.

Дело отдельный документ или совокупность документов, относящихся к одном вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

1.2. Ответственность за составление сводной номенклатуры дел предприятия возлагается на сектор по экспедированию документов и делопроизводству.

Сводная номенклатура дел предприятия составляется на основе номенклатуры дел структурных подразделений.

1.3. Сводная номенклатура дел разрабатывается на основе анализа состава и ее держания документов, образующихся в процессе деятельности предприятия. При разработке номенклатуры дел используются положение об учреждении, положения о его структурных подразделениях, организационная структура и штатное расписание, другие нормативные распорядительные документы, характеризующие задачи и функции предприятия, планы и отчет: предприятия по основным и вспомогательным видам деятельности.

В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности предприятия (в том числе документов коллегиальных органов, комиссий, комитетов и т.д.), определенные положениями, приказами и другими документами.

В номенклатуру дел включаются все документы на бумажных носителях, сформированные в дела, а также документы на других (технических) носителях информации (электронных, магнитных и т.п.).

Документы на технических носителях и их комплексы не подлежат формирования в дела, но включаются в номенклатуру дел в целях учета.

1.4. Сроки хранения включенных в номенклатуру дел (документов на технических носителях) определяются на основе действующего Перечня документов, образующихся в деятельности предприятия, с указанием сроков хранения, а также на основе Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее - Типовой перечень) /М., 2000/ решений ЦЭПК при Росархиве.

Для определения сроков хранения специфических документов применяется Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения /М., 1989/.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатуре дел, переносятся в номенклатуру дел предприятия без изменений.

1.5. Номенклатуры дел на новый календарный год разрабатываются в 4 квартал текущего года и вводятся в действие с 1 января следующего года.

1.6. Утвержденная сводная номенклатура дел предприятия тиражируется в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр хранится в секторе по экспедированию документов и делопроизводству, второй - используется в качестве рабочего экземпляра, третий - находится на хранении в архиве предприятия, четвертый - в государственном архиве, источником комплектования которого является предприятие. Утвержденная сводная номенклатура дел предприятия вводится в базу данных электронных систем.

2. Требования к составлению номенклатуры дел.

2.1. Форма номенклатуры дел включает шесть граф (приложения1,2).

2.2. В графе 1 (индекс дела) указывается установленное цифровое обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения или предприятия в целом.

Нумерация индексов структурных подразделений устанавливается руководством предприятия.

Индексы дел в номенклатуре обозначаются арабскими цифрами и состоят из номеров структурного подразделения, подразделения в его составе и порядкового номера дела по номенклатуре. Например, в индексе 10-1-54 цифра 10 обозначает индекс структурного подразделения (управления), 1 - индекс подразделения в его составе (отдела) и 54 - порядковый номер дела по номенклатуре данного структурного подразделения.

Документам или комплексам документов на технических носителях индексы дел не присваиваются.

2.3. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «документы дня» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.), краткое содержание, а также указание на копийность документов дела являются обязательными элементами заголовка. Подлинность документов в заголовке не оговаривается.

В конце заголовка указывается наличие пометки «Конфиденциально»).

В номенклатуре все заголовки дел пишутся полностью, не допускается применение слов «то же» при перечислении повторяющихся заголовков.

2.4. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Журналы и книги регистрации, учета документов рекомендуется располагать конце раздела.

Заголовки дел заведенных по географическому и корреспондентскому признаком вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Заголовки «переходящих» дел (т.е. содержащих документы по вопросам, не разрешенным в течение одного года), могут вноситься в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом, что и в предыдущем году. Для «переходящих» дел допускается использование общего заголовка. Использование общего заголовка допускается также для группы дел, содержащих однородные документы (например, «Годовые бухгалтерские отчеты »).

В номенклатуру дел включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Документы на технических носителях включаются в номенклатуру дел в конце ее разделов (при этом графы 1 и 3 не заполняются, в графе 6 делается примечание - «ведется в электронном виде»).

Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

2.5. В течение года в номенклатуры дел структурных подразделений по решению их руководителей могут вноситься изменения, о которых в недельный срок письменно информируется сектор по экспедированию документов и делопроизводству.

Согласованные изменения в номенклатуре дел вносятся в базу данных.

2.6. Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

В процессе разработки номенклатуры дел необходимо учитывать следующие правила составления заголовков дел:

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается название организации, документы которой будут получены (адресат или корреспондент документа), указывается с кем и по какому вопросу ведется переписка;

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их обобщенное название;

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, если это не влияет на определение сроков хранения документов, - точка в конце заголовка не ставится.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, в номенклатуре дел следует указывать период (месяц, квартал, год) на (или за) который будут составлены планы (отчеты). Например: «Бухгалтерские отчеты за 3 квартал 1999 года».

При подшивке в дело всех годовых (или с иной периодичностью) планов (отчетов) заголовок дела формулируется обобщенно. Например: «Квартальные бухгалтерские отчеты».

В заголовках дел, содержащих различные документы по одному вопросу, употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются три основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о проведении совещаний (планы, списки, повестки)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел содержащих документы - приложения.

В заголовках личных (персональных), «наблюдательных» и других дел содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело».

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования, оформления и сдачи дел в архив. При этом необходимо внести изменения в номенклатуру дел.

2.7. Графа 3 «количество дел (томов, частей)» заполняется по окончании календарного года. В ней проставляется фактическое суммарное количество заведенных томов, частей одного дела, включенного в номенклатуру. Данные графы 3 служат основанием для заполнения итоговой записи номенклатуры дел.

2.8. В графе 4 указывается срок хранения дела или информации на технических носителях. Сроки хранения, не предусмотренные названным перечнем, определяются по Типовому перечню или устанавливаются ЭК предприятия.

2.9. В графе 5 указывается номер статьи Типового перечня документов со сроками хранения, на основании которой установлен срок хранения дела. При этом к номерам статей Типового перечня (М., 1989) добавляется аббревиатура ТП (без кавычек); Типового перечня (М., 2000) - ПТ (без кавычек).

2.10. В графе 6 «Примечание» сектор по экспедированию документов и делопроизводству проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, передаче дел в другую организацию, подразделение, виде носителя информации и др., а также о лицах, ответственных за формирование, хранение дел.

2.11. В начале следующего года производится подсчет общего количества сформированных в подразделении дел, предусмотренных номенклатурой и включенных в нее дополнительно в течение года, на основании этих данных заполняется графа 3 номенклатуры дел и составляется итоговая запись номенклатуры (приложение 4). Копия итоговой записи представляется в сектор по экспедированию документов и делопроизводству предприятия для подведения общего итога в сводной номенклатуре дел (приложение 3).

В итоговую запись номенклатуры дел вносятся суммарные данные о количестве дел, их томов, частей из графы 3 номенклатуры отдельно по срокам хранения постоянного, временного (до 10 лет), временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и хранящихся «до минования надобности».

3. Составление номенклатуры дел структурного подразделения.

3.1. Ответственность за составление номенклатуры дел структурного подразделения предприятия возлагается на секретаря (ответственного за делопроизводство) структурного подразделения.

3.2. При составлении номенклатуры дел секретарь (ответственный за делопроизводство) структурного подразделения должен уточнить соответствие номенклатуры дел подразделения фактически заведенным делам. В номенклатуру дел дополнительно включаются фактически заведенные, но не предусмотренные в ней дела, а также дела, которые планируется завести в соответствии с предложениями руководства и сотрудников структурного подразделения.

Заголовки дел, не заводившихся в течение предыдущего года, в номенклатуру дел не включаются.

3.3. Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются секретарем в соответствии с требованиями п. 2.2. – 2.4., 2.7. – 2.11.

3.4. Номенклатура дел подразделения составляется в двух экземплярах. Оба экземпляра номенклатуры дел подписываются секретарем структурного подразделения и представляются на согласование в архив предприятия. Согласованные с архивом номенклатуры дел подписываются руководителем структурного подразделения, а затем передаются, сектор по экспедированию документов и делопроизводству для согласования в части соблюдения требований технологии и составления сводной номенклатуры.

После утверждения сводной номенклатуры дел Исполнительным директором один экземпляр номенклатуры дел структурного подразделения возвращается его секретарю. Другой экземпляр остается в секторе по экспедированию документов и делопроизводству и является составной частью сводной номенклатуры дел.

4. Составление сводной номенклатуры дел предприятия .

4.1. Сводная номенклатура (свод номенклатур) дел предприятия составляется сектором по экспедированию документов и делопроизводству из номенклатуры дел структурных подразделений по установленной форме (приложение 2).

4.2. В начале сводной номенклатуры дел располагается номенклатура дел сектора по экспедированию документов и делопроизводству, так как именно в ней отражаются наиболее важные нормативные, распорядительные, методические и т.п. документы; затем - номенклатуры дел остальных структурных подразделений в соответствии с утвержденной структурой.

4.3. К сводной номенклатуре дел оформляется титульный лист, а также итоговая запись, заполняемая по итогам года на основании суммарных данных, полученных от структурных подразделений (приложение 3,4).

4.4. В случае создания нового структурного подразделения, его номенклатура дел должна быть составлена в 3-месячный срок.

В случае изменения функций структурного подразделения его номенклатура дел пересоставляется в течение 1 месяца.

Номенклатуры дел вновь созданных или реорганизованных структурных подразделений помещаются в конце сводной номенклатуры дел.

4.5. Сводная номенклатура дел предприятия составляется в необходимом количестве экземпляров, подписывается зав. сектором по экспедированию документов и делопроизводству, визируется заведующим сектором экспертизы, хранения документов, после чего утверждается Исполнительным директором.

4.6. Сводная номенклатура дел предприятия подлежит рассмотрению и одобрению ЭК и представляется на рассмотрение ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

На 200____год

Индекс структурного подразделения

	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	хранения (тома, части)	по перечню	Примечание

Наименование должности руководителя

Наименование должности

составителя номенклатуры дел

структурного подразделения подпись расшифровка подписи

Форма номенклатуры дел структурного подразделения

Приложение 2

УТВЕРЖДАЮ

«____»___________________2002г.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

На 200_____год

	Заголовок дел (тома, части	(томов, частей)	хранения (тома, части)	по перечню	Примечание

ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Протокол заседаний экспертно-

экспертной комиссии проверочной методической

предприятия комиссии комитета по делам от_____200___№___ архива при Правительстве УР

от_______200___№_____

Форма сводной номенклатуры дел

Приложение 3

ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ

НА ПРЕДПРИЯТИИ

По срокам хранения		В том числе переходящих
		Законченных	незаконченных
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Со сроком хранения «до минования надобности»
ИТОГО

Форма итоговой записи к сводной номенклатуре дел

Приложение 4

ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ

В _____________________________________________________________

Наименование структурного подразделения

По срокам хранения		В том числе переходящих
		законченных	незаконченных
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Со сроком хранения «до минования надобности»
ИТОГО

Форма итоговой записи к номенклатуре дел структурного подразделения

Дело — это отдельный документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу и помещаются под одну обложку. А порядок распределения отдельных документов в дела и определяется номенклатурой дел. В делопроизводстве базой для систематизации документов является их правильная классификация для размещения в соответствующие дела.

Зачем нужна номенклатура дел

Главное предназначение номенклатуры дел — систематизация документооборота. Согласно пункту 3.4 «Основных правил работы архивов организаций» (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), — это составленный по определенной форме перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве предприятия, с указанием сроков их хранения. Образец номенклатура дел организации 2019 года мы приведем ниже.

Основные задачи документа:

• классификация и учет;
• облегчение поиска необходимых бумаг;
• помощь при передаче дел и составлении описей;
• системная подготовка рабочих документов к отбору для дальнейшего хранения или уничтожения.

Для кого обязательна

В современном мире делопроизводство — это систематический подход и аккуратность. Если номенклатура дел оформлена качественно, то и работать с документацией в учреждении можно оперативно. Сейчас наличие номенклатуры дел обязательно для любого юридического лица, т. е. учреждения, организации, предприятия. Следовательно, о том, что такое номенклатура дел, должны знать не только те сотрудники, которые отвечают за внутренний документооборот, но и руководители всех рангов.

Теперь поговорим о том, кто в обязательном порядке должен составлять подобный перечень. Прежде всего это должны делать предприятия, передающие бумаги в госархив (п. 2 ст. 20 , вводная часть Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

• государственные и муниципальные;
• негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
• негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.

Остальным предприятиям это делать не обязательно. Но желательно. Образец номенклатуры дел организации на 2019 год лучше иметь, потому что она помогает систематизировать делопроизводство, а также обеспечивать сохранность архивных документов. К ним относятся, в частности, документы по личному составу, которые создаются в любой компании, и за отсутствие которых предприятие рискует получить штраф по .

Виды

Номенклатура дел бывает трех видов:

• (это нормативный документ, который определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях);
• примерная (определяет примерный состав дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется);
• индивидуальная (каждая фирма разрабатывает ее самостоятельно, учитывая примерную и типовую).

В компаниях, не имеющих структурных подразделений, составляется одна номенклатура. В ней указываются заголовки всех дел, заводимых в фирме в течение календарного года. На больших предприятиях для каждого структурного подразделения составляется своя, в дальнейшем они объединяются.

Порядок формирования и утверждения

Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться. В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). То есть образец номенклатуры дел на 2019 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года.

Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, кадровику, бухгалтеру или секретарю. При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течение деятельности фирмы.

При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать:

• документы о создании организации (положение, устав);
• документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений;
• штатное расписание;
• номенклатуру дел предыдущих лет;
• регистрационную форму организации;
• типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

Перечислим основные этапы ее утверждения:

• разрабатывается подразделением организации;
• подписывается начальником подразделения;
• утверждается приказом руководителя предприятия. Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец) вы можете скачать ниже.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Структура документа

Унифицированная форма номенклатуры дел организации содержится в Приложении № 24 Приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 № 38830).

Согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренным Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, в номенклатуре следует указать:

1. Индекс.
2. Наименование.
3. Количество единиц хранения — измеряется в томах, эта графа заполняется после окончания календарного года.
4. Срок хранения и № статей по перечню — указание на то, сколько времени следует хранить дело, со ссылкой на нормативный акт, которым этот срок установлен.
5. Примечание. Заполняется по мере необходимости.

Порядок заполнения формы

То, что было выше, — информация абстрактная. Теперь покажем конкретно, как должна выглядеть номенклатура дел в ДОУ на 2019 год по ФГОС, скачать бесплатно образец которой можно ниже.



Начнем с того, что ФГОС — это федеральные государственные образовательные стандарты. Применительно к ДОУ это Приказ Минобрнауки России от 17.10.2013 № 1155, который раскрывает этот стандарт подробно. Если мы в него заглянем, то увидим четыре раздела, первый из которых — это общие положения. К нашему вопросу он не относится. А вот остальные три можно взять в работу по признаку требования:

• к структуре образовательной программы;
• условиям реализации;
• результатам освоения программы.

То есть наша номенклатура будет состоять как минимум из трех наименований (на самом деле больше, но об этом позже).

Присвоим каждому делу индекс и наименование.

Индекс дела по номенклатуре дел (образец):

• 01 — структуры образовательных программ;
• 02 — ход реализации образовательных программ;
• 03 — результаты освоения образовательных программ.

Далее, если делаем под конкретное подразделение, то присвоим дальнейший индекс этого подразделения, например индекс канцелярии — 01. Он встанет перед номером дела, потому что вес индекса подразделения выше (искать проще). В результате получаем:

• 01-01;
• 01-02;
• 01-03.

Теперь при заполнении этих папок конкретными документами мы будет присваивать им номера через слэш или черту:

• 01-01/... начинаем с единицы и до конца года;
• 01-02/...;
• 01-03/....

Номенклатура дел в ДОУ на 2019 год с новыми сроками хранения должна быть утверждена не позднее начала нового календарного года.

Образец номенклатуры дел на 2019 год

Определение сроков хранения

Срок хранения — главный критерий для разделения бумаг по делам. В процессе формирования дела сортируются на подлежащие хранению по срокам:

• временному до 10 лет;
• временному от 10 лет;
• постоянному.

Сроки хранения определяются по утвержденным перечням:

• основным является ;
• сроки хранения технической документации содержатся в «Перечне типовых архивных документов…», утвержденном Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 № 1182.

В случае если вы не нашли нужную информацию в предоставленных источниках, фирма может назначить срок хранения сама.

Что касается бухгалтерских и налоговых документов (номенклатура дел бухгалтерии на 2019 год с новыми сроками хранения), то порядок их хранения, уничтожения и ответственности за нарушения прописан законодательно в Налоговом кодексе, Приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и и от .

Хранение документов отдела кадров также регламентировано законодательно в . Номенклатура дел отдела кадров на 2019 год с новыми сроками хранения должна быть составлена специально назначенным сотрудником, оформлена приказом и утверждена руководителем организации.

Где хранится

У каждого экземпляра свое место хранения:

• первый экземпляр помещается в дело и хранится у документоведов;
• второй применяют в работе;
• третий является учетным документом в , если он есть;
• четвертый после согласования остается в госархиве (в случае необходимости согласования);
• остальные экземпляры направляются в структурные подразделения.

Сводная номенклатура дел, образец



Передача документов в архив

Отдельно остановимся на случае, когда документы необходимо сдавать в архив.

Такие дела готовятся для сдачи в соответствии с требованиями Госархива. Через год после завершения делопроизводства в архив организации передаются дела постоянного и временного хранения. Этот процесс проходит по графику, утвержденному руководством. Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы. Если для текущей работы необходимо оставить какие-то из дел, то архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Экспертиза ценности документов

Как правило, информация в большей части документов имеет разовое значение и после использования теряет свою актуальность. А документы, содержащие ценную в научном и практическом отношении информацию, должны храниться постоянно. Для оптимального отбора ценных документов и проводится экспертиза с позиций определения государственного, социально-культурного и иного значения документов с целью отбора их на государственное хранение или для установления сроков их хранения. Комиссия создается приказом руководителя из наиболее квалифицированных специалистов, а также заведующего канцелярией, ведомственным архивом и главного бухгалтера. Основными задачами экспертной комиссии являются:рассмотрение проектов классификаторов и номенклатур делопроизводства.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

Сроки хранения документов по номенклатуре дел имеют разную продолжительность и устанавливаются специальными перечнями. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы придется хранить в компании постоянно, а от каких периодически можно избавляться.

Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов

Разберем сроки хранения документов по номенклатуре дел на практическом примере. Выпускница Финансовой академии Мария поступила на работу в ООО «Вираж», занимающееся ремонтом и строительством офисов. Поскольку опыта в финансовых вопросах у бывшей студентки не было, руководство решило закрепить ее за канцелярией на время испытательного срока — так можно быстрее ознакомиться со структурой компании и изучить специфику ее деятельности.

Данное подразделение состояло из 5 сотрудников, которые занимались решением разного рода организационных вопросов, в том числе отвечали за организацию документооборота фирмы.

Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год.

ВАЖНО! Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января (п. 3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002).

Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню.

ВАЖНО! Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях. Основой для определения сроков служит Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Структура номенклатуры дел компании

Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы. В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения:

• подразделение организационных вопросов (канцелярия);
• кадровое подразделение;
• департамент труда и заработной платы;
• отдел экономического планирования, статистики и финансов;
• департамент бухгалтерского учета и отчетности;
• департамент налогового учета и декларирования;
• отдел охраны труда;
• производственно-технический отдел (ПТО);
• другие подразделения.

Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Затем досконально стала разбираться с Перечнем, утвержденным приказом № 558. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры. Начала она с канцелярии и особенно скрупулезно изучила документооборот подразделения, в котором в настоящее время работала.

Документы канцелярии: как долго их придется хранить

В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.

Номенклатура дел канцелярии имела следующий вид (приводится в сокращении):

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения		Примечание
01. Канцелярия
	Устав ООО «Вираж»		Постоянно
	Коллективный договор ООО «Вираж»		Постоянно
	Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Вираж»			После замены новыми
	Приказы директора ООО «Вираж» по основной деятельности		Постоянно
	Приказы директора ООО «Вираж» по административно-хозяйственной деятельности
	Протоколы совещаний у руководителя		Постоянно	Протоколы оперативных совещаний — 5 лет
	Годовой отчет по основным вопросам деятельности ООО «Вираж»		Постоянно	Постоянно
	Перечень телефонов и адресов сотрудников ООО «Вираж»			После замены новыми
	Номенклатура дел		Постоянно

Заполняя графу 4 номенклатуры, Мария обратила внимание на последние 2 строки в графе 2 «Заголовок дела». Как оказалось, несколько резервных строк принято оставлять в номенклатуре любого подразделения компании на случай появления заголовков дел, ранее номенклатурой не предусмотренных. Сроки хранения в этих строках будут проставляться только после того, когда резервные строки заполнятся наименованием дел, — пока Мария оставила их пустыми.

После внесения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения.

Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения

Документацию кадровой службы отличает один нюанс: множество дел подлежат хранению в течение 75 лет. Такой длительный период хранения предусмотрен для документов, связанных с личной информацией о сотрудниках фирмы.

Кадровую номенклатуру Мария также заполнила сроками хранения, которые представлены в таблице (приводится в сокращении):

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
	Штатное расписание		Постоянно
	Личные дела работников		ст. 656 «б»
	Графики предоставления отпусков
	Списки работников организации		ст. 685 «г»
	Списки лиц, подлежащих воинскому учету
	Списки работников, ушедших на пенсию
	Документы (докладные записки, рапорты, справки, характеристики) о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины
	Журнал регистрации трудовых договоров		ст. 695 «б»
	Документы (доклады, отчеты, справки, и др.) о состоянии и проверке работы с кадрами		Постоянно

Отдельные документы из номенклатуры Мария изучила особенно подробно. Ее интересовали вопросы, связанные с тем, каким нормативным требованиям они должны соответствовать и как правильно должны заполняться.

Ответы на свои вопросы Мария нашла на нашем сайте.

Например:

• о виде и содержании штатного расписания можно узнать из материала «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)» ;
• о сроках утверждения графика отпусков и наказании за его отсутствие говорится в статье «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков» .

Бумаги «зарплатного» департамента и сроки их хранения

Сроки хранения документации, связанной с расчетом и выплатой заработной платы, в большинстве случаев не превышает 5-летнего периода, за исключением отдельных документов, которые нельзя уничтожать в течение 75 лет (например, лицевые счета сотрудников). А локальные акты, на основе которых ведутся расчеты с персоналом, подлежат постоянному хранению.

Номенклатура и сроки хранения данного вида документов представлены в таблице (приводится в сокращении):

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
03. Труд и заработная плата
	Положение об оплате труда и премировании		Постоянно ст. 411 «а»
	Лицевые счета по заработной плате работников
	Заявления о выплате материальной помощи
	Расчетные ведомости на выдачу заработной платы работникам ООО «Вираж»
	Листки нетрудоспособности сотрудников
	Исполнительные листы работников ООО «Вираж»		Пока есть надобность	Не менее 5 лет

Названия дел этого подразделения фирмы для Марии были знакомы — во время прохождения практики она помогала бухгалтеру по зарплате, и сама выполняла отдельные расчеты. А вот про сроки хранения этих ведомостей, справок и реестров услышала впервые.

Подробнее с формой и порядком заполнения документации, связанной с зарплатными расчетами, вы можете ознакомиться на нашем сайте. Например:

• образец заполнения расчетного листка сотрудника компании доступен для просмотра в материале «Унифицированная форма № Т-51 — расчетный лист» ;
• узнать подробности об оформлении ведомости на выплату зарплаты можно из материала «Зарплатная ведомость формы Т53 (скачать бланк)» .

Периоды, в течение которых нельзя избавляться от налоговых документов

Изучая заголовки дел номенклатуры по департаменту налогового учета и декларирования, Мария сделала для себя следующий вывод: этот вид документации относится к бумагам кратковременного хранения. Практически все дела этого отдела, включая налоговую отчетность и декларации, подлежали хранению в течение 4-5 лет:

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
04. Налоговый учет и декларирование
	Учетная политика по налоговому учету ООО «Вираж»
	Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, о регистрации в Фонде социального страхования		постоянно
	Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения
	Счета-фактуры
	Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц
	Декларации по НДС, имуществу, налогу на прибыли, транспортному и земельному налогу
	Реестры расчета земельного налога ООО «Вираж»
	Акты сверок об уплате налогов с ИФНС
	Сведения о доходах физических лиц
	Книги покупок и продаж ООО «Вираж»		ст. 459 «у»

С налоговой документацией Мария была знакома только теоретически. Поэтому для пополнения своих знаний она воспользовалась материалами нашего сайта, откуда узнала не только обо всех видах счетов-фактур (обычном, исправленном и корректировочном), но и познакомилась с правилами оформления налоговых деклараций и иных подобных документов.

Подробности о заполнении исправленного счета-фактуры вы можете узнать из материала «В каких случаях используется исправленный счет-фактура?» .

Практический пример заполнения корректировочного счета-фактуры содержится в статье «Образец заполнения корректировочного счета-фактуры (2017)» .

Правильно заполнить декларацию по НДС поможет статья «Какой порядок заполнения декларации по НДС (пример, инструкция, правила)» .

Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов

Из полученных в академии знаний Мария помнила, что полученный фирмой убыток можно переносить на будущие периоды, уменьшая на его величину (или ее часть) объем налоговой базы. А как же в этом случае хранить документацию, связанную с подтверждением суммы убытка и процедурой переноса на последующие периоды? Можно ли избавиться от обосновывающих убыток расчетов и деклараций спустя 5 лет после его получения, как предусмотрено перечнем для первичных документов?

ВАЖНО! В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ у компании должны быть документы, подтверждающие величину понесенного убытка.

Что это за документы и каков их срок хранения? Мария перелистала весь Налоговый кодекс, но этой информации не нашла. Тогда она обратилась к судебной практике, из которой выяснила, что подтвердить объем полученного убытка можно декларацией по налогу на прибыль и первичкой (постановление ФАС МО от 31.08.10 № КА-А40/9849-10-2). Чиновники Минфина относят к таким подтверждениям всю первичную бухгалтерскую документацию, обосновывающую финансовый результат работы фирмы (письмо от 23.04.09 № 03-03-06/1/276).

Таким образом, бухгалтерская первичка должна храниться в течение всего периода переноса убытка плюс 4 года после полного его списания. К счастью, ООО «Вираж» было процветающей и прибыльной компанией, и этот нюанс, связанный с исчислением сроков хранения налоговой и бухгалтерской документации, его не касался.

Подробнее о нюансах переноса убытка см. в материале «Как и на какой срок можно осуществить перенос убытков на будущее?» .

Сроки хранения бухгалтерской документации

Начиная разбираться со сроками хранения бухгалтерских документов, Мария приступила к самому объемному разделу номенклатуры. Даже укрупненные дела, объединенные едиными заголовками, поразили ее своим разнообразием. Только бухгалтерская документация обладала таким многообразием форм и видов. Начиная от накладных и актов выполненных работ и заканчивая инвентаризационными описями и отчетностью. Отчетность подлежала постоянному хранению, в отличие от накладных, актов и иной первички, срок хранения которой не превышал (согласно перечню) 5 лет:

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
05. Бухгалтерский учет и отчетность
	Учетная политика по бухгалтерскому учету ООО «Вираж»
	Годовой бухгалтерский отчет организации		Постоянно ст. 351 «б»
	Квартальные бухгалтерские отчеты организации		ст. 351 «в»
	Документы (протоколы, акты, расчеты) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств		Постоянно
	Документы (протоколы, акты, ведомости) об инвентаризации имущества и товарно-материальных ценностей		Постоянно	О товарно-материальных ценностях — 5 лет При условии проведения проверки (ревизии)
	Документы (копии отчетов, заявления, списки, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи
	Первичные бухгалтерские документы (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, накладные и авансовые отчеты)
	Договоры о материальной ответственности материально-ответственных лиц			После увольнения материально-ответственного лица
	Оборотные ведомости по учету материалов, инвентаря, оборудования			При условии проведения проверки (ревизии)
	Кассовая книга ООО «Вираж»
	Главная книга ООО «Вираж»
	Карточки учета основных средств		ст. 459 «д»	После ликвидации основных средств

С подробным перечнем унифицированных документов вы можете ознакомиться в материале «Унифицированные формы первичных документов (перечень)» .

Подробности о каждом из указанных документов описаны в отдельных статьях, размещенных на нашем сайте.

Например, о нюансах оформления товарной накладной вы можете узнать из материала «Унифицированная форма Торг-12 — бланк и образец» .

Номенклатура дел отдела охраны труда и периоды их хранения

После отражения в номенклатуре фирмы сроков хранения документов бухгалтерского и налогового назначения Мария приступила к совсем неизвестному ей разделу — делам отдела охраны труда. Все обозначенные в номенклатуре заголовки дел присутствовали в типовом перечне, утвержденном приказом № 558, поэтому проставить сроки их хранения было просто:

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
06. Охрана труда
	Инструкции по технике безопасности и охране труда		ст. 27 «б», 28 «б»	После замены новыми
	Протоколы аттестации по технике безопасности
	Акты, предписания по технике безопасности, документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении
	Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности
	Журнал регистрации вводного инструктажа		ст. 626 «б»
	Журнал инструктажа по пожарной безопасности
	Журнал регистрации выдачи инструкций по охране труда работникам		ст. 259 «б»
	Журнал учета медицинского осмотра водителей

Как видно из номенклатуры, отдел охраны труда оформлял разнообразные журналы, хранить которые надлежало от 2 (например, журнал выдачи инструкции по ОТ) до 10 лет (журнал регистрации вводного инструктажа). Но основная масса документации этого отдела подлежала хранению в пределах 5-летнего срока.

Плановая и статистическая документация: сколько ее хранить

Следующий раздел номенклатуры по объему был небольшим. Состоял он в основном из планов и статотчетности. Все прогнозные и плановые бумаги в целом по компании ООО «Вираж» перечнем предписано было хранить постоянно. Только индивидуальные планы и отчетность сотрудников не требовали такого длительного периода сохранения — отрезок времени, в течение которого от них нельзя избавляться, составляет всего 1 год.

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
07. Планирование, статистика и финансы
	Планы экономического и социального развития ООО «Вираж»		Постоянно
	Бизнес-планы ООО «Вираж», документы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты) к ним		Постоянно
	Годовые планы ООО «Вираж» по основным направлениям деятельности		Постоянно
	Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности		Пока не исчезнет надобность
	Индивидуальные планы работников
	Документы (таблицы, справки, расчеты) сводных статистических отчетов
	Индивидуальные отчеты сотрудников

Где узнать сроки хранения документов, отсутствующих в типовом перечне

Раздел номенклатуры по делам, формируемым или используемым в производственно-техническом отделе (ПТО), включал заголовки дел, совсем не знакомых Марии. И в типовом перечне, утвержденном приказом № 558, документов с подобными названиями она не обнаружила. Поскольку срок хранения в графу 4 номенклатуры внести в любом случае необходимо, за помощью Мария обратилась к своему непосредственному руководителю, поручившему ей это задание.

От него Мария узнала, что сроки хранения документов фирмы определяются на основе типового перечня, утвержденного приказом № 558, а также ведомственных перечней. К примеру, периоды хранения документов ПТО необходимо определять по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в редакции приказа Минкультуры от 28.04.2011 № 412).

Согласно указанному перечню Мария проставила в номенклатуре соответствующие сроки хранения документации ПТО:

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во единиц хранения	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание
	Технологические карты		Постоянно
	Технологические правила и предписания		До замены новыми
	Технические условия технологического процесса		До ликвидации организации
	Технологический паспорт		Пока существует надобность
	Карта наладки инструмента		До замены новыми

Изучив вышеуказанный перечень, Мария задала еще один вопрос своему руководителю: как определить периоды, в течение которых документы ПТО подлежат хранению, если они не указаны и в этом перечне? Ответ на это вопрос вы узнаете из следующего раздела.

Как определить срок хранения документа, если его наименование отсутствует в типовом и ведомственных перечнях

В деятельности компании возможны ситуации, когда название дела по номенклатуре невозможно найти ни в одном нормативном документе, регламентирующем сроки хранения документов. В этом случае самостоятельно устанавливать сроки хранения для такой документации компания не вправе.

ВАЖНО! В соответствии с Основными правилами работы архивов в случае, если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, он устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией организации.

Аналогичный порядок предусмотрен и в п. 1.6 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций.

Таким образом, Мария еще раз убедилась в том, что вопрос соблюдения сроков хранения документов является важным, а обеспечение сохранности документации — ответственной процедурой для каждой организации. В том числе для ООО «Вираж».

В последующем, когда испытательный срок закончился и девушка приступила к выполнению своих основных обязанностей в департаменте бухгалтерского учета и отчетности, она с надлежащей ответственностью относилась к оформлению дел в соответствии с утвержденной в компании номенклатурой, не допуская при этом, чтобы в одно дело помещались бумаги с постоянным и временными сроками.

Итоги

Сроки хранения устанавливаются типовым или ведомственными перечнями с целью обеспечения сохранности важных документов.

Период хранения документов устанавливается в промежутке от 1 года до 75 лет, в зависимости от значимости. Отдельные виды документации подлежат хранению на постоянной основе.

Если в одном деле сгруппированы документы временного хранения с разными сроками (1 год, 3 года, 5 лет и т. д. — что означает различную степень их значимости), то срок хранения дела по номенклатуре устанавливается по наиболее ценной документации, то есть более длительный.

Запрещено сокращать установленные перечнем сроки хранения и самовольно устанавливать их для документов, по которым отсутствует информация о сроках хранения в типовых и ведомственных перечнях. Для определения сроков хранения по такой документации необходимо обращаться к специалистам Росархива.