Поставка товара имеющего расхождения по количеству. Оформление акта о расхождении при приемке товара

Акт расхождений при приемке товара форма ТОРГ-2 используется для фиксации несоответствия фактических сведений и указанных в документах поставщика. При ненадлежащем качестве товара, несовпадении количественных показателей данный акт будет служить основанием для возврата товара поставщику либо его замены. Скачать бланк акта ТОРГ-2 можно в конце статьи.

Как заполнить акт расхождений? Инструкцию по оформлению бланка разберем ниже, для наглядности предлагаем также скачать заполненный образец акта формы ТОРГ-2.

При приемке товара необходимо тут же проверить состояние товарно-материальных ценностей, сверить их количество с указанным в документах (в товарной или товарно-транспортной накладной) и при выявлении расхождений сразу же при экспедиторе составить акт расхождений, к которому приложить претензию поставщику.

Для составления акта можно воспользоваться типовой формой ТОРГ-2.

Образец заполнения ТОРГ-2

Необходимо заполнить 4 листа акта.

1 лист:

Заполняются сведения о сопроводительных документах, о поставщике и покупателе (грузополучателе и грузоотправителе). Для заполнения этих граф можно воспользоваться данными сопроводительных документов, приложенных к товару (товарная накладная, счет-фактура). Здесь отмечается место приемки товара, способ и время доставки.

2-3 лист:

Здесь отмечается наличие пломб, сведения о расхождениях в количестве товара.

Для составления акта расхождений назначается комиссия, которая оценивает состояние товара, сверяет полученное количество с указанным в документах, выявляет излишки и недостачу, делает заключение по полученным ценностям.

Все эти сведения отражаются на 2-м и 3-м листе акта форма ТОРГ-2.

Комиссия отмечает состояние упаковки, не повреждена ли тара, устанавливает наличие необходимой маркировки на коробках.

На этих двух листах содержится таблица, в которой как раз и отмечаются все отклонения между фактическими и документальными данными. Посмотреть пример заполнения этой таблицу можно, скачав образец акта ниже. Если расхождений по количеству нет, то эту таблицу заполнять не нужно.

Покупатель обнаружил расхождение по количеству товара при приемке у себя на складе. Часть товара пропала в пути, по договору поставки транспортные расходы — за счет поставщика, транспортную компанию заказывает поставщик. Виновник пропажи — транспортная компания, поставщик будет требовать возмещения недостачи на основании накладных и акта о недостаче от покупателя. Покупатель просит выписать накладную и счет-фактуру на меньшую сумму (с учетом недостачи).
По какой накладной и по какому счету-фактуре покупатель должен оприходовать товар?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В данной ситуации поставщику нужно внести исправления в выставленные при отгрузке первичные документы и счета-фактуры. Составление новой накладной и счета-фактуры при расхождении данных о количестве товаров, выявленных покупателем при их приемке, не предусмотрено действующим законодательством.

Обоснование вывода:

Первичные документы

Согласно ст. 513 ГК РФ покупатель (получатель) обязан совершить все необходимые действия, обеспечивающие принятие товаров, поставленных в соответствии с договором поставки. Принятые покупателем (получателем) товары должны быть им осмотрены в срок, определенный законом, иными правовыми актами, договором поставки или обычаями делового оборота. Покупатель (получатель) обязан в этот же срок проверить количество и качество принятых товаров в порядке, установленном законом, иными правовыми актами , договором или обычаями делового оборота, и о выявленных несоответствиях или недостатках товаров незамедлительно письменно уведомить поставщика. В случае получения поставленных товаров от транспортной организации покупатель (получатель) обязан проверить соответствие товаров сведениям, указанным в транспортных и сопроводительных документах, а также принять эти товары от транспортной организации с соблюдением правил, предусмотренных законами и иными правовыми актами, регулирующими деятельность транспорта.

Если речь идет о российском товаре, то применяется форма N ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей», если об импортном, то применяется форма N ТОРГ-3 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров».

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденными Постановлением N 132, формы ТОРГ-2 и ТОРГ-3 применяются для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика.

Товарно-материальные ценности, по которым не установлены расхождения по количеству и по качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содержания: «По остальным товарно-материальным ценностям, перечисленным в сопроводительных документах поставщика, расхождений в количестве и качестве нет».

Данные формы являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику.
Претензионное письмо составляется покупателем в произвольной форме с учетом требований, установленных п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ). При этом в нем обязательно надо указать сведения о реквизитах договора, об акте расхождений по количеству и качеству, а также указать требования, которые покупатель предъявляет поставщику в соответствии с п. 1 ст. 466 ГК РФ.

На основании полученных от покупателя Акта и претензии у продавца возникает необходимость внести исправления в учет и в первичные документы на отгрузку, поскольку количество товара в них не соответствует фактически поставленному (п. 5 ст. 9 Закона N 129-ФЗ).

Подпунктами 4.2-4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105 по согласованию с ЦСУ СССР) предусмотрен следующий порядок внесения исправлений в первичные учетные документы: одной чертой зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится таким образом, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки должно быть подтверждено надписью «исправлено» и подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

Счет-фактура

Федеральным законом от 19.07.2011 N 245-ФЗ (далее — Закон N 245-ФЗ) в НК РФ внесен ряд изменений и дополнений, связанных, в частности, с применением корректировочных счетов-фактур.

Согласно абзацу третьему п. 3 ст. 168 НК РФ, которым Законом N 245-ФЗ дополнен п. 3 ст. 168 НК РФ, при изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том числе в случае изменения цены (тарифа) и (или) уточнения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, продавец выставляет покупателю корректировочный счет-фактуру не позднее пяти календарных дней, считая со дня составления документов, указанных в п. 10 ст. 172 НК РФ.

В соответствии с п. 10 ст. 172 НК РФ, которым Законом N 245-ФЗ дополнена ст. 172 НК РФ, указанными документами являются: договор, соглашение, иной первичный документ, подтверждающий согласие (факт уведомления) покупателя на изменение стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в том числе из-за изменения цены (тарифа) и (или) изменения количества (объема) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

При изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав в сторону уменьшения, разница между суммами НДС, исчисленными исходя из стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав до и после такого уменьшения, подлежит вычетам у продавца этих товаров (работ, услуг), имущественных прав на основании выставленных продавцом корректировочных счетов-фактур при наличии указанных в п. 10 ст. 172 НК РФ документов, но не позднее трех лет с момента составления корректировочного счета-фактуры (п. 13 ст. 171, п. 10 ст. 172 НК РФ в редакции Закона N 245-ФЗ).

Указанные изменения в НК РФ вступили в силу 01.10.2011.

ФНС России в письме от 28.09.2011 N ЕД-4-3/15927@ «О применении корректировочного счета-фактуры» разъяснила, что составление корректировочных счетов-фактур осуществляется на основании составленного начиная с 01.10.2011 соответствующего первичного документа, согласно которому изменяется стоимость отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав.

Из приведенных норм НК РФ следует, что сторонами должно быть документально согласовано изменение первоначальных условий поставки. В рассматриваемой ситуации этого не происходит, а имеют место недопоставка и выставление покупателем претензии.

Покупателем выявлено несоответствие данных, содержащихся в счете-фактуре, фактически поступившему товару, следовательно, он не вправе заявить налоговый вычет по поступившей части товара на его основании (п. 2 ст. 169 НК РФ). Поэтому в анализируемом случае продавцу необходимо исправить первоначальный счет-фактуру.

Исправления, заверенные подписью руководителя и печатью продавца, с указанием даты внесения исправления вносятся продавцами в соответствии с п. 29 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914.

При этом ФНС России рекомендует при внесении продавцами исправлений в счета-фактуры, в которых обнаружены ошибки, зачеркивать неверные показатели в графах или строках такого счета-фактуры, а в свободном поле счета-фактуры указывать «Исправлено» со ссылкой на конкретную строку или графу и пояснять, что и на что исправлено. Данную информацию об исправлении следует заверить подписью руководителя организации с указанием даты внесения исправления и печатью организации (письмо ФНС России от 06.05.2008 N 03-1-03/1924).

Таким образом, в экземпляры счетов-фактур продавца и покупателя, выставленные при отгрузке, продавцу необходимо внести исправления, предусматривающие корректировку количества и стоимости отгруженной продукции. Указанные исправления вносятся продавцом в счет-фактуру на дату внесения исправлений в отгрузочные документы на основании Акта ТОРГ-2.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, советник налоговой службы II ранга Остафий Ирина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Монако Ольга

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги

В программе существует возможность в момент поступления товара зафиксировать расхождения между фактически принятым товаром и товаром, зафиксированным в первичных сопроводительных документах нашего поставщика. После фиксации расхождений, возникшие недостачи можно отнести на взаиморасчеты со сторонней организацией (например, страховой или транспортной) или на прочие расходы. Образовавшийся излишки можно отнести на прочие доходы. На основании зафиксированных расхождений можно оформить и распечатать акты о расхождении товаров (унифицированные формы ТОРГ-2 и ТОРГ-3). Если необходимо зафиксировать факт поступления товара на склад не только сопроводительными документами поставщика, но и нашим документом, то можно оформить акт о приеме товара (унифицированная форма ТОРГ-1).

Как зарегистрировать факт расхождения при поставке товаров?

Следует обращать внимание на тот факт, что программа контролирует количество товаров, поступивших по заказу. Если фактически принято больше товаров, чем указано в заказе поставщику, то программа не сможет провести данный документ.

В этом случае строку с товаром следует разбить на две строки: товар, поступивший сверх заказанного количества, следует указать отдельной строкой. Предусмотрена команда для автоматического разбиения строк.
Товар, поступивший сверх заказа, будет отмечен в строке соответствующим признаком (сверхзаказа). В соответствии с приведенным примером поставщик недопоставил нам товаров на сумму 67 280 рублей.
Информацию о сумме расхождений мы сможем увидеть не только в форме документа, но и в списке документов поступления. По результатам расхождений оформляются документы Акт приемки товаров и Акт о расхождениях.

Прием товара: если выявлены расхождения по количеству

В случае обнаружения несоответствия товаров условиям договора покупатель обязан составить акт по форме N ТОРГ-2 или по форме N ТОРГ-3, утвержденным постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 (далее - Постановление N 132). Если речь идет о российском товаре, то применяется форма N ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей», если об импортном, то применяется форма N ТОРГ-3 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров».

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденными Постановлением N 132, формы ТОРГ-2 и ТОРГ-3 применяются для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика.

Недопоставка товара и ответственность за нее

Если была допущена счетная ошибка и товары фактически были отгружены в меньшем количестве, чем по документам, поставщик просто исправляет учет в соответствии с выявленными ошибками (корректируются валовые доходы и налоговые обязательства по НДС, остатки товаров по п. 5.9 Закона о налоге на прибыль). Если же товары были отгружены в том количестве, которое было указано в документах, а впоследствии в силу определенных причин утеряны (к примеру, украдены в процессе перевозки), то они не считаются использованными в хозяйственной деятельности продавца.

В силу данных обстоятельств сторнируются валовые доходы и налоговые обязательства по НДС (отсутствует факт поставки), но одновременно исключаются и валовые расходы с налоговым кредитом по НДС, которые приходятся на эти товары. При получении компенсации от виновного лица возмещение прямого ущерба не включается в валовые доходы продавца по п.п.

Контроль расхождений при оформлении поставок товаров

Оформление финансовых документов и фактическая поставка товаров производятся разными пользователями (например, бухгалтером и кладовщиком), и эти операции разделены во времени (ордерный склад). Рассмотрим порядок действий пользователей при оформлении поставки по каждому из этих вариантов.

Инфо

Оформление финансового документа и фактическая приемка на склад происходят одновременно (неордерный склад) В документе Поступление товаров и услуг на странице Товары по факту заполняется информация о товарах, которые фактически поступили на склад. Табличная часть документа может быть заполнена в соответствии с ранее заполненным заказом поставщику или вручную.

Регистрация расхождений при поставке товаров

Закона о налоге на прибыль. Заметим, что на практике при выявлении факта недостачи стороны иногда договариваются о замене ранее выписанной налоговой накладной на меньшую сумму. Однако если факт наличия недостачи фиксируется документально, то вариант замены документов неприемлем.

Внимание

Ведь в этих случаях товар приходуется, как правило, на основании двух документов - накладной и акта о выявленной недостаче. Соответственно, «подкорректированная» налоговая накладная заведомо будет означать, что этот документ был выписан не на дату возникновения налоговых обязательств, а позже, и соответственно, возможны претензии в части признания по нему налогового кредита.

Откорректирован налоговый кредит, приходящийся на недопоставленный товар 947 644 30 - - 11. Осуществлена допоставка товара 685 702 240 200 - 12. Отражены налоговые обязательства по НДС 702 643 40 - - Вариант 2. На сумму недостачи уменьшается количество поставленного товара по договору 7.

Составлен акт о недостаче товара 704 685 240 -200 - 8. Отсторнирован НДС в части недопоставленного товара (сторно) - - - - 9.

Откорректированы расходы в части себестоимости недопоставленного товара (сумма условная) - -150 947 281 150 - - 10. Откорректирован налоговый кредит, приходящийся на недопоставленный товар 947 644 30 - - 11.

Возвращена предоплата покупателю 685 311 240 - - Если выявлен сверхнормативный излишек О наличии сверхнормативного излишка покупатель обязан сразу же оповестить поставщика и возвратить ему лишний товар (ч. 2 - 3 ст. 670 ГКУ).

Расхождение количества товаров по документам и по факту

Суды накопили достаточно прецедентов, связанных с недопоставками, поэтому сложилось следующее ее определение. Недопоставка товаров – это нарушение поставщиком прописанных в договоре поставки или в других товаросопроводительных документах условий относительно объема фактически доставленного товара.

Иными словами, на склад покупателя прибыло меньше товара, чем было указано:

• в договоре поставки;
• в счете-фактуре;
• в накладной и др.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! По имеющемуся судебному прецеденту к недопоставке относят также отсутствие возможности совершить выборку товара, если в этом виновен поставщик. Не относится к недопоставке задержка с привозом всего товара или его очередной партии – такое нарушение называется непоставкой.

После того как товар по фактическому количеству приняли на склад, менеджер по закупкам может приступать к оформлению документа Поступление товаров и услуг. Документ может быть оформлен следующим образом:

• Если склад не автоматизирован (у кладовщика отсутствует компьютеризированное рабочее место), то перед поступлением товара менеджер предварительно передает на склад в бумажном виде распоряжение о приемке товара.

  В случае поступления товара по заказу поставщику таким распоряжением может являться распечатанный бланк заказа. Если заказ не использовался, то распоряжением для приемки могут являться копии сопроводительных документов поставщика.

  Склад в процессе приема товара ставит в распоряжении отметки о фактическом количестве принятого товара.

Законодательное регулирование случаев недопоставки Поскольку недопоставка – это нарушение условий договора, юридически она подпадает под требования к договорам купли-продажи, поскольку является их разновидностью. Эти договора проходят по ведомству гл. 30 ГК РФ (параграф 3 «Купля-продажа»). П. 5 ст. 454 ГК РФ подтверждает, что договор поставки относится к купле-продаже по умолчанию, если в его тексте не предусмотрены другие особенности. В гл. 30 ГК РФ недопоставка регламентируется ст. 511 и 512.

Возмещение убытков вследствие недопоставки пострадавшая сторона может осуществить в соответствии с п. 1 ст. 393 ГК РФ. Если недополученный товар был оплачен заранее, кроме возврата денег, могут быть взысканы и проценты – эту норму предусматривает ст.

395 ГК РФ. Односторонний отказ от договора поставки обосновывается в пп. 1, 2 ст. 523 ГК РФ.

В соответствии с договором поставки поставщик-продавец обязуется передать в обусловленный срок производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности (ст. 506 ГК РФ). Количество, ассортимент и качество таких товаров определяются договором. Но возможна ситуация, когда при приемке товаров выявлено расхождение с данными сопроводительных документов или условиями заключенного договора. В этом случае покупатель составляет акт расхождения при приемке товара по качеству или количеству. Как составить такой акт, расскажем в нашей консультации и приведем образец его заполнения.

Кто и когда составляет акт о расхождении

Акт о расхождениях при приемке товаров составляется созданной для этого комиссией, в которую включаются представители покупателя и представитель стороны, передавшей товары покупателю (например, перевозчик). Желательно в указанную комиссию включить и представителя поставщика. Предполагается, что акт расхождения при приемке товара составляется в момент выявления такого расхождения при приемке товаров. Однако возможно, что такое расхождение будет выявлено и позже. На порядок актирования расхождений это не повлияет. В то же время, необходимо учитывать, что акт о расхождении будет являться основанием для последующего предъявления претензии поставщику или перевозчику в связи с или выявленным . И если договором не предусмотрено право покупателя предъявлять претензию в связи с последующим выявлением расхождений, а такое расхождение могло быть установлено при приемке, взыскать потери с поставщика или перевозчика при запоздалом выявлении расхождений вряд ли получится.

Форма акта расхождений при приемке товара

Обязательной для всех формы акта, которым бы оформлялось выявленное расхождение при приемке товаров, нет. Поэтому организация составляет такой акт в произвольной форме. Конечно, если договором не предусмотрено применение строго определенного бланка.

В этом акте необходимо указать сущность выявленного расхождения, при возможности дать его количественную и суммовую оценку.

К слову, акт расхождения по количеству может быть оформлен по аналогии с актом о недостаче товаров, форму которого мы приводили в отдельном .

При разработке акта расхождений может быть также использована, к примеру, форма Акта об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно- материальных ценностей (

Между грузополучателем и грузоотправителем неизбежно возникают сложные отношения, регулируемые не только основным документом (договором поставки), но и дополнительными - в частности, иногда бывает необходимо выписать или составить акт несоответствия по единой форме ТОРГ-2. Ничего принципиально сложного в заполнении документа о расхождениях при приёмке груза нет; главное - не забывать о требуемом количестве экземпляров и последовательности оформления формы ТОРГ-2.

В отличие от , при заполнении которого вольности вполне допустимы, это акт должен быть составлен в чётком соответствии с требованиями законодателя. Как правильно оформить документ и где можно бесплатно скачать образец и бланк для Excel - смотрите ниже.

Когда заполняется акт по форме ТОРГ-2?

Как и , акт по форме ТОРГ-2 (не следует их путать) оформляется при обнаружении принимающей стороной расхождения в количестве или качестве товара, поставленного второй стороной договора поставки.

Важно : в зависимости от вида перевозимых торгово-материальных ценностей и условий ранее заключённого контракта пересчёт может осуществляться поштучно, по коробкам, тюкам и так далее. Процедура проверки качества непосредственно после поставки также должна быть описана в основном документе, регулирующем отношения грузополучателя и грузоотправителя, если только речь не идёт об общей практике или очевидных случаях несоответствия.

Акт о расхождении при приёмке товара по форме ТОРГ-2 является официальным документом, на основании которого в дальнейшем может быть предъявлена претензия к поставщику, составлено (если дело находится в компетенции этой структуры) или подано исковое заявление в суд. При этом следует постараться получить подпись второй стороны, не исполнившей свои обязательства. Однако при наличии свидетелей и решении получателя продолжать выяснение отношений в русле судопроизводства отсутствие подписей большой роли играть не будет.

Важно : акт по форме ТОРГ-2 о расхождении при приёмке товарно-материальных ценностей составляется, согласно действующему законодательству, только для отечественных товаров. В противном случае необходимо использовать другую, практически идентичную форму - ТОРГ-3. Несмотря на чрезвычайное сходство бланков, заменять один другим не допускается - да это и не нужно, ведь сейчас любую официальную форму можно скачать в Интернете.

Порядок действий приёмщика при обнаружении несоответствия:

1. Немедленно прервать процесс, уведомив вторую сторону о причине остановки.
2. Отделить несоответствующую часть товарно-материальных ценностей от «правильной» массы (например, отложить или отставить в сторону), чтобы не допустить смешения, после которого доказать расхождение станет на порядок сложнее.
3. Вторично уведомив поставщика о случившемся, попросить последнего вызвать представителя грузоотправителя (или, если тот присутствует при отгрузке, сразу обратиться к нему).
4. В присутствии последнего и под надзором комиссии (как минимум трое материально ответственных представителей принимающей стороны) составить акт по форме ТОРГ-2 о расхождении при приёмке.

Важно : если грузоотправитель отказывается присылать своего представителя или, мотивируя его отсутствие объективными причинами, согласен на одностороннее заполнение акта по форме ТОРГ-2, документ может быть составлен только приёмщиком в присутствии комиссии, в составе которой в этом случае должен находиться независимый эксперт или ответственное лицо из руководящего состава организации-грузополучателя. В любом случае необходимо, чтобы в транспортно-товарной накладной стояла отметка об оформлении формы ТОРГ-2.

Порядок заполнения акта формы ТОРГ-2

В соответствии с действующими нормами акт о расхождении при приёмке товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-2 должен быть оформлен в четырёх экземплярах:

• первый - для бухгалтерского отдела компании-грузополучателя;
• второй - как приложение к направляемой грузоотправителю в заказном письме претензии;
• третий - для представителя поставщика, в присутствии которого и производилось заполнение соответствующего документа;
• четвёртый - непосредственно для перевозчика.